Madde 3 – Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Yeditepe Üniversitesi’nin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletler arası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü kaseti, bilgisayar disketleri, cd’ler ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi; b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle ya da yabancı devlet ve uluslararası kuruluşlarla akdettiği ikili veya çok taraflı uluslararası anlaşma gibi belgeleri; c) Birim Arşivi: Yeditepe Üniversitesi birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birimlerin bünyesinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içerisinde kullanılan arşivlik malzemesinin belirli bir süre saklandığı; Rektörlük’de; Daire Başkanlıkları ve Rektöre doğrudan bağlı birimler düzeyinde, Eğitim-Öğretim ve araştırma birimlerinde; Dekanlıklar, Enstitü Müdürlükleri, Yüksek Okul Müdürlükleri ve Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlükleri düzeyinