2025/526009 İhale Kayıt Numaralı "Yalova İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Sağlık Tesislerine 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Sisoft Sağ. Bil. Sist. A.Ş., İHALEYİ YAPAN İDARE: Yalova İl Sağlık Müdürlüğü, BAŞVURUYA KONU İHALE: 2025/526009 İhale Kayıt Numaralı “ Yalova İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Sağlık Tesislerine 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Yalova İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 15.05.2025 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ Yalova İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Sağlık Tesislerine 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş. nin 19.08.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.08.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 01.09.2025 tarih ve 192101 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.09.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2025/1711 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin birinci kısmında demonstrasyon işlemlerinin birinci aşamasında başarısız oldukları gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu aşamada veri aktarım yeteneğinin kontrol edildiği, demonstrasyon işlemlerinin bu aşamasında kullanılmak üzere son iki yıllık verilerin ilk olarak 10.06.2025 tarihinde teslim edildiği, bu verilerde eksiklikler bulunduğundan 16.06.2025 tarihinde tekrar veri teslimi yapıldığı, bu verilerde de eksiklik ve hatalar bulunduğundan idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu ve 18.06.2025 tarihinde idarece bazı eksiklikler giderilerek verilerin bir kez daha teslim edildiği ve taraflarınca kontrol edilmek üzere teslim alındığı, bunun üzerine kaybedilen 2 günlük süreye bağlı olarak demonstrasyonun ertelenmesi yönünde idareye yeni bir şikâyet başvurusunda bulunulmakla beraber bu başvurunun reddedildiği ve 26.06.2025 tarihinde demonstrasyonun gerçekleştirildiği, bu demonstrasyonda idarenin sorularının birçoğuna doğru cevap verildiği, cevap verilemeyen sorulara ilişkin olarak ise son teslim edilen verilerde VEM viewlerinin hatalı olduğunun, verilerin Teknik Şartname’nin veri aktarım aşamasına ilişkin düzenlemelerine uygun şekilde teslim edilmediğinin idareye gösterildiği ve idarece düzenlenen tutanakla verilerin düzeltilerek tekrar teslim edilmesine karar verildiği, bu karar üzerine 11.07.2025 tarihinde yeni verilerin teslim alındığı ve sonrasında 30.07.2025 tarihinde ikinci demonstrasyonun yapıldığı, bu demonstrasyonda soruların %95’ine doğru cevap verildiği, ancak bu doğru cevapların demonstrasyon tutanağına aktarılmadığı, kabul anlamına gelmemekle birlikte bir an için soruların %5’ine cevap verilemediği varsayılsa dâhi soruların %95’ine doğru cevap verilerek veri aktarım yeteneğine sahip olunduğunun kanıtlandığı, ayrıca, demonstrasyonda sorulan sorulara verilen cevapların doğruluğunun kendilerine teslim edilen veriler üzerinden değil hâlihazırda idarece kullanılan canlı sistem üzerinden kontrol edildiği, ancak kendilerine teslim edilen veriler ile canlı sistemde mevcut olan verilerin farklılık içerebileceği, bu husus demonstrasyon esnasında defalarca ifade edilmesine rağmen idarece dikkate alınmadığı, eksik cevap verilen ya da cevap verilemeyen soruların istatistik veya raporlara ilişkin olduğu, bu kapsamda teslim edilen verilerin kesilmiş olduğu ve veri bütünlüğünün olmadığı, hâlihazırdaki yüklenici ile kendi sorgulama kriterlerinin farklı olacağı, sorgulama kriterlerinin açık bir şekilde bildirilmesi gerektiği yönünde beyanda bulunmalarına rağmen idarece bu beyanlarının da dikkate alınmadığı, yine idarece teslim edilen verilerin tablo ve alan açıklamalarında bulunmayan hususlarla ilgili soruların yöneltildiği, örneğin VEM_PATOLOJİ ile ilgili alanın hatalı olduğu bildirilmesine ve demonstrasyonda görevli hâlihazırdaki yüklenici temsilcisi tarafından da bu durum doğrulanmasına rağmen idarece bu hususun dikkate alınmadığı, demonstrasyona hâlihazırdaki yüklenici personelinin de katıldığı ve işlemlere müdahale ettiği, bu durumun objektiflik ve tarafsızlık ilkelerine aykırı olduğu, birinci demonstrasyonun durdurulmasına sebebiyet veren ve tutanak altına alınan sorunların ikinci demonstrasyonda da mevcut olduğu idareye gösterilmesine rağmen bu durumun da idarece dikkate alınmadığı, sonuç olarak, söz konusu demonstrasyonda başarılı sayılmalarının gerektiği iddialarına yer verilmiştir. Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesinde “…(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır: a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz. b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır. c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır: 1) İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir. 2) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir. 3) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir. … (3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır…” hükümleri, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “...7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi: 7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır. 7.7.2. - Teklif değerlendirme aşamasında İdarenin belirleyeceği tarih-saatte ve yerde Teknik Şartnamede belirlenen hususlar üzerinde ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde demonstrasyon (DEMO) yapılacaktır. - Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir. - Demonstrasyon detayları Teknik Şartnamede düzenlenmiştir. - İdare tarafından istekliye tebliğ edilen tarih ve saatte DEMO'ya gelmeyen isteklilerin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır…” düzenlemeleri, Teknik Şartname’nin “ Demonstrasyon (Demo) ve İçeriği ” başlıklı 4’üncü maddesinde “Demonstrasyon (Demo) ve İçeriği Demonstrasyon işlemleri (demo) idarenin istemesi halinde, işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır. Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekânda yapılmalıdır. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir. İsteklinin yapacağı yeterlilik demo’su sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir. MKYS, MEDULA, TİG, E-Nabız, USS, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir. Demo süresi her bir istekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks veya resmi yazıyla yapılabilir. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci aşamayı tamamlayanlar ikinci ve üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak ikinci ve üçüncü aşama uygulanmayacaktır. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin DEMO da gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler isteklilerce karşılanacaktır. Birinci Aşama-Veri Aktarım Yeteneği Demo veri setleri istekli adına imza yetkisi olan firma temsilcisine ihale komisyonu tarafından tutanak ile teslim edilecektir. İstekliler idare tarafından teslim edilen verilerin aktarımı için idarenin sağlayacağı mekânda çalışma yapacak, bu çalışma süresince kurum dışına bilgi, veri ve donanım çıkarmayacaktır. Aktarım için uzaktan bağlantı sağlanmayacaktır. Aktarım için gereken tüm donanımlar istekiler tarafından getirilecektir. Yüklenici; idarenin mevcut SBYS sisteminden alacağı geçmiş dönemlere ait 2 (iki) yıllık veriyi 10 (On) takvim günü içerisinde, demonstrasyon öncesi İdare ve istekli arasında gizlilik sözleşmesi imzalandıktan sonra kendi sistemine aktaracaktır. İstekli firmalar veri aktarım demosunu aktarım işinin bitişi veya süre bitişini takip eden gün yapacaktır. İsteklilere SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu ile beraber tablo açıklamaları aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. Aktarımın yeterliliği VEM ve VEM kapsamı dışında tutulan verilerin tamamı (Tıbbi, İdari, Mali ve diğer) üzerinden değerlendirilecektir. Hastane yetkilisi, 1 mevcut firma yetkilisi ve en az 1 yüklenici yetkili teknik personelin katılacağı “Data Aktarım Kontrol Komisyonu” oluşturulacaktır. Eski dataların doğru ve eksiksiz aktarıldığı komisyonca kontrol edilecektir. Eski dataların aktarılma işleminin süresinde, tam ve doğru olarak yapılması zorunludur…” düzenlemeleri bulunmaktadır. İhale komisyonu kararı incelendiğinde, 30.07.2025 tarihinde başvuru sahibi Sisoft Sağ. Bil. Sist. A.Ş. ile demonstrasyon işlemlerinin veri aktarım yeteneğine ilişkin birinci aşamasının gerçekleştirildiği ve isteklinin bu aşamada yeterli bulunmadığı, sonrasında 01.08.2025 tarihinde Kardelen Bilg. İnş. Rekl. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirildiği ve istekli başarılı bulunarak ihalenin birinci kısmının bu istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmaktadır. Başvuru sahibi Sisoft Sağ. Bil. Sist. A.Ş. ile gerçekleştirilen demonstrasyona ilişkin tutanakta 11 madde halinde isteklinin başarısız bulunmasına ilişkin tespitlere yer verildiği, tutanağın M.K., M.A., A.A., M.Ö. ile Sisoft Sağ. Bil. Sist. A.Ş. temsilcisi ve hâlihazırdaki yüklenici Kardelen Bilg. İnş. Rekl. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. temsilcisi tarafından imzalandığı, tutanak ekinde ayrıca başvuru sahibi Sisoft Sağ. Bil. Sist. A.Ş. temsilcisi tarafından düşülen şerhlere ilişkin ayrı bir tutanağa yer verildiği görülmektedir. Yalova İl Sağlık Müdürlüğü tarafından söz konusu demonstrasyon işlemlerine yönelik olarak 25.06.2025 tarihinde Data Aktarım Kontrol Komisyonu’nun belirlendiği ve komisyon üyelerinin M.K., M.A., A.A., M.Ö. ve Sisoft Sağ. Bil. Sist. A.Ş. yetkilisi E.Y. ile mevcut yüklenici Kardelen Bilg. İnş. Rekl. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. yetkilisi C.G. şeklinde tespit edildiği anlaşılmış, adı geçen kişilerden ihale komisyonu başkanı M.K. haricindekilerin ihale komisyonu üyeliği görevinin bulunmadığı tespit edilmiştir. Yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde, demonstrasyon işlemlerine ilişkin idarece oluşturulan komisyonda, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesindeki hükümler ile Teknik Şartname’nin 4.5’inci maddesine aykırı şekilde ihale komisyonu (uzman) üyelerinin bulunmadığı, sadece ihale komisyonu başkanının dâhil olduğu bir komisyon tarafından demonstrasyona ilişkin değerlendirmelerin yapıldığı, ayrıca, hâlihazırdaki yüklenicinin de ihaleye teklif verdiği ve teklifinin başvuru sahibinden sonraki en düşük teklif bedelini içerdiği göz önüne alındığında, mevcut yüklenici temsilcisinin başvuru sahibi ile gerçekleştirilen demonstrasyonda görevlendirilmesinin uygun olmadığı, bu itibarla söz konusu demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun şekilde oluşturulan bir komisyon marifetiyle yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır. Öte yandan, her ne kadar Teknik Şartname’nin 4.13.5’inci maddesinde demonstrasyonun veri aktarım yeteneğine ilişkin birinci aşamasında görev alacak -aynı Şartname’nin 4.5’inci maddesinde demonstrasyon tutanağını imzalayacağı belirtilen kişilerden oluşan komisyondan farklı- Data Aktarım Kontrol Komisyonu’ndan bahsedilse de, söz konusu aşamanın da demonstrasyonun bir parçası olduğu göz önüne alındığında, yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümlerindeki kuralların bu komisyon bakımından da geçerli olduğu anlaşılmıştır. Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Başvuru sahibi tarafından 152.021,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde 152.021,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır. Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin başvuruya konu birinci kısmında demonstrasyon işlemlerinin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesine uygun şekilde tekrar yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, 1) Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, 2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde iadesine, Oybirliği ile karar verildi.