2023/1153946 İhale Kayıt Numaralı "Zonguldak Çaycuma Adalet Binası Projelerinin Hazırlanması ve Zemin Etüdü Yapılması İşi" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Ka Proje Danışmanlığı Mühendislik A.Ş. , İHALEYİ YAPAN İDARE: Adalet Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/1153946 İhale Kayıt Numaralı “ Zonguldak Çaycuma Adalet Binası Projelerinin Hazırlanması ve Zemin Etüdü Yapılması İşi ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Adalet Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 06.12.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ Zonguldak Çaycuma Adalet Binası Projelerinin Hazırlanması ve Zemin Etüdü Yapılması İşi ” ihalesine ilişkin olarak Ka Proje Danışmanlığı Mühendislik A.Ş. nin 11.01.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 29.01.2024 tarih ve 129518 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.01.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2024/151 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 1) Söz konusu ihalede idarenin tekliflerini; aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulması talep edilen (EK-O.5) maliyet tespit tutanağını sunmadıkları gerekçesi ile değerlendirme dışı bıraktığı, oysa açıklamalarını üçüncü kişilerden alınan teklif ile yapmadıkları, bu nedenle bahse konu belgenin sunulmasına da gerek bulunmadığı, 2) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri ortaklık durumlarını gösterir bilgiler ile ihale tarihindeki geçerli ortaklık durumlarına ilişkin bilgilerinin uyuşmadığı gerekçesi ile de değerlendirme dışı bırakıldığı, bu gerekçenin de yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar. (2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır. a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu; 1) Verilen hizmetin ekonomik olması, 2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, 3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “ 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. 79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.… ” açıklaması, İdari Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “ 33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) Verilen hizmetin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir .” düzenlemesi yer almaktadır. Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümleri ile Tebliğ açıklamalarından, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu, teklifi aşırı düşük olarak belirlenen isteklilerinden açıklamalarını yine yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapması gerektiği anlaşılmaktadır. İdarenin 18.12.2023 tarihli “ Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması ” konulu yazısında “ Söz konusu iş ile ilgili vermiş olduğunuz fiyat tekliflerinizi nasıl oluşturduğunuza dair; 1- İhale tarihi itibariyle çalışan personellerin listesi ve ünvanları ile birlikte SGK dökümü, 2- İş kapsamında alt taşeron çalıştırılacak ise ihale tarihi ve öncesi itibariyle teklif mektubu, 3- Kullanılan lisanslı program listesi ile lisans bilgileri, 4- Önceki kurum, kuruluş ve/veya şahıslar ile yapılan sözleşme örnekleri, ile gerekli olacak bütün değerlendirmeye esas kriterlerinizi Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Aşırı Düşük Teklif Değerlendirmesi" başlıklı maddesi hükümlerine göre, belgelere dayalı olarak ihale komisyonumuza en geç 25.12.2023 tarihi saat 15.30’a kadar yazılı olarak ulaştırmanız gerekmektedir. Tarafınızdan gerekli açıklamalar yapılmadığı veya anılan tarihe kadar komisyonumuza ulaşmadığı takdirde teklifiniz değerlendirme dışı bırakılacaktır .” ifadelerine yer vererek teklifi aşırı düşük olan isteklilerden açıklama talebinde bulunduğu ancak bahse konu yazıda açıklanması istenilen maliyet bileşenlerine değil bilgi ve belge taleplerine yer verildiği görülmüştür. Bu durumda istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun şekilde sunulmasına ve sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkân bulunmadığı anlaşılmıştır. İdarenin öncelikle açıklanması istenilen önemli gördüğü maliyet bileşenlerini belirleyerek aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde söz konusu maliyet bileşenlerine açık bir şekilde yer vermesi gerekmektedir. Netice itibarıyla, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır. 2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak: Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydı” başlıklı 7’nci maddesinde “…(5) EKAP’a kayıtlı olan; gerçek kişilerin kendileri ile vekil veya temsilcilerine; tüzel kişilerin kendileri, ilgisine göre, ortakları ve ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç)/üyeleri/kurucuları, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda tüzel kişiliği temsile yetkili yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin aşağıda yer alan bilgileri EKAP’a kaydetmeleri ve son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce güncellemeleri zorunludur. Bu kişilerin; a) Gerçek kişi olması halinde adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası ile varsa işletme adı ve ticaret unvanı, b) Tüzel kişi olması halinde ticaret unvanı, vergi kimlik numarası ile varsa işletme adı. Tüzel kişilerde; yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verileri esas alınır. Ayrıca anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımları; şirket niteliğinde olmayan tüzel kişilerde ise üyelerin veya kurucuların kaydı kapsamında Türkiye Ticaret Sicili Gazetelerinde yer almayan bilgileri içeren belgelerin ilgili kısımları da taranarak EKAP’a yüklenir. Yabancı aday/istekliler tarafından bu fıkrada istenen bilgi ve belgelerin beyan edilmesi/yüklenmesi bakımından, ilgili ülke mevzuatındaki karşılıkları esas alınır. (6) Bu madde kapsamında EKAP’a kaydedilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olması gerekmektedir. EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişiler tarafından, beşinci fıkrada belirtilen bilgilerde değişiklik yapılmasının gerektiği hallerde bu değişikliklerin, en geç değişiklik tarihini izleyen 7 (yedi) gün içerisinde ancak her durumda son başvuru veya ihale tarihinden önce, son başvuru veya ihale tarihinden sonra gerçekleşen değişikliklerin sözleşme imzalanmadan önce güncellenerek EKAP’a kaydedilmesi zorunludur… ” hükmü, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “ 7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir. a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren bilgiler; 1) (Mülga: 20/06/2021-31517 R.G./5.md.; yürürlük: 19/08/2021) 2) Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile, ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP'tan alınır. … d) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname. .. 7.2. İhaleye iş ortaklığı olarak teklif verilmesi halinde; 7.2.1. İş ortaklığının her bir ortağı tarafından 7.1. maddesinin (a) bendinde yer alan belgelere ilişkin bilgilerin ayrı ayrı beyan edilmesi zorunludur. ” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “ 31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. ” düzenlemesi yer almaktadır. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydı” başlıklı 7.5’inci maddesinin (b) fıkrasında, isteklilerin tüzel kişi olması halinde ticaret unvanı, vergi kimlik numarası ile varsa işletme adı, tüzel kişilerde; yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verilerinin esas alınacağı, ayrıca anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının EKAP’a yükleneceği, Anılan Yönetmelik’in 7.6’ncı maddesinde, EKAP’a kaydedilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olması gerektiği, EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişiler tarafından, beşinci fıkrada belirtilen bilgilerde değişiklik yapılmasının gerektiği hallerde bu değişikliklerin, en geç değişiklik tarihini izleyen 7 (yedi) gün içerisinde ancak her durumda son başvuru veya ihale tarihinden önce, son başvuru veya ihale tarihinden sonra gerçekleşen değişikliklerin sözleşme imzalanmadan önce güncellenerek EKAP’a kaydedilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır. İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinde, tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgilerin idarece EKAP'tan alınacağı düzenlenmiştir. Yapılan incelemede başvuru sahibi isteklinin yeterlik bilgiler tablosunun EKAP üzerinde yapılan sorgulamasında “Teklif Vermeye Yetkili Olunduğuna İlişkin Bilgiler” bölümünün “Ortaklar/Üyeler/Kurucular ile Yöneticilere Ait Bilgiler” alt bölümünün: Ortaklar ve Ortaklık Oranlarına / Üyelere/Kuruculara Ait Bilgiler ALİ SARPER EMRALİ, 12********* 86,00000000000000, KA PROJE DANIŞMANLIĞI MÜHENDİSLİK A.Ş., Türkiye İdari Şartnamenin 7.1.A.2 maddesi / Bilgiler EKAP üzerinden yansıyacaktır. Ortaklar ve Ortaklık Oranlarına / Üyelere/Kuruculara Ait Bilgiler MUHAMMED ŞENOL, 11*********, 14,00000000000000, KA PROJE DANIŞMANLIĞI MÜHENDİSLİK A.Ş., Türkiye Yöneticilere Ait Bilgiler ALİ SARPER EMRALİ, 12********, Yönetim Kurulu Üyesi, Türkiye şeklinde olduğu, - EKAP üzerinde yapılan incelemede idarenin ise ihale tarihi olan 06.12.2023 günü ve saat 11:29’da yapmış olduğu sorgulamada başvuru sahibinin yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği bilgilerle uyumlu olacak şekilde: “ Gerçek kişi 12********* % 86 ALİ SARPER EMRALİ Gerçek Kişi 11********* %14 MUHAMMED ŞENOL” şeklinde ortaklara ve ortaklık oranlarına ilişkin bilgilere ulaştığı, - 07.02.2024 tarihli Kurum tarafından yapılan sorgulamada ise ortaklar ve ortaklık oranlarının “ ALİ SARPER EMRALİ, 12*********, % 86 - MURAT BİLGİ 48******** %14 ” olduğu, tüzel kişi ortaklarından Muhammed Şenol’un hisselerini Murat Bilgi’ye devrettiği, bahse konu hisse devrine ilişkin değişikliğin ise ihale tarihinden sonra 07.12.2023 tarihli şirket yönetim kurulu kararı ile gerçekleştirildiği anlaşılmıştır. Netice itibari ile başvuru sahibi isteklinin yeterlik bilgileri tablosunda yer alan ortaklık ve ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerle, 06.12.2023 ihale tarihi itibari ile idare tarafından yapılan sorgulamada yer alan bilgilerin uyumlu olduğu, söz konusu değişikliğin ihale tarihinden sonra 07.12.2023 tarihinde gerçekleştiği ve ilgili değişikliği içerir şirket yönetim kurulu kararına ilişkin belgenin henüz sözleşme imzalanmadan 09.01.2024 tarihinde EKAP’a yüklendiği dikkate alındığında idarenin başvuru sahibi isteklinin teklifini “ …şirketin ortaklık bilgilerinin beyan edilen bilgilerle örtüşmediği ” gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakmasının yukarıda yer verilen mevzuat hükmüne uygun olmadığı, bu nedenle başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır. Diğer yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “ Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez. ” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddiasında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde " başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması " koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı sonucuna varılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilememiştir. Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idare tarafından başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması ve teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek sınır değer altında teklif veren isteklilere aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, Oybirliği ile karar verildi.