2023/975356 İhale Kayıt Numaralı "12 AY SÜRELİ HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMETİ ALIMI İHALESİ" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Panates Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi , İHALEYİ YAPAN İDARE: Sağlık Bilimleri Üniversitesi (S.B.Ü.) İstanbul Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/975356 İhale Kayıt Numaralı “ 12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı İhalesi ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Sağlık Bilimleri Üniversitesi (S.B.Ü.) İstanbul Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 30.10.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ 12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı ” ihalesine ilişkin olarak Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş .nin 26.01.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 31.01.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.02.2024 tarih ve 131150 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 08.02.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2024/200 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 1) a) Şikâyete konu ihalenin ihale tarihinin 30.10.2023, ilk demo çalışmalarının tarihinin 27.11.2023 olduğu, idare tarafından gerçekleştirilmesi gereken demo çalışmalarının zamanında başlatılmamasının ihale üzerinde bırakılan Monad Yazılım Bilg. Eğit. Dan. San. ve Tic. A.Ş.ye hazırlık yapması için imkan tanıdığı, şikayet başvurusunda bulunmalarına rağmen 27.11.2023 tarihinde gerçekleşen ekranların gösterildiği demoda oluşan eksikliklerin idarece tutanak altına alınmadığı, Teknik Şartname’nin 4.12, 4.13 ve 4.22’nci maddelerine göre, data aktarımı için tanınan süre 10 iş günü olarak sınırlandırıldığından ve eksiklik bildirimi için son tarih aktarımın tamamlandığı son gün olduğundan idarece eksiklik bildirimi için istekliye verilen 20 günlük ek sürenin de uygun olmadığı, b) Diğer taraftan Teknik Şartname’nin 4.22’nci maddesine göre yapılması gereken yer tesliminin gerçekleşmediği, kurum içinde aktarım yapılmadığı, dolayısıyla anılan isteklinin aktarım yapacak personel için özlük haklarından, yol, konaklama, yemek giderlerinden tasarruf sağladığı, bu durumun haksız rekabete yol açtığı, 2) İdarece tekliflerinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.3’üncü maddesi uyarınca uygun olmadığı, ihalede ekonomik açıdan ikinci teklif sahibinin belirlenmemesinin ihalenin iptali durumunda kamu zararına neden olacağı, ihalenin uhdesinde bırakılan istekli için demo çalışmasının tamamlandığı 16.01.2024 tarihinde asgari ücrette %50 oranında artış olduğu da dikkate alındığında ihalenin iptal edilmesi durumunda maliyetlerin de aynı oranda değişeceği, 3) Taraflarınca 29.01.2024 tarihinde yeni gerekçeler ile sundukları ikinci idareye şikâyet dilekçesinin kesinleşen ihale komisyon kararının 17.01.2024 tarihinde tebliğ edildiği dikkate alındığında süre yönünden reddedilmesinin uygun olmadığı , iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü yer almaktadır. İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: 12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı İhalesi b) Türü: Hizmet alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: 03.05.01.03 e) Miktarı: 12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: S.B.Ü. İstanbul Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp Ve Damar Cerrahisi Eğitim Ve Araştırma Hastanesi” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir. … ı) 1- İstekliler, Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü’nün Kayıt Tescil Sistemine kaydını yaptırmış, gizlilik sözleşmesi imzalamış olan firmaların yer aldığı Sağlık Bakanlığı internet sitesinde ilan edilen HBYS aktif liste içerisinde bulunduklarına dair belgeyi yeterlilik bilgileri tablosunda sunulacaktır. 