Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Rektörlük işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar disket ve cd’ler ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar gibi belgeleri, c) Birim arşivi: Üniversitenin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı; Rektörlük’te; Daire Başkanlıkları ile Rektör’e doğrudan bağlı birimler düzeyinde, Akademik Teşkilatta; Dekanlıklar, Enstitü ve Yüksekokul Müdürlükleri ile Araştırma ve Uygulama Merkezleri düzeyinde, ayrı ayrı teşkil olunan arşivleri, d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilatı içinde yeralan ve arşiv malzemesi ile, arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivi, e) Üniversite: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi’ni, f) Rektörlük: Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Rektörlüğü’nü, g) Merkez Teşkilatı: Rektörlük merkezinde bulunan hizmet birimlerini ve akademik teşkilatı, h) Akademik Teşkilat: Dekanlıklar, Enstitü ve Yüksekokul Müdürlükleri ile Araştırma ve Uygulama Merkezlerini, ı) Taşra Teşkilatı : Rektörlük merkezi dışında bulunan hizmet birimleri ve akademik teşkilatı ifade eder. İKİNCİ KISIM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Üniversite Arşivinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü