2023/1230914 İhale Kayıt Numaralı "PERSONEL SERVİS ARACI KİRALAMA" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Volkan CENGİZ, İHALEYİ YAPAN İDARE: Erzurum Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/1230914 İhale Kayıt Numaralı “ Personel Servis Aracı Kiralama ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Erzurum Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü tarafından 30.11.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ Personel Servis Aracı Kiralama ” ihalesine ilişkin olarak Volkan Cengiz ’in 11.12.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.12.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.12.2023 tarih ve 123016 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.12.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/1480 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının aşağıda belirtilen nedenlerle mevzuata uygun olmadığı; a) İhale kapsamında kullanılacak araçların zorunlu trafik sigorta ve kasko sigorta poliçe giderleri için açıklama yapılmadığı, yapıldı ise de isteklinin yaptığı açıklamalar incelendiğinde, işin başlama veya bitiş sürelerinin dikkate alınmadığı, alınan fiyat tekliflerinin sözleşme sürelerini kapsamadığı, bu haliyle sunulan fiyat tekliflerinin mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil ettiği, poliçelerin sigorta acentelerinden alındığı, poliçe ekinde sigorta şirketinin bölge müdürlüğü veya genel müdürlük teyidi ve bu yazıda yetkili şahıs veya şahısların imzasının yer almadığı, bu yüzden açıklamanın eksik ve hatalı olduğu, b) Söz konusu hizmet alımı ihalesinde kullanılacak araç sürücüleri için; ihale üzerinde bırakılan isteklinin yapmış olduğu işçilik hesaplamasında idarece belirlenen çalışma süresine uyulmadığı, bu sebeple eksik işçilik (SGK gideri, hafta sonu çalışma, izin, maaş vb.) maliyeti hesapladığı, kıdem tazminatı, iş sağlığı ve güvenliği eğitimi, iş yeri hekimliği ücreti, oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitimi giderlerinin hesaplanmadığı, bu haliyle yapılan işçilik hesaplamalarının mevzuata aykırı olduğu ve gerçek işçilik maliyetlerini yansıtmadığı, ayrıca araç sürücülerinin maliyet hesabının eksik ve yanlış olduğu, c) Bakım gideri olarak İdari Şartname’nin 25’inci maddesinde belirtilen hususlar araçların periyodik olarak yapılması gereken, yağ değişimi ve yağ filtre değişimi, antifriz maliyeti, mazot filtresi ve mazot filtre değişimi, hava filtresi, yazın klima gazı ve bakımı işlerinin maliyetlerinin dikkate alınmadığı, sadece bakım gideri olarak açıklanmasının mevzuata aykırı olduğu, bu giderlerin kalem kalem belirtilerek maliyet açıklamalarında dikkate alınması gerektiği, ihale uhdesinde kalan istekli tarafından bu giderlerin izahatının yapılmamasının ve sunulan açıklamaların yetkili servislerden alınmamış olmasının açıklamaların eksik, yanıltıcı ve hatalı olduğunu göstereceği, bu haliyle yapılan bakım giderleri hesaplamalarının mevzuata aykırı olduğu ve gerçek maliyetleri yansıtmadığı, açıklamalar için sunulan fiyat tekliflerinde standart formda yer alan ibarelerin yazılmadığı, söz konusu fiyat tekliflerinde Ek-O.6 satış tutarı tespit tutanağının sunulmadığı meslek mensubu imzası ve kaşesinin yer almadığı, d) Araçlara ait akü, lastik ve lastik değişim giderlerini tevsik etmek üzere sunulması gereken fiyat teklifinin eksik alındığı, yetkili satış-servis olduklarına dair belge bulunmadığı, Ek-O.6 satış tutarı tespit tutanağının sunulmadığı, teklifin altında Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2.1’inci maddesinde yer alan ibarenin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerektiği halde teklif formların altında böyle bir ibarenin olmadığı, araçlara ait lastiğin otomobil, minibüs, midibüs, otobüs sınıfında olacağından, araç sınıfına sahip lastik ebat ve çapının farklılıklar göstereceği, araca takılacak olan akünün araca uygun akü olmadığı, yüzeysel bir açıklama yapıldığı, açıklamaların yürürlükteki mevzuat hükümlerine aykırı olduğu, ayrıca lastik giderinin yazlık ve kışlık ayrımı olmadan açıklandığı, e) Araçların motorlu taşıtlar vergisi, fenni muayene ve egzoz gideri tevsikinde kullanılan belgeler incelendiğinde, yapılan açıklamalarda araçların model ve cinsi ve kapasitelerinin dikkate alınmadığı, maliyetleri düşürmek için bu yola başvurulduğu, motorlu taşıtlar vergisi için yapılan açıklamaların yürürlükteki mevzuat hükümlerine aykırı olduğu, f) Sözleşme giderlerinin hesaplanmasında damga vergisi, ihale kararı damga vergisi hesaplamaya dahil edilmediğinden eksik, hatalı ve mevzuata aykırı bir açıklama sunulduğu, g) İhale üzerinde bırakılan isteklinin, bu işi kendi öz mal araçları ile mi veya kiralama yolu ile mi gerçekleştireceğine dair herhangi bir belge sunmadığı, araç model ve kapasitesi dikkate alınmadan amortisman giderinin ne şekilde yapıldığına yönelik herhangi bir bilgi ve belgenin sunulmadığı, ğ) Araçların akaryakıt giderleri ile ilgili olarak akaryakıt istasyonundan alınan fiyat teklifinin hatalı ve mevzuata aykırı olduğu, h) Açıklamaya konu belgelerde yer alan fiyat tekliflerinde mali müşavir onayı olmamakla birlikte Ek-O.6 satış tutarı tespit tutanağının sunulmadığı ve fatura bilgilerinin de girilmediği, tarih ve sıra sayısının belirtilmediği, “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yer almaması sebebiyle, kaşeleme işleminin gerçekleştirilmediği hatalı ve mevzuata aykırı bir açıklama sunulduğu, bu nedenlerle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmüne yer verilmiştir. Anılan hükme istinaden Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1 maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” yönünde düzenleme yapılarak, idarelere ihale konusu işin yürütülmesinde hizmet sunucusu tarafından yapılacak harcamalardan işin esasını oluşturan kalemleri sorgulaması imkanı verilmiştir. İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: PERSONEL SERVİS HİZMET ALIMI b) Türü: Hizmet alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: e) Miktarı: SÜRÜSÜCÜ İLE BİRLİKTE 7 ADET ARAÇ Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: ERZURUM AÇIK CEZA İNFAZ KURUMU” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir: 25.3.1. Her türlü vergi, resim, harç, ulaşım, sigorta, sürücü giderleri, akaryakıt ve diğer giderler teklif edilen fiyata dahildir.” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) Verilen hizmetin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlenmesi, Teknik Şartname’de “İŞİN TANIMI: 1 Ocak 2024 – 31 Aralık 2024 tarihleri arasında Erzurum Açık Ceza İnfaz Kurumu, E Tipi Kapalı Ceza İnfaz Kurumu ve H Tipi Yüksek Güvenlikli Kapalı Ceza İnfaz Kurumlarında görevli gündüz ve vardiya personellerinin kurumlara gidiş dönüşünün sağlanması için sürücüsü ile birlikte personel servis aracı kiralanması. … İŞİN MİKTARI: 5 adet en az 29+1 koltuk kapasiteli midibüs, 2 adet en az 16+1 kapasiteli minibüs olmak üzere toplam 7 adet araç kiralanacaktır. İŞİN SÜRESİ: 1 Ocak 2024 – 31 Aralık 2024 tarihleri arası olmak üzere toplam 366 takvim günüdür. GENEL HUSUSLAR: Gündüz Personellerinin Taşınması: Kurumlarda görevli gündüz çalışan personeller, 1 Ocak 2024 - 31 Aralık 2024 tarihleri arasında hafta içi mesai günlerinde (resmi tatiller hariç) belirlenen güzergahlar kullanılmak sureti ile sabah belirlenen saatte başlangıç noktasından varış noktasına kadar, akşam belirlenen saatte işten çıkan personeller sabah kullanılan güzergahın tersi yönde başlangıç noktasına kadar taşınacak olup, toplama ve dağıtma işlemi güzergah üzerinde bulunan belediye duraklarında yapılacaktır. Gündüz servis araçlarının her biri sözleşme süresi içerisinde 1 günlük işi 1 sefer sayılmak sureti ile her araç ayrı ayrı 250 sefer yapacaktır. Ancak işe başlama tarihinden sonra mesai günlerinde ön görülemeyen değişiklik yapılması durumunda (Ramazan Bayramı ve Kurban Bayramı tatillerinin uzatılması vb. sebepler) sözleşme hükümleri doğrultusunda sefer sayısında değişiklikler yapılabilecektir. Vardiya Personellerinin Taşınması : Kurumlarda görevli vardiyada çalışan personeller, 1 Ocak 2024 - 31 Aralık 2024 tarihleri arasında haftanın her günü belirlenen güzergahlar kullanılmak sureti ile sabah belirlenen saatte başlangıç noktasından varış noktasına kadar, sabah işten çıkan vardiya personelleri belirlenen saate geliş güzergahının tersi yönde ilk başlangıç noktasına kadar; Akşam işe gelen vardiya personelleri belirlenen saatte ilk başlangıç noktasından varış noktasına kadar, akşam işten çıkan vardiya personelleri belirlenen saatte geliş güzergahının tersi yönde ilk başlangıç noktasına kadar taşınacak olup, toplama ve dağıtma işlemi güzergah üzerinde bulunan belediye duraklarında yapılacaktır. Vardiya personellerini taşıyan her aracın ayrı ayrı 1 günlük işi 1 sefer sayılmak sureti ile her araç ayrı ayrı 366 sefer yapacaktır.” düzenlemeleri bulunmaktadır. Birim fiyat teklif cetveli aşağıdaki gibidir: Sıra No İş Kaleminin Adı ve Kısa Açıklaması Birimi Miktarı Teklif Edilen Birim Fiyat Tutarı 1 29+1 KİŞİLİK MİDİBÜS- YILDIZKENT GÜZERGAHI sefer 250 2 29+1 KİŞİLİK MİDİBÜS – YENİŞEHİR GÜZERGAHI sefer 250 3 29+1 KİŞİLİK MİDİBÜS – ABDURRAHMANGAZİ/HİLALKENT GÜZERGAHI sefer 250 4 29+1 KİŞİLİK MİDİBÜS – YUNUSEMRE / KAYAKYOLU GÜZERGAHI sefer 250 5 29+1 KİŞİLİK MİDİBÜS – DADAŞKENT GÜZERGAHI sefer 250 6 16+1 KİŞİLİK MİNİBÜS – VARDİYA 1 GÜZERGAHI sefer 366 7 16+1 KİŞİLİK MİNİBÜS – VARDİYA 2 GÜZERGAHI sefer 366 TOPLAM TUTAR (K.D.V Hariç) İncelenen ihalede sınır değerin altında tek teklif sahibi istekli olan Ersin Aycil’den aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, isteklinin aşırı düşük teklif açıklama yazısında “6. ve 7. kısımlar için verdiğimiz fiyatlar firmamızın diğer kurumlara ve öğrenci taşıma işlerinde de bu araçları kullanacağımızdan dolayı verilen fiyatlar bize avantajlı olabileceğinden verilen teklifler ile işi yapabiliriz.” şeklinde beyanda bulunduğu, idarece “İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme neticesinde istekli Ersin Aycil’in sunmuş olduğu teklif bedelinin aşırı düşük teklif olduğu ancak sunmuş olduğu teklif bedeli mukabilinde hizmeti yürütebileceğini belirtmesi üzerine Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 59’uncu maddesi uyarınca teklifin ekonomik olduğu ve kamu yararı sağlayacağı kanaatine varılmış olup, ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak değerlendirilmiştir.” denilerek 06.12.2023 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır. Aktarılan mevzuat düzenlemeleri uyarınca idarelerce düzenlenen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi idarenin takdir yetkisi kapsamında olmakla birlikte, işlemin tesisinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde yer alan hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar uyarınca, teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerine net şekilde yer verilmesi gerekmektedir. İdarece ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama talepli yazıda, “Sunmuş olduğunuz teklif bedeli 2.634.276,24 TL sınır değerinin altında kaldığı için aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiştir. Teklifiniz üzerinde yapılan değerlendirme neticesinde özellikle 6. ve 7. kalemlerde vermiş olduğunuz fiyatlar, diğer isteklilerin fiyatları ile mukayese edildiğinde oldukça düşük olduğu tespit edilmiştir. 6. ve 7. Kalemlerde belirtilen vardiya servis araçlarının sefer tanımlarının gündüz servis araçlarının sefer tanımlarından farklı olduğunu, vardiya servis araçlarının sefer tanımlarının teknik şartnamede belirtilen şekilde anlaşılıp anlaşılmadığı ve sunmuş olduğunuz toplam teklif bedeli mukabilinde personel servis hizmetinin teknik şartname, idari şartname ve sözleşme hükümleri kapsamında eksiksiz olarak yürütülüp yürütülemeyeceği hususunda ayrıntılı bir şekilde açıklama yaparak idaremize sunmanız gerekmektedir.” denildiği, dolayısıyla açıklama istenilen önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği görülmüştür. İdarece, ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısı incelendiğinde, Kamu İhale Genel Tebliğ’nin 79.2.1’inci maddesinde öngörülen isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesi zorunluluğuna uygun şekilde talepte bulunulmadığı görülmüş olup, bu durumda istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun şekilde sunulmasına ve sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkân bulunmadığı anlaşılmıştır. Netice itibarıyla, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır. Bununla beraber, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde " başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması " koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı sonucuna varılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi kapsamında eşit muamele yönünden incelenecek bir husus bulunmamaktadır. Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısının yukarıda yapılan tespitler doğrultusunda idarece yenilenerek bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, Oybirliği ile karar verildi.