2- Yazılımın asıl üreticisi olmayıp aracı, bayi vb. konumunda olan tedarikçi istekliler ise; a) Yazılımın asıl üreticisi olan firmalarının Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt ve Tescil Bilgi Sistemine kaydını yaptırmış, gizlilik sözleşmesi imzalamış olan firmaların yer aldığı Sağlık Bakanlığı internet sitesinde ilan edilen HBYS aktif liste içerisinde bulunduğuna dairbelgeyi, b) Bayi ile yazılımın asıl üreticisi olan firma aralarında imzalanan garanti süresinin de içerir bayilik sözleşmesini yeterlilik bilgileri tablosunda sunulacaktır. … 7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler: … 7.5.5. Bu Şartnamenin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz. … 7.7.2. Ekonomik açıdan 1. ve 2. fiyat teklifi sahibi isteklilerden başlamak üzere, teknik şartnamenin Demonstrasyon ve İçeriği başlıklı 4. Maddesinde belirtildiği şekilde demonstrasyon talep edilecektir. Yazılı talep sonrası belirtilen tarihte demonstrasyon yapmayan istekli teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. Ekonomik açıdan 1. ve 2. fiyat teklif sahiplerinin demonstrasyonunun uygun bulunması halinde diğer teklif sahiplerinden demonstrasyon istenmeyecektir....” düzenlemesi, Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve içeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır. … 4.6. Demo, İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır. 4.7. İdare gerek görürse Demo senaryosu hazırlayabilir ve bu senaryoya göre icra edilmesini talep edebilir. Bu durumda ilgili senaryolar, Demo talep edilen tüm isteklilere eş zamanlı bildirilecektir. … 4.12. İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir. 4.13. Tanım: Hastanelerin mevcut verilerinin diğer bir HBYS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımının yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi, isteklinin önerdiği HBYS’nin teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi ve LOG’ların tutulup tutulmadığının Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak kontrol edilmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır. DEMO aşamasını geçemeyen yükleniciler ihale dışı bırakılırlar. Teslim alınacak veriler yeni kurulacak sisteme eksiksiz ve hatasız aktarılacak ve bu verilerin kullanımı sağlanacaktır. VEM içerisinde olmayan, hastaneye özgü veriler için idareler bir önceki HBYS tedarikçisinden istemiş oldukları verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ile ilgili doküman ve sorguları hazırlatarak yeni başlayacak HBYS tedarikçisine teslim ederek mutlak suretle bu verilerin aktarımını sağlatacaktır ” ifadeleri doğrultusunda demo için orijinal veri tabanı formatında, aktarım kılavuzuna uygun, verinin alındığı zamana kadar eksiksiz ve VEM içerisinde olmayan hastaneye özgü verilerin de bir önceki HBYS tedarikçisinden hangi verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ve bu verilerle ilgili doküman ve sorguların bulunduğu şekilde aktarım için yükleniciye teslim edilecektir. Demoda tüm verilerin kontrolü yapılacaktır. Aktarım sürecinde eksik teslimler anında haber verilerek idare koordinasyonunda teslimi yapan firmadan eksikleri tamamlaması istenecektir. Eksik bildirimleri için son tarih aktarımın tamamlanacağı son gün olacaktır. … 4.15. Birinci Aşama: İdarelerin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş(son 9 aylık) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli kendi HBYS ’sine aktaracaktır. Ayrıca HBYS ’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır. 4.16. İkinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü 4.16.1. İstekli ilk bölümünde veri (hastane işleyişinde kullanılan tüm verileri) aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Bakanlık VEM.exe programı ile aktarımı kontrol edecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır. 4.17. Üçüncü Aşama: Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği … 4.18. Dördüncü Aşama: Log Tutma ve Analizi … 4.22. İsteklilere kendi serverlarına idarece verilen gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekânda 10 (on) iş günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekân dışına bilgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. Veri aktarım esnasında sunucularda internet bağlantısı olmayacaktır. DEMO aşamanın bitimine kadar firma serverları idarede kalacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır. Başvuru sahibi Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin idarenin mevcut HBYS yüklenicisi olduğu tespit edilmekle birlikte idarece Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş. ye gönderilen 07.11.2023 tarihli ve “Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Hizmet Alımı Demo Çalışması Hk.” konulu yazının içeriği incelendiğinde, demo çalışmalarının yapılabilmesi için geçmiş 9 aylık dönemlere ait verilerin idarenin belirleyeceği ortama aktarılmasının ve tesliminin istenildiğinin görüldüğü, bu bağlamda Teknik Şartname’nin 4.15’inci maddesine istinaden demonstrasyonun birinci aşamasının gerçekleşmesi adına bahse konu verilerin, Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş tarafından 23.11.2023 tarihinde idareye, 28.11.2023 tarihinde de idare tarafından Monad Yazılım Bilg. Eğit. Dan. San. ve Tic. A.Ş.ye teslim edildiği, İdarece Monad Yazılım Bilg. Eğit. Dan. San. ve Tic. A.Ş.ye gönderilen 20.12.2023 tarihli yazıda, demonstrasyonun ikinci aşamasının (veri aktarımı kontrolü) 25.12.2023 ve 05.01.2024 tarihlerinde yapılması gerektiğinin belirtildiği, Monad Yazılım Bilg. Eğit. Dan. San. ve Tic. A.Ş. tarafından idareye gönderilen 27.12.2023 tarihli ve “HBYS Demo verisi VEM eksiklikleri” konulu yazının içeriğinde, taraflarına HBYS Demo verisi olarak teslim edilen verilerde eksikliklerin bulunduğu, tamamlatılmasının gerektiği bilgilerinin yer aldığı, Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından idarece taraflarına gönderilen 29.12.2023 tarihli yazıya istinaden 05.01.2024 tarihli yazıda veri aktarım sorularına madde madde cevap verildiği görülmüştür. Demonstrasyon işlemini gerçekleştiren görevliler tarafından ihale komisyonuna gönderilen 12.01.2024 tarihli yazıda ise “ 2023/975356 İKN no’lu 12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı İhalesi kapsamında Teknik Şartname’nin 4. Demonstrasyon ve içeriği başlığına istinaden E-106781 12-702.01-228719699 sayılı ve 07.11.2023 tarihli yazımız ile Panates Bilişim ve Teknolojileri firmasından 9 aylık DEMO verisi talep edilmiştir. 10.211.208.203 IP adresine 9 aylık veri teslim edilmiştir. E-10678112-719-230624533 sayılı ve 28.11.2023 tarihli Demo Verisi Teslim Tutanağı ile 9 Aylık DEMO verisi Monad Nucleus HBYS firmasına teslim edilmiştir. E-10678112- 934.01.02-231939587 sayılı ve HBYS Demosu Veri Aktarımı Kontrolü konulu dilekçesi ile veri aktarımının tamamlandığını ve demo tarihi talebi tarafımıza iletilmiştir. Monad Nucleus HBYS firmasının vermiş olduğu dilekçeye istinaden E-10678112-702.01-232095649 sayılı ve 20.12.2023 tarihli yazımız ile 25.12.2023 ve 05.01.2024 tarihleri arasında demonstrasyon işlemlerinin yapılabileceği bildirilmiştir. E-10678112-702.01-232087982 sayılı ve 20.12.2023 tarihli yazımız ile Demonstrasyon işlemi için İl Sağlık Müdürlüğü Destek Hizmetleri Başkanlığından uzman personel talep edilmiştir. İl Sağlık Müdürlüğü Destek Hizmetleri Başkanlığı’ndan uzman üye görevlendirmesi yapılamadığı için hastanemiz öz kaynakları ile E-10678112-949-230845638 sayılı ve 05.12.2023 sayılı yazı ile veri aktarım kontrolünün sağlanması adına görevlendirmeler yapılmıştır. 25.12.2023 ve 05.01.2024 tarihleri arasında B Blok 5. Kat Kütüphane biriminde poliklinik, servis, yoğun bakım, kan bankası, laboratuvar, kan alma, arşiv, tıbbi faturalama, vezne, fizik tedavi, sağlık kurulu, ameliyathane, görüntüleme, TİG, sosyal hizmet, özlük, maaş, ek ödeme, arşiv, eczane, tıbbi sarf, ayniyat, biyomedikal depo, diyetisyen ve MHRS birimlerinden hemşire. tıbbi sekreter, VHKİ, doktor, eczacı olmak üzere uzman kişilerce Veri Aktarımı ve Şartname kontrolü için uzman kişilerce ilgili tarih aralığında kontroller sağlanmış ve uygunluk verilmiştir. Demo komisyonunca gerekli demonstrasyon işlemi tamamlanmış olup verilmiş olan uygunluk imza listesi ekte sunulmuştur.” şeklinde ifadelerin yer aldığı tespit edilmiştir. Yapılan değerlendirmede, istekliler tarafından teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de belirtilen kriterlere uygunluğunun, demonstrasyon yapılmak suretiyle tespiti konusundaki takdir yetkisinin ve ihale konusu işte kullanılacak ürünlerin Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu dikkate alındığında, şikayete konu ihalede demonstrasyon işlemlerinin doküman düzenlemelerine uygun şekilde gerçekleştirildiği, demonstrasyon tutanağının uzman üyeler tarafından imzalandığı, başvuru sahibinin iddiasının aksine demo işlemlerinin 27.11.2023 tarihinde değil 07.11.2023 tarihinde başladığı, idarenin şikayete cevabında da demo tarihi öncesinde ve aktarım sırasında firmanın aktarımları incelenmediğinden eksiklik bilgisinin verilmediğinin ve ihale uhdesinde bırakılan firmaya herhangi bir ek süre verilmediğinin ifade edildiği, bu minvalde anılan isteklinin (a) maddesinde yer alan iddialarının ihale işlem dosyasında yer alan bilgi ve belgeler doğrultusunda yerinde olmadığı anlaşılmıştır. Diğer taraftan başvuru sahibinin özetle “Teknik Şartname’nin 4.22’nci maddesine göre yapılması gereken yer tesliminin gerçekleşmediği, kurum içinde aktarım yapılmadığı dolayısıyla anılan isteklinin aktarım yapacak personel için özlük haklarından, yol, konaklama, yemek giderlerinden tasarruf sağladığı, bu durumun haksız rekabete yol açtığı” şeklindeki iddiasına yönelik yapılan inceleme neticesinde, 12.01.2024 tarihli demonstrasyon tutanağında yer alan bilgiler doğrultusunda başvuru sahibinin iddiasının aksine demonstrasyonun Teknik Şartname’nin 4.22’nci maddesi gereği idarenin sağladığı mekanda (B Blok 5. Kat Kütüphane birimi) gerçekleştiği anlaşıldığından isteklinin bahse konu diğer iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır. 2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptali” başlıklı 39’uncu maddesinde “İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir…” hükmü, Anılan Kanun’un “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 40’ıncı maddesinde “ 37 ve 38’inci maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. … İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idareler, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. İki isteklinin de yasaklı çıkması durumunda ihale iptal edilir.” hükmü, Aynı Kanun’un “Sözleşme yapılmasında isteklinin görev ve sorumluluğu” başlıklı 44’üncü maddesinde “İhale üzerinde kalan istekli 42 ve 43 üncü maddelere göre kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminat iade edilir. Bu zorunluluklara uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda idare, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekli ile de Kanunda belirtilen esas ve usullere göre sözleşme imzalayabilir…” hükmü yer almaktadır. Kamu İhale Genel Tebliği'nin “Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde “16.3.1. Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu; a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını, b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını, c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını, Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir. 16.3.2. Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir. …” açıklaması yer almaktadır. S.B.Ü. İstanbul Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından gerçekleştirilen “12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı” işine ilişkin başvuruya konu ihalenin 30.10.2023 tarihinde gerçekleştirildiği, 17.01.2024 onay tarihli ihale komisyonu kararı ile b aşvuru sahibi Panates Bilgi Tek. A.Ş.nin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle uygun bulunmadığı, ihalenin demonstrasyon aşamasında başarılı bulunan ve tek geçerli teklif sahibi Monad Yazılım Bilg. Eğit. Dan. San. ve Tic. A.Ş.nin üzerinde bırakıldığı ve ihalede ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin belirlenmediği görülmüştür. Kamu İhale Genel Tebliği'nin “Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler” başlıklı 16.3’üncü maddesinde yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı teklif ve varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlenmesi hususunda; öncelikle yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen herhangi bir husus olup olmadığının, yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığının ve teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığının kontrol edilmesi gerekmektedir. Akabinde teklifler yaklaşık maliyete göre mukayese edilerek ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak teklif fiyatlarının uygun bulunması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif ve varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklilerin belirlenebileceği veyahut verilen teklif fiyatlarının uygun bulunmaması halinde ise ihalenin iptaline karar vermek hususunda idarenin takdir yetkisine sahip olduğu belirtilmiştir. İtirazen şikâyete konu olan ihalenin yaklaşık maliyetinin 3.515.853,72 TL olarak açıklandığı, ihale üzerinde bırakılan Monad Yazılım Bilg. Eğit. Dan. San. ve Tic. A.Ş . nin teklifinin 3.418.366,56 TL, başvuru sahibi Panates Bilgi Tek. A.Ş.nin teklifinin ise 3.651.612,00 TL olduğu, başvuru sahibinin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle uygun bulunmadığı, idare tarafından şikâyete verilen cevap yazısında da yaklaşık maliyetin güncellenmesini gerektiren bir durumun bulunmadığının belirtildiği görülmüştür. Bu çerçevede Kamu İhale Genel Tebliği'nin 16.3’üncü maddesindeki açıklamalara göre yaklaşık maliyetin üzerinde olan tekliflerin kabul edilip edilmeyeceği hususunun idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin özetle “İdarece tekliflerinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.3’üncü maddesi uyarınca uygun olmadığı” şeklindeki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır. Diğer taraftan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 40’ıncı maddesinden, ihale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce ihale üzerinde bırakılan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit ettirilmesi gerektiği, aynı Kanun’un 44’üncü maddesinden ise, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi ile sözleşme imzalanamaması durumunda, ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin sözleşmeye davet edilebileceği anlaşılmaktadır. Bu itibarla kamu ihale mevzuatında ihale komisyonunun ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifi belirleme zorunluluğunu gerektirecek emredici bir hükmün bulunmadığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin ihale komisyonunun takdirinde olduğu, ihale komisyonu kararının ihale yetkilisinin onaylaması ile geçerlilik kazanacağı, ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin belirlenmiş olması durumunda dahi bu teklifinin ihale yetkilisince uygun görülmesi halinde sözleşme imzalanacak teklif olabileceği, dolayısıyla ihale yetkilisince onaylanan ihale komisyonu kararında ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmemiş olmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır. 3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinin birinci fıkrasında “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilirler .” hükmü, Anılan Kanun’un "İdareye şikâyet başvurusu" başlıklı 55’inci maddesinde ise “Şikâyet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21’inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar. İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikâyetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir. Bu yöndeki başvuruların idarelerce ihale veya son başvuru tarihinden önce sonuçlandırılması esastır .” hükmü, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikâyet süresi; ihale sürecindeki şikâyete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanun’un 21’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür. (2) Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikâyetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir…” hükmü, Anılan Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Süreler; a) İlana yönelik başvurularda ilk ilan tarihini, b) Ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için dokümanın EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiği tarihi, c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikâyete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi, … izleyen günden itibaren başlar. (2) Tatil günleri sürelere dâhildir. Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar. Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikâyet başvurularının, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur.” hükmü, Aynı Yönetmelik’in “Başvuru üzerine yapılacak işlemler” başlıklı 15’inci maddesinde “(1) Kuruma yapılan başvurular, öncelikle 16 ncı madde çerçevesinde incelenir. …” hükmü, Söz konusu Yönetmelik’in “Ön inceleme konuları ve ön inceleme üzerine yapılacak işlemler” başlıklı 16’ncı maddesinde “(1) Başvurular öncelikle; … c) Başvurunun süresinde yapılıp yapılmadığı, … e) Başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarihin belirtilip belirtilmediği, … yönlerinden sırasıyla incelenir…” hükmü, Mezkur Yönetmelik’in “Ön inceleme konularına aykırılık üzerine alınacak kararlar” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) 16 ncı maddenin birinci fıkrası bakımından bir aykırılığın tespiti üzerine Kurul tarafından başvurunun reddine karar verilir…” hükmü, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikâyet başvurusunda bulunabilecekler” başlıklı 3’üncü maddesinde “…(6) İlan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvuruları, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilmekte ise de bu tarihten önce ön yeterlik/ yeterlik başvurusunda bulunulması veya teklif verilmesi halinde, Kanunun 30 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca "Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, zorunludur.” hükmü uyarınca, ihaleye teklif veren isteklilerin teklif mektuplarında, ihale dokümanı içeriğini tamamen okuyup kabul ettiklerine dair beyanda bulunmaları ve tekliflerini buna göre vermiş olmaları nedeniyle, bu aşamadan sonra ihale ilanı veya ihale dokümanının içeriğine yönelik şikayet başvurusunda bulunulamaz.” açıklaması, Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “Fiyat farkı” başlıklı 46’ncı maddesinde “46.1. İhale konusu iş için sözleşmenin uygulanması sırasında aşağıdaki esaslara göre fiyat farkı hesaplanacaktır. 46.1.1. Fiyat farkı aşağıdaki formüle göre hesaplanır: F = An x B x ( Pn-1) Pn=a1+a2 İn/İo+b1 AYn/AYo+b2 Yn/Yo+b3 Gn/Go+c Mn/Mo Formülde yer alan; F: Fiyat farkını (TL), B: 0,90 sabit katsayısını, An: İlk geçici hakedişte (n=1) olmak üzere (n) inci hak edişte; birim fiyatlı işlerde uygulama ayında gerçekleşen iş kalemlerinin sözleşme fiyatlarıyla çarpılması sonucu bulunan tutarı (TL), götürü bedel işlerde ise uygulama ayında gerçekleşen ilerleme yüzdesiyle sözleşme bedelinin çarpılması sonucu bulunan tutarı (TL), Pn: İlk geçici hakedişte (n=1) olmak üzere (n) inci hakedişte, fiyat farkı hesabında kullanılan temel endeksler ve güncel endeksler ile a1, a2, b1, b2, b3 ve c değerlerinin ağırlık oranlarını temsil eden katsayıların yukarıdaki formüle uygulanması sonucu bulunan fiyat farkı katsayısını, ifade eder. Endeks tablosu: Türkiye İstatistik Kurumu tarafından aylık yayımlanan yurt içi üretici fiyat endeksi, 2003=100, CPA 2008 kısım, bölüm ve gruplarına göre tarihsel seri tablosudur. Formüldeki sabit katsayılar ile temel endeksler(o) ve güncel endeksler(n): Katsayı Endeks a1 (Haftalık çalışma saatinin tamamı idarede kullanılan işçiliklerin ağırlık oranı) 0,45 Fiyat Farkına İlişkin Esaslarının 6’ncı maddesine göre hesaplanacaktır. a2 (Haftalık çalışma saatinin tamamı idarede kullanılmayan işçiliklerin ağırlık oranı) 0 b1 (Akaryakıtın ağırlık oranı) 0 b2 (Diğer katı veya sıvı yakıtların ağırlık oranı) 0 b3 (Malzeme veya diğer hizmetlerin ağırlık oranı) 0,55 Go, Gn Endeks tablosunun "Genel" sütunundaki sayı c (Makine ve ekipmanın amortismanına ilişkin ağırlık oranı) 0 Fiyat Farkı Açıklamaları:24.02.2022 tarih ve 31760 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan "4734 sayılı Kamu İhale Kanununa Göre İhale Edilen Hizmet Alımlarında Uygulanacak Fiyat Farkında İlişkin Esaslar" doğrultusunda fiyat farkı ödenecektir.” düzenlemesi yer almaktadır. Başvuru sahibinin şikâyete konu 29.01.2024 tarihli idareye şikâyet dilekçesinde, İdari Şartname’nin “Fiyat farkı” başlıklı 46’ncı maddesinde yer alan a1 ve b3 katsayılarının yanlış hesaplandığı iddia edilmektedir. Bu çerçevede, başvuru sahibi istekli tarafından 10.10.2023 tarihinde ihale dokümanının EKAP üzerinden indirildiği, şikâyete yol açan durumun farkına varılması gereken tarihin de 10.10.2023 tarihi olduğu, dolayısıyla iddiada yer verilen doküman düzenlemesine yönelik şikâyet başvurusunun ihale dokümanının indirildiği 10.10.2023 tarihini izleyen 10 gün içerisinde ve her halükarda ihale tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabileceği, ancak başvuru sahibi istekli tarafından bu süre ve ihale tarihi geçtikten sonra 29.01.2024 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, bu durumun da yukarıda yer verilen kamu ihale mevzuatı hüküm ve açıklamalarına aykırı olduğu anlaşıldığından, başvuru sahibinin bahse konu iddiasının idarece süre yönünden reddedilmesinin mevzuata uygun olduğu sonucuna varılmıştır. Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine, Oybirliği ile karar verildi.