Madde 3-Bu Yönetmelikte geçen; a)Arşiv Malzemesi:Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup üniversite birimlerinin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik ve teknik her hangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü kaseti, bilgisayar disketleri, cd’ler ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b)Arşivlik Malzeme:Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Üniversitenin, gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmalar gibi belgeleri, c)Birim Arşivi: Üniversitenin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı; Rektörlük’de; Daire Başkanlıkları ile Rektöre doğrudan bağlı birimler düzeyinde, Akademik Teşkilat’da; Dekanlıklar, Enstitü Müdürlükleri, Yüksekokul Müdürlükleri, Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlükleri ve Konservatuar Müdürlüğü düzeyinde, ayrı ayrı teşkil olunan arşivleri, d)Üniversite Arşivi:Üniversitenin merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi, e)Üniversite: Trakya Üniversitesini, f)Rektörlük: Trakya Üniversitesi Rektörlüğünü, g)Merkez Teşkilatı: Rektörlük merkezinde bulunan hizmet birimleri ve akademik teşkilatını, h)Taşra Teşkilatı: Rektörlük merkezi dışında bulunan hizmet birimleri ve akademik teşkilatını, ı)Akademik Teşkilat: Dekanlıklar, Enstitü Müdürlükleri, Yüksekokul Müdürlükleri, Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlükleri ve Konservatuar Müdürlüğünü ifade eder. İKİNCİ KISIM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Üniversite Arşivinde Saklanması ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü