2024/133717 İhale Kayıt Numaralı "Sakarya Sınırları İçinde Muhtelif Mahallelerde Drenaj Kanalı Bakım ve Onarımı Yapım İşi" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Emay Asfalt Sanayi Ticaret Limited Şirketi , İHALEYİ YAPAN İDARE: Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanlığı, BAŞVURUYA KONU İHALE: 2024/133717 İhale Kayıt Numaralı “ Sakarya Sınırları İçinde Muhtelif Mahallelerde Drenaj Kanalı Bakım ve Onarımı Yapım İşi ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanlığı tarafından 23.02.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ Sakarya Sınırları İçinde Muhtelif Mahallelerde Drenaj Kanalı Bakım ve Onarımı Yapım İşi ” ihalesine ilişkin olarak Emay Asfalt Sanayi Ticaret Limited Şirketi nin 11.03.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 13.03.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.03.2024 tarih ve 138719 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.03.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2024/413 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 1) İdare tarafından ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısı içeriğinde; -İdarece verilen analiz içeriklerinin, poz tanımlarını ve teknik şartnameyi karşılamadığı, -Yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemi/gruplarının hatalı belirlendiği, dolayısıyla açıklama istenen analiz girdilerinin isteklilere hatalı gönderildiği, İdarece istenen analizlerde % 80’in aşılmasına neden olan iş kalemi için analiz belirlenmediği, -Açıklama istenen analizlerin % 3’ünün hatalı hesaplandığı, dolayısıyla açıklanma istenilmeyecek olan en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdilerinin de hatalı belirlendiği, - Açıklama istenmeyen analiz girdilerine yer verilmediği, açıklama istenecek analiz ve analiz içeriklerinin yeniden düzenlenerek aşırı düşük teklif açıklamasının yeniden istenmesi gerektiği, 2) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde yer alan açıklamalara uygun olmadığı; şöyle ki; a) Analiz içeriklerinin idarece verilen analiz içeriği ile aynı olmadığı, analiz girdi ve miktarlarının değiştirildiği, b) Analizlerde aritmetik hataların bulunduğu, c) Analizlerde idarece verilen nakliye mesafelerinden daha kısa mesafeler kullanılarak açıklama yapıldığı, d) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamasında, açıklamasına dayanak olarak sunulan üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin; -Asıl değil fotokopi olarak sunulduğu, - Fiyat tekliflerinin ilgili iş kaleminin imalatı için gerekli olan iş kalemi ve gruplarını tam olarak içermediği, -Tüm fiyat tekliflerinin ekinde yer alması gereken dayanak tutanakların bazı fiyat tekliflerinin ekinde sunulmadığı, -Malzemelerin cinslerinin adet, m3 ve saat olması gerekirken yanlış birimlerin yazıldığı, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile satış ve maliyet tespit tutanakları arasında malzemelerin cinsleri yönünden uyumsuzluk bulunduğu, -Fiyat teklifi alınan firmaların son geçici veya bir önceki geçici vergi beyannamesi döneminde fiyat teklifine esas mal/malzeme için 1/20 oranında alım/satım yapmadığı, fiyat tekliflerinin bazılarının son geçici, bazılarının da sondan bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ait olduğu, -Fiyat tekliflerinin eki olan Ek-O.5/O.6/O.7/O.8 tutanaklarında fiyat teklifine esas mal/malzemenin ortalama satış tutarı yanlış hesaplandığı, bazı tutarların son geçici, bazılarının ise sondan bir önceki vergi beyanname dönemine ait olduğu, -30.09.2020 tarihinde güncellenen Ek-O.5/O.6/O.7/O.8 tutanakları dikkate alınmaksızın “fatura bilgileri tablosunu” içermeyen eski tutanak formatlarının kullanıldığı, -Fiyat tekliflerinin ve tespit tutanaklarının fiyat teklifi sunan şirkette temsile yetkisi bulunmayan kişilerce imzalandığı, -Fiyat tekliflerinin eki olan Ek-O.5/O.6/O.7/O.8 tutanaklarının meslek mensubunca “15/11/2002 tarihli ve 24937 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde temin edilen özel kaşe kullanılarak imzalanmadığı, -Fiyat teklifleri eki tespit tutanaklarında mükellef adına tutanağı imzalayanın imza beyannamesi ile mükellefe ait temsile yetkili olunduğunu gösterir ticaret sicil tasdiknamesi veya Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nin aslı ya da suretinin sunulmadığı, -Fiyat teklifini veren istekli/firma/kişiyle meslek mensubu arasında yapılan tam tasdik sözleşmesinin fiyat teklifi ekinde sunulmadığı, -Fiyat tekliflerinin eki olan tespit tutanaklarında meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin aslı ya da suretinin sunulmadığı, -Fiyat tekliflerinin meslek mensubunca “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ve “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80 ’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibareleri yazılmadan hazırlandığı, -Fiyat tekliflerinin son geçici veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemleri dikkate alınmadan daha eski vergi beyanname dönemlerindeki verileri esas alınarak hazırlandığı, e) Malzeme, yakıt ve işçilik girdileri yönünden ayrı ayrı açıklama yapılması gerekirken, idarenin analiz girdilerinde ve ilgili kamu pozunun analiz girdilerinde bulunmasına rağmen pek çok analiz girdisinin açıklanmadığı, f) Analizlerde asgari ücret saat ücretinden daha düşük işçilik saat ücretleri kullanılmıştır. g) Analizlerdeki iş makinalarına ilişkin olarak, resmi rayici bulunan iş makinaları için fiyat teklifi kullanılarak açıklama yapıldığı, h) Analizlerde kullanılan rayiç birim fiyatların, ihale tarihini içine alan 2024 yılına ait olmadığı, 2023 yılı rayiç fiyatlarının kullanıldığı, ı) Motorin fiyatı için ihale ilan ve ihale tarihi arasında olmayan farklı bir tarihteki motorin fiyatı kullanıldığı, ayrıca EPDK tarafından yayımlanan İstanbul İli, Avrupa Yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasını yansıtan en yüksek işlem hacimli 8 firmanın akaryakıt fiyatlarına ilişkin raporda yer alan fiyatların % 90’ının altındaki motorin fiyatının kullanıldığı, i) Analizlerde kullanılan kamu kurum ve kuruluşlarına ait fiyat ve rayiçlerin liste halinde belirtilmediği, j) Hesap cetvelinde işin tamamını içerecek şekilde tüm açıklama istenen ve açıklanma istenmeyen imalatlara, metrajları doğru olacak şekilde yer verilmesi gerekirken, birçok imalata cetvelde yer verilmediği, cetvelde yer verilen imalatların ise metrajlarının ve birim fiyatlarının hatalı olduğu, hesap cetvelinde açıklama istenmeyen iş kalemlerine ait metraj ve fiyatlara yer verilmediği, bu nedenle hesap cetveli sunulmadığı, -İşin % 80’lik kısmını oluşturan imalatlara ait metrajların hatalı hesaplandığı, metrajlarda aritmetik hatanın olduğu, metrajların idarenin yaklaşık maliyet cetvelinde belirlenen metrajlardan çok çok farklı ve hatalı olduğu, -İstekli tarafından hazırlanan analizlerde açıklama istenmeyen analiz girdilerine yer verilmediği, istenen analizlerin tamamının sunulmadığı, -Hesap cetvelinde açıklama istenen tüm iş kalemlerine yer verilmediği, eksik imalat olduğu, hatalı hesap cetveli sunulduğu iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 1) Başvuru sahibinin 1’inci ve 2’nci iddialarına ilişkin olarak: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. …” hükmü, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aşırı düşük teklif sorgulaması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında yapılacak işlemler” başlıklı 38’inci maddesinde “ 38.1. İdare, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranını tespit edecektir. Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenecektir. Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanacak ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile 1 den farklı olması dikkate alınmayacaktır...” açıklaması, Anılan Tebliğ’in “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde “… 45.1.1.5. Bu madde kapsamında sınır değer hesaplanmasında, 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca ilk oturumda teklif mektubu ve geçici teminatını usulüne uygun sunan isteklilerin teklifleri “geçerli teklif” olarak dikkate alınacaktır. 45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir. Yazıda ayrıca, ihale konusu işe özgü alanlara (malzeme ocağı vb.) ilişkin olan ve açıklama istenecek girdi niteliğinde bulunan nakliyelere dair yaklaşık maliyet hesabında esas alınan mesafeler belirtilir. 45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir. Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır. 45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir. Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir. Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir. Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir. Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz. 45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir. İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir. … 45.1.4. İdare tarafından ihale dokümanı kapsamında; … b) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; iş kalemleri ve/veya iş gruplarının yapım şartlarına bağlı kalınarak, her iş kalemi/iş grubunun içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği, (Ek-Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının isteklilere verilmesi, isteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin verilen bu formata uygun olması gerekmektedir. İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında veya aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazı ekinde verilmesi gerekmektedir. Ancak idarece niteliği gereği analiz formatı hazırlanamayan iş kalemlerine ilişkin isteklilerin açıklamaları kapsamında analiz sunmalarına gerek olmayıp, anılan iş kalemlerine ilişkin açıklamalar 45.1.13 maddesi uyarınca yapılabilir. 45.1.5. İsteklilerin iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatları veya bu fiyatlardan daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için; hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları durumunda analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda; isteklilerin, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış “kar ve genel gider içermeyen birim fiyatların” üzerine, kendi belirledikleri “kar ve genel gideri” ilave ederek birim fiyatlarını oluşturmaları durumunda da; hangi kamu kurum ve kuruluşunun “kar ve genel gider hariç birim fiyatını” kullandıklarını ve kendi belirledikleri “kar ve genel gider” tutarını yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları halinde de, söz konusu iş kalemleri/iş grupları için analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda isteklilerin analiz düzenlemeleri zorunlu olmayan söz konusu iş kalemleri/grupları için 45.1.13 maddesinde belirtilen belgeleri sunmalarına da gerek bulunmamaktadır. … İş kalemleri/grupları için, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar esas alınarak teklif sunulmuş olmakla birlikte; yukarıda belirtildiği şekliyle liste halinde belirtilmemesi durumunda, söz konusu iş kalemleri/grupları için analiz sunulması zorunludur. İlan veya davet tarihinde cari yıl birim fiyatın yayımlanmamış olması durumunda, istekli tarafından önceki yılın yayımlanmış birim fiyatları kullanılabilir. … 45.1.8. Aşırı düşük teklifine ilişkin olarak yaptığı açıklamada sunduğu analizler, ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya teknik şartnameye uygun olmayan, analiz fiyat tutarları teklif fiyatların üzerinde olan isteklilere ait teklifler reddedilecektir. Analizler üzerinde yapılan incelemede; çarpım ve toplamlarda hesaplama hatası bulunması durumunda, analiz girdilerine ait fiyatlar esas alınarak, hesaplama hatası ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Bu şekilde düzeltilmiş analiz fiyatı, teklif fiyatın üzerinde olan isteklilerin teklifleri reddedilir. 45.1.9. İş kalemleri/gruplarına ait analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde yer alan işçilik fiyatları ihale tarihinde yürürlükte olan saatlik asgari ücretin altında olamaz. 45.1.10. İhale komisyonu, sınır değerin altındaki tekliflerin önemli bileşenlerini; a) Yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve yapım işinin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar, c) Teklif edilen yapım işinin özgünlüğü, gibi hususlarda istekliler tarafından yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle değerlendirir ve ihaleyi sonuçlandırır. …” açıklaması yer almaktadır. İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: Sakarya Sınırları İçinde Muhtelif Mahallelerde Drenaj Kanalı Bakım ve Onarım Yapım İşi b) Türü: Yapım işleri c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): d) Kodu: e) Miktarı: 2-5 Metre Genişliğinde Drenaj Kanalları 5-10 Metre Genişliğinde Drenaj Kanallarının Bakım Onarım Yapım İşidir. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Sakarya Büyükşehir Belediyesi Tarımsal Hizmetler Dairesi Başkanlığının Sorumluluk alanındaki tüm mahaller” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. İstekliler tekliflerini, anahtar teslimi götürü bedel üzerinden vereceklerdir; ihale sonucu, ihale üzerine bırakılan istekliyle anahtar teslimi götürü bedel sözleşme imzalanacaktır…” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) Yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen işin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır. İhale dokümanında yer alan düzenlemelerden şikâyete konu ihalenin Sakarya Büyükşehir Belediyesi “Sakarya Sınırları İçinde Muhtelif Mahallelerde Drenaj Kanalı Bakım ve Onarımı Yapım İşi” ne ilişkin olduğu, anılan ihalenin anahtar teslim götürü bedel teklif alınmak suretiyle elektronik ortamda ve açık ihale usulü ile 23.02.2024 tarihinde gerçekleştirildiği, 01.03.2024 tarihli ihale komisyon kararında; şikâyete konu olan ihaleye 5 isteklinin katıldığı ve söz konusu ihalede sınır değer altında kalan Önder Yılmaz’ın teklifinin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği, anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun görülerek ihalenin üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Emay Asfalt San. Tic. Ltd. Şti.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür. Aşırı düşük teklif açıklamalarına yönelik başvurularda idarece gerçekleştirilen aşırı düşük teklif sorgulama işlemlerinin mevzuata uygun olup olmadığı hususu öncelikli olarak incelenmekte ve idarenin gerçekleştirdiği işlemlerde aykırılık tespiti halinde istekliler tarafından sunulan açıklamalar bakımından iddia konusu diğer hususlar hakkında herhangi bir değerlendirme yapılmamaktadır. Zira Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddelerine aykırı olarak gerçekleştirilen işlemler üzerinden isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ihale sürecinin hatalı olarak devam etmesine neden olacaktır. Kaldı ki, mevzuata aykırı olacak şekilde aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi, yapılan açıklamaların mevzuata uygunluğu bakımından doğru bir değerlendirme yapılmasına engel olmaktadır. Yukarıda yer verilen Kamu İhale Genel Tebliği açıklamalarından; aşırı düşük teklif sorgulaması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranının tespit edilmesi gerektiği, yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranlarının kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu”nun hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenmesi gerektiği, ihale komisyonunca, “sıralı iş kalemleri/grupları listesi”ne göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı %80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde %80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubunun sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenmesi gerektiği ve bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için ise sorgulama yapılmaması gerektiği, Ayrıca “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdilerinin tespit edilmesi, yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için (işçilik girdileri hariç) isteklilerden açıklama yapılmasının istenilmemesi gerektiği, ayrıca tutarı, kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda %15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisinin belirlenmesi, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmemesi, herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilmesi, Diğer yandan, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanmış ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için, bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında veya aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazı ekinde verilmesi gerektiği, İsteklilerce teklifleri kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlanacak analizlerde ise, açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dâhil analizlerini oluşturan tüm girdilerin gösterileceği, isteklilerin tekliflerinin aşırı düşük teklif olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenilmesi durumunda yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin idarece verilen analiz formatlarına uygun olması gerektiği, aksi takdirde ihale dokümanı kapsamındaki analiz formatına, birim fiyat tariflerine, idarece tanımlanan yapım şartlarına veya Teknik Şartname’ye uygun olmayan açıklamaları sunan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği anlaşılmaktadır. İdare tarafından, teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen Önder Yılmaz’a gönderilen 26.02.2024 tarih ve “…aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazı içeriğinin “Sakarya Sınırları İçinde Muhtelif Mahallelerde Drenaj Kanalı Bakım ve Onarımı Yapım İşi işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 29.02.2024 tarihine kadar İdaremize sunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 29.02.2024 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir. AÇIKLAMA: Ekte yer alan bileşenlere uygun olarak, Aşırı düşük teklifin önemli bileşenlerine ilişkin açıklama ekte yer alan belgelerde bulunmaktadır.” şeklinde olduğu ve ekte yer verilen tablonun aşağıdaki gibi olduğu anlaşılmıştır. Analiz Format No:1 Sakarya İli Genelinde Muhtelif Bölgelerde Bulunan Drenaj Kanallarının Bakım ve Onarımı Yapım işi; iş kalemleri birim fiyat analizleri İş kalemi/İş grubu No: 1 Analizin Adı: Drenaj Kanalı Bakım Ve Onarım için Çıkılan Yapım işi İhalesinin toplam Maliyet analizi Yıl:2024 Poz No: GİRDİLER Ölçü Birimi Adet Miktarı Birim Fiyatı (TL) Yakıt tüketimi (Lt/sa) Toplam Yakıt Tüketimi Tutarı (TL) 1 14-20 ton Paletli ekskavatör(yakıt) saat 1 1600 2 20-25 ton Paletli ekskavatör( Yakıt) saat 1 1600 3 20-25 ton Paletli ekskavatör( Yakıt) saat 1 1600 4 4x4 Pikap veya SUV (2020 ve üzeri) Gün 1 240 6 Operatör Giderleri(ekskavatör) Ay 1 8 7 Operatör Giderleri(ekskavatör) Ay 1 8 8 Operatör Giderleri(ekskavatör) Ay 1 8 9 Operatör Giderleri(Lobet) Ay 1 8 10 Operatör Giderleri(Lobet) Ay 1 8 11 Operatör Giderleri(Lobet) Ay 1 8 12 4x4 Pikap veya SUV (depo kapasite 60 lt)eayda 6 depo) Ay 1 8 14 3 İş Makinası(Lobet) Amortisman ve Bakım Masrafları Gün 3 240 15 3 İş Makinası(Lobet) Amortisman ve Bakım Masrafları Gün 3 240 Karsız Toplam Kar ve Genel Giderler (%25) Toplam Tutar Piyasa fiyat araştırmasının Teknik Analiz Kriterleri Rapor 07.02.2024 tarihindeki güncel fiyatlara göre hazırlanacaktır. Kriterler aşağıda belirtilmiştir. 1-Akaryakıt giderleri için resmi olan piyasa fiyat raporu istenmektedir. 2-1 aylık operatör giderleri (SGK dökümü) istenmektedir. 3-Kullanılan iş makinelerinin amortisman ve bakım giderleri 4-Çalışacak iş makinalarının teknik özellik çizelgeleri 5-Kiralanacak 1 aracın teknik özellik çizelgeleri 6-1 aracın kira giderini gösteren belgeler istenmektedir.” Yukarıda yer verilen yazı içeriği ekinde bulunan “Sakarya İli Genelinde Muhtelif Bölgelerde Bulunan Drenaj Kanallarının Bakım ve Onarımı Yapım işi; iş kalemleri birim fiyat analizleri” analiz formatı içerisinde analiz girdilerine yer verildiği fakat, yukarıda açıklandığı üzere “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdilerinin tespit edilmediği, ayrıca tutarı, kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kâr ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda %15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisinin belirlenmesi, yine tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmemesi, herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilmesi gerektiğinden açıklama istenilecek ve istenilmeyecek analiz girdilerinin yer alması gerekirken yer verilmediği görülmüştür. Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45’inci maddesinde aşırı düşük teklif sahibi isteklilerin tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlere ilişkin olarak; aşırı düşük teklif sahibi isteklilerin yapacakları açıklamalara ilişkin olarak bazı açıklama yöntemlerine yer verildiği, örneğin üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olmasının zorunlu olmadığı ya da başka bir yöntem olan isteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilen fiyat tarifelerinde belirtilen fiyatları kullanması halinde, sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan bir tarifeyi gösterir belgeyi sunmasının yeterli olduğu gibi açıklamaların bulunduğu, bu kapsamda idarece aşırı düşük teklif sahibi istekliye gönderilen sorgulama yazısı içeriğinde “Rapor 07.02.2024 tarihindeki güncel fiyatlara göre hazırlanacaktır. Kriterler aşağıda belirtilmiştir.” ifadesinin yer aldığı, idare tarafından böyle bir tarih belirlenmesinin mevzuata uygun olmadığı, zira aşırı düşük teklif sahibi isteklinin açıklamalarını Tebliğ’de yer alan seçeceği açıklama yöntemlerinden biri ile yapabileceği, isteklinin açıklamalarında yer alan fiyatların da seçtiği yöntemin kuralları ile şekilleneceği anlaşılmıştır. Dolayısıyla, yukarıda yer verilen açıklamalar çerçevesinde idare tarafından; -“Sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubunun, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenmesi, -Açıklama istenilecek paçal/özel iş kalemlerine ait birim fiyat analizlerinin temel girdilere (işçilik, yakıt, diğer malzeme girdileri, makine amortismanı vb. makine girdileri) kadar ayrıştırılarak yapılması, - Paçal/özel iş kalemlerine ait analizlerde aynı poz numarasına sahip girdilerin miktar ve tutarlarının toplanması, -Yukarıdaki işlemlerden sonra Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2’nci maddesine göre açıklama istenilmeyecek analiz girdilerinin belirlenmesi, -Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2’nci maddesine göre aynı girdinin birden fazla paçal/özel iş kalemi analizinde yer alması halinde, bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek, herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilmesi -Açıklama istenilecek paçal/özel iş kalemlerinin tümüne ilişkin olarak tek bir açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin hazırlanması, İdarece hazırlanan açıklama istenilen iş kalemleri listesi, açıklama istenilecek paçal/özel iş kalemlerine ait temel girdilerin cins ve miktarlarının gösterildiği analiz formatları ve açıklama istenilmeyecek analiz girdileri listesinin sınır değer altında teklif veren istekliye gönderilerek yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır. Diğer yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Başvuru sahibi tarafından 78.855,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde 78.855,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının yukarıda yer verilen hususlar dikkate alınarak yenilenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, 1) 4734 sayılı Kanunun 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, 2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde iadesine, Oybirliği ile karar verildi.