2023/1301227 İhale Kayıt Numaralı "12 Aylık Anadolu Yakası İBB Binalarının Elektrik ve Mekanik Sistemlerinin Periyodik Bakım ve İşletmeye Hazır Halde Tutulması İşi" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Yıldız İnşaat Temizlik ve Teknik Bakım Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. , İHALEYİ YAPAN İDARE: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Tesisler Bakım ve Onarım Şube Müdürlüğü , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/1301227 İhale Kayıt Numaralı “ 12 Aylık Anadolu Yakası İBB Binalarının Elektrik ve Mekanik Sistemlerinin Periyodik Bakım ve İşletmeye Hazır Halde Tutulması İşi ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Tesisler Bakım ve Onarım Şube Müdürlüğü tarafından 26.12.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ 12 Aylık Anadolu Yakası İBB Binalarının Elektrik ve Mekanik Sistemlerinin Periyodik Bakım ve İşletmeye Hazır Halde Tutulması İşi ” ihalesine ilişkin olarak Yıldız İnşaat Temizlik ve Teknik Bakım Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. nin 05.02.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 08.02.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.02.2024 tarih ve 132592 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.02.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2024/244 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 1) İdare tarafından yaklaşık maliyetteki tüm bileşenlerin örneklemesi yerine sadece çoğunluğu klima iş kalemlerine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesinin ihalenin tamamının değerlendirmesine imkân vermeyeceği, 2) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamasında yüklenicisi olduğu daha önceki ihale fiyatlarını kullanmasının mevzuata aykırı olduğu, önceki ihaleye ilişkin düzenlediği faturaların açıklamada kullanılamayacağı, sözleşme ve genel giderlerin yanlış hesaplandığı, İdari Şartname’nin 25’inci maddesindeki işçilik giderlerinin tamamının açıklanmadığı, işçilik giderlerinin fiyat teklifi ile uyumlu olmadığı, periyodik bakım ve yedek parça açıklamalarına ilişkin belgelerin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun sunulmadığı, hesaplamaların çarpım ve toplamlarında aritmetik hata yapıldığı, açıklamasında Teknik Şartname’de yer alan 5 adet yakıt dâhil araç giderine yer verilmediği, akaryakıt gideri açıklamasının mevzuata uygun olmadığı, aşırı düşük teklif sahibi diğer isteklilerin açıklamaları uygun bulunmazken ayrıntıya yer verilmeksizin anılan isteklinin açıklamalarının kabul edildiği, yaklaşık maliyete göre anılan isteklinin ihale konusu işi kusursuz şekilde yerine getirmesi ve aşırı düşük teklif açıklaması sunması imkânsız olduğundan teklifinin reddedilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde ihale komisyonu tarafından teklifi aşırı düşük olan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ile ilgili aşırı düşük teklif açıklaması isteneceği, açıklamaları yeterli görülmeyen ve açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği, ihale komisyonunun Kamu İhale Kurumu tarafından ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemeleri esas alacağı hükme bağlanmıştır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar. ... a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu; 1)Verilen hizmetin ekonomik olması, 2)Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, 3)Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. ...” hükmüne, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. 79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklamasına, İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: 12 Aylık Anadolu Yakası İBB Binalarının Elektrik ve Mekanik Sistemlerinin Periyodik Bakım ve İşletmeye Hazır Halde Tutulması İşi b) Türü: Hizmet Alımı ... e) Miktarı: 1.842 Kalemden oluşan, 12 Ay boyunca İstanbul Anadolu Yakası İBB binalarının Elektrik ve Mekanik Sistemlerin Periyodik Bakım ve İşletmeye Hazır Halde Tutulması Hizmet alımı İşi.” düzenlemesine, Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde ihale komisyonu tarafından teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlerle ilgili açıklama isteneceğine ilişkin düzenlemeye yer verilmiştir. Başvuruya konu ihalenin elektrik ve mekanik sistemlerin periyodik bakım ve işletmeye hazır halde tutulması hizmeti alımı olduğu ve ihale konusu işin birim fiyat üzerinden teklif alınan 1.842 iş kaleminden oluştuğu anlaşılmıştır. İhale komisyonu tarafından teklifi sınır değerin altında olduğu tespit edilen isteklilere inşaat grubunda yer alan 16, elektrik grubunda bulunan 46 ve mekanik grubundaki 33 iş kaleminin idarece yaklaşık maliyetin hazırlanmasında kullanılan analiz formatları gönderilerek toplam 95 iş kalemine ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği görülmüştür. Aşırı düşük teklif sahibi isteklilerin tekliflerinin değerlendirilmesinde ihale komisyonu tarafından teklifte önemli olduğu görülen bileşenlerle ilgili isteklilerden açıklama istenileceği, hizmet alımı ihalelerine ilişkin aşırı düşük teklif sahiplerinden açıklama istenilecek önemli teklif bileşenlerinin idare tarafından belirlenmesi noktasında sınırlayıcı hüküm veya açıklama bulunmadığı ancak isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu, önemli teklif bileşenlerinin işin niteliğine göre idare tarafından belirlenmesi gerektiği, mevcut ihalede teklif alınan 1.842 iş kalemi içerisinden ihale komisyonu tarafından hizmet alımının niteliğine göre inşaat, elektrik ve mekanik iş grupları içerisinde yer alan çeşitli 95 iş kaleminin önemli teklif bileşeni belirlenerek isteklilerden açıklama istenildiği ve aşırı düşük teklif sunan 3 istekliye gönderilen açıklama isteme yazısı ile eklerinin aynı unsurları içerdiği dolayısıyla idare tarafından teklifte önemli görülen iş kalemlerinin belirlenmesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin birinci iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır. 2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak: Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. ... 79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler. ... 79.2.2.3. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur. ... 79.2.2.7. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir. Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir. Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir. İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir. Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir. ... 79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır. 79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır. ... 79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir. 79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez. ... 79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır.” açıklaması yer almaktadır. Başvuruya konu ihaleye katılan 4 istekliden 3’ünün teklifi sınır değerin altında kaldığından aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, 2 isteklinin açıklamaları uygun bulunmayarak tekliflerinin reddedildiği, ihalenin 48.000.000,00 TL teklifine ilişkin açıklamaları yeterli görülen Optima Mühendislik Taahhüt Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı ve sınır değerin üzerinde 62.703.504,80 TL teklif veren başvuru sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır. İdare tarafından teklifte önemli bileşen olarak belirlenen 95 iş kalemine ilişkin yaklaşık maliyetin hazırlanmasında kullanılan analiz formatları aşırı düşük teklif sahibi isteklilere gönderilerek açıklama istenildiği görülmüştür. İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması başvuru sahibinin iddiaları çerçevesinde incelendiğinde; Anılan istekli tarafından idarenin önemli teklif bileşeni olarak belirlediği iş kalemlerine ilişkin açıklamalarında kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen fiyatlar ile meslek mensubunca düzenlenen Ek-O.7 maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarındaki fiyatların kullanıldığı, yüklenicisi olduğu önceki ihale fiyatları ile açıklama yapılmadığı ve idareye yapılan işlere ilişkin düzenlenen faturaların doğrudan kullanılmadığı anlaşılmıştır. Aktarılan mevzuat hükmü ve açıklamalarına göre istekliler tarafından idarece önemli teklif bileşeni olarak tespit edilen maliyet unsurlarına ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması yapılacağı, teklif fiyata dâhil unsurların tamamı üzerinden açıklama yapılmasının zorunlu olmadığı, başvuru sahibi tarafından iddiasında belirtilen ihale konusu işte çalışacak personel iş kalemleri ve ihaleye ilişkin sözleşme ve genel giderler ile hizmetin ifası sürecinde yüklenicinin yükümlülüğü olarak düzenlenen 5 adet araca ilişkin yakıt dâhil giderlerin idarece açıklanması istenilen önemli teklif bileşeni olarak belirlenmediğinden söz konusu giderler için açıklama yapılmasının gerekmediği anlaşılmıştır. Anılan istekli tarafından iş kalemlerinin açıklanmasında kullanılan 15.01.2024 tarihli EK-O.7 maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının serbest muhasebeci mali müşavir tarafından standart form kullanılarak düzenlendiği, söz konusu tutanakların bilgilerin doğruluğundan sorumlu olan meslek mensubunca kaşelenerek imzalandığı, yapılan açıklamalarda hesaplama hatasının bulunmadığı anlaşılmıştır. İsteklilerin aşırı düşük tekliflerine ilişkin açıklamalarını mevzuatta yer verilen yöntemlerle yapabileceği, anılan Tebliğ açıklamasına göre söz konusu yöntemler kullanılarak yapılan açıklamaların geçerli kabul edileceği, hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle tekliflerin reddedilemeyeceği, dolayısıyla yaklaşık maliyetin yüksekliği ile isteklilerin tekliflerinin düşüklüğüne bakılarak işin kusursuz yapılamayacağı çıkarımında bulunulamayacağı ve anılan istekli tarafından sunulan teklifin reddedilemeyeceği anlaşılmıştır. Yukarıdaki değerlendirmeler neticesinde ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin başvuru sahibinin ikinci iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır. Ayrıca, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.” hükmü bulunmaktadır. Başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıdaki tespit ve değerlendirmeler neticesinde başvuru sahibinin iddialarında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için anılan Kanunun öngördüğü şekilde " başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması " koşulunun gerçekleşmediği dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin aktarılan hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün olmadığı anlaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine, Oybirliği ile karar verildi.