2022/1077933 İhale Kayıt Numaralı "Ankara Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Çocuk Kuruluşları ve Kadın Konukevi Müdürlüklerinin, 2023-2024 dönemine ait (24 aylık ) Malzemeli Mamul Yemek" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Fesleğen Top. Yem. Hiz. Ltd. Şti. , İHALEYİ YAPAN İDARE: Ankara Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2022/1077933 İhale Kayıt Numaralı “ Ankara Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Çocuk Kuruluşları ve Kadın Konukevi Müdürlüklerinin, 2023-2024 Dönemine Ait (24 Aylık ) Malzemeli Mamul Yemek ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Ankara Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 21.11.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ Ankara Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Çocuk Kuruluşları ve Kadın Konukevi Müdürlüklerinin, 2023-2024 Dönemine Ait (24 Aylık ) Malzemeli Mamul Yemek ” ihalesine ilişkin olarak Fesleğen Top. Yem. Hiz. Ltd. Şti. nin 28.12.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 02.01.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.01.2023 tarih ve 72929 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.01.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/78 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, taraflarınca ihalenin 1’inci kısmına ilişkin sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının ihale konusu hizmetin ifasında çalışacak personellerin yemek giderlerinin işçilik hesabına dahil edilmemesi gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ancak söz konusu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğu, söz konusu giderin yardımcı giderler başlığı altında değerlendirilebileceği, eğer idarece açıklamaları uygun kabul edilmeyecekse aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin daha net belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir. Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir...” hükmü, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar. (2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır. a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu; 1) Verilen hizmetin ekonomik olması, 2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, 3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir...” hükmü yer almaktadır. Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir. … … 79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir. Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir. Bu maddede yer alan ana girdi ibaresi kapsamında, kırmızı et; beyaz et; balık; işlenmiş et ürünleri (sucuk, salam, sosis, kavurma gibi); kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve; toz şeker, süt; yoğurt, ayran; yağ ürünleri (ayçiçek yağı, zeytinyağı, tereyağı) kahvaltı malzemeleri (peynir, zeytin, yumurta, reçel, bal gibi); pet su, ekmek açıklama yapılacak unsurlar olarak dikkate alınır. İdarenin ihale dokümanında bu girdilerin dışında ana girdi niteliğinde malzeme içeren yemek öğünü düzenlemesi durumunda aşırı düşük teklif açıklama yazısında açıklama istenecek unsurlar arasında bu malzemelerin de belirtilmesi zorunludur. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.” açıklaması, İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: Ankara Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Çocuk Kuruluşları ve Kadın Konukevi Müdürlüklerinin, 2023-2024 dönemine ait (24 aylık ) Malzemeli Mamul Yemek Hizmet Alımı b) Türü: Hizmet alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: e) Miktarı: Teknik şartnameye ek olarak sunulan "Öğün Sayıları Çizelgesinde" belirtildiği üzere Toplam 2.883.203 öğün Malzemeli Mamul Yemek Alımı Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: İşin Yapılacağı Kuruluş Adları ve iletişim bilgileri, ihale dokümanına ek olarak sunulan tabloda gösterilmiştir. Gizlilik nedeniyle adres ve iletişim bilgilerine ihale dokümanında yer verilmemiş olan Kuruluşlarımız ile ilgili bilgi almak isteyen istekliler, İhale dokümanında yer alan İl Müdürlüğümüze ait adres ve iletişim bilgilerini kullanabilirler.” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir. 20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 7’dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir; a) İhale konusu hizmet alım işi 7 kısımdan oluşmaktadır.” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’nci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir. 25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz. 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir: 25.3.1. İhaleye konu Hizmet Alımına İlişkin normal ve diyet Kahvaltı, normal ve diyet Ara Öğünler, normal ve diyet öğlen yemeği, normal ve diyet akşam yemeği, ile Özel Gün Menüsü Giderleri: a) İhale dokümanına ek olarak sunulan örnek yemek menüleri ve Gıda Rasyonundaki gramajlara göre oluşturulacak yemek maliyetleri üzerinden; alım kapsamındaki her kısım için ayrı ayrı belirlenerek teknik şartnameye ek olarak sunulan öğün sayıları çizelgesinde belirtilen sayıda öğün yemek, b) Bayram, davet, toplu yapılan doğum günleri vs. gibi özel günlerde uygulanacak olan ve teknik şartnamede türü ve miktarı örnek olarak düzenlenmiş olan Özel Gün Menüsü giderleri teklif fiyata dâhildir. 25.3.2. İşçilik ücreti, yemek, yol ve giyecek giderleri: Pişirilmesi, dağıtılması ve bu hizmetin sunulması için Kuruluşlarca ihtiyaç duyulan ve yüklenici tarafından temin edilecek personel sayıları her bir kısım için ayrı ayrı tespit edilerek, teknik şartnamedeki “Yüklenici Tarafından Temin Edilecek Personel Sayıları Tablosunda” düzenlenmiştir. a) Söz konusu tabloda belirtilen ve aylık (26) gün üzerinden fiilen çalışan, tüm mesaisini kuruluşta geçiren çalışanlara, asgari ücretin altında olmamak üzere ödenecek olan işçi ücreti ve sigorta giderlerine ait işçilik giderleri, b) Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günlerine ait azami çalışma gün sayısı, Teknik şartnamedeki Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri Çalışma Çizelgesinde her kısım için ayrı ayrı gösterilmiştir. Söz konusu çizelgede belirtilen sayıda günlere ait Ulusal Bayram ve Genel Tatil Günleri çalışma ücreti, c) Çalışan personel için, yüklenici firma tarafından ayni olarak karşılanacak olan yemek giderleri, d) Çalışan personele aylık (26 gün) üzerinden bir gün için brüt 18,00-TL (Onsekiz Türk Lirası) nakdi yol ücreti ödenecek olup, ücret bordrosunda gösterilecektir. e) İhale dokümanı içerisinde yer alan teknik şartnamede, çalışan her bir işçiye, yapmış olduğu göreve göre cinsi ve miktarı yazılı olan giyecek ayni olarak verilecektir. Teknik şartnamede cinsi ve miktarı düzenlenmiş olan giyim malzemesi giderleri teklif fiyata dâhildir. 25.3.3. Malzeme Giderleri: Yüklenici firmanın her kısım için tedarik edeceği makine ve teçhizat miktar ve türleri Teknik şartnamede düzenlenmiştir. Teknik şartnamede “Yüklenici firmanın temin edeceği makine ve teçhizat” başlığı altında her kısım için ayrı ayrı düzenlenen her türlü makine ve teçhizatın tedarikine ait giderler teklif fiyata dahildir. 25.3.4.Diğer Giderler: Yemeğin özelliğine göre ketçap, mayonez, limon, sirke, çeşitli baharatlar, teknik şartnameye ek olarak sunulan ve her kısım için ayrı sütunlarda gösterilen sayıda sarf malzemeler, yemek ve su numunelerinin mikrobiyolojik analizi, yemek imalatı servis ve temizliği, idarenin demirbaşında bulunan ve yüklenici firmaya teslim edilecek her türlü ekipmanın bakım ve onarım ve kalibrasyon gerektiren ölçüm cihazlarının kalibrasyon ayarlarının yaptırılması, yüklenici firma tarafından temin edilecek makine ve teçhizat, ilaçlama, yemeğin yapımında kullanılacak elektrik, su, doğalgaz, LPG dolum masrafları ile nakliye, ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri ve Kamu İhale Kurum payı teklif fiyata dahildir. 25.3.5. Taşıma Giderleri: Mutfaklarda pişirilen yemeklerin, Teknik Şartnamenin “G-TAŞIMA” başlıklı maddesinde sıralanan Kuruluş yemekhanelerine taşınarak burada servis edilmesine ilişkin giderler teklif fiyata dahildir.” düzenlemesi, İdari Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1 Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) Verilen hizmetin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi, Teknik Şartname’nin “Genel Hususlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “18- Bu teknik şartnamede kısımlar bazında sayıları belirtilmiş olan ve firma bünyesinde çalışacak olan işçilerin yemek giderleri ayni olarak karşılanacak olup, bu işçiler vardiyalarına denk gelen ana öğünlerde pişen yemekleri yiyeceklerdir. Çalışan işçilere ara öğün verilmeyecektir. Çalışan işçilerin çoğunluğu gündüz vardiyasında çalışacağından ve dolayısıyla öğlen yemeğinden faydalanacaklarından, İhale için teklif oluşturacak veya aşırı düşük fiyat açıklaması verecek olan firmalar fiyatlarını eşit koşullarda hazırlayabilmeleri için, yapılacak hesaplamalarda örnek menüdeki öğlen yemeği menüsünün 13+ yaş gurubu gramajlarını esas alacaklardır.” düzenlemesi bulunmaktadır. İlgili Tebliğ açıklamalarından yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirileceği ve bu unsurlar için açıklama sunulmasına gerek olmadığı anlaşılmıştır. Yukarıda yer verilen ihale dokümanı düzenlemelerinden ihale konusu iş kapsamında yüklenici tarafından çalıştırılacak personellerin yemek giderlerinin ayni olarak karşılanacağı ve bu giderin hesaplanmasında menüdeki öğlen yemeği menüsünün 13+ yaş gurubu gramajlarının kullanılmasının istenildiği anlaşılmıştır. İtirazen şikayete konu edilen ihalenin 1’inci kısmında toplam 18 personel çalıştırılmasının öngörüldüğü görülmektedir. Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının idarece “İşçilik giderinin asli unsuru olan ve dokümanda belirtilen sayıda işçiye ait yemek giderlerinin toplam işçilik maliyetine yansıtılmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir. Kamu İhale Genel Tebliği’nin yukarıda aktarılan 79.2.6’ncı maddesinde “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde (Ek- H.4) yer alan ana çiğ girdi ibaresinden ilgili yemeğin pişirilmesi için gerekli temel girdilerin anlaşılması gerektiği, bu çerçevede yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirileceği ve bu unsurlar için açıklama sunulmasının gerekmediğinin belirtildiği, bu çerçevede söz konusu işte çalışacak personele verilecek yemek maliyetinin “yardımcı girdiler” kapsamında değerlendirilmesi gerektiği, bu doğrultuda anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının idarece belirtilen gerekçeyle reddedilmesinin yerinde olmadığı anlaşıldığından başvuru sahibi isteklinin iddiasının bu yönüyle yerinde olduğu sonucuna varılmıştır. Başvuru sahibi isteklinin aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin daha net belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği iddiası ile ilgili olarak yapılan incelemede ise, idarece anılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısının tebliğ tarihinin 30.12.2022 olduğu, buna göre bu tarihi izleyen on günlük süre içinde şikâyet veya itirazen şikâyete konu edilmesi gerekirken bu süre geçtikten sonra 11.01.2023 tarihinde itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin söz konusu iddiasının süre yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. Öte yandan, ihalenin, şikayete konu edilen birinci kısmında yaklaşık maliyet tutarına göre yatırılması gereken başvuru bedeli 41.482,00TL’dir. Başvuru sahibinin 55.316,00 TL başvuru bedeli yatırdığı göz önüne alındığında, yazılı talebi halinde 13.834,00 TL tutarında bedel iadesi yapılması gerekmektedir. Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Fesleğen Top. Yem. Hiz. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, 1- Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, 2- Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine, Oybirliği ile karar verildi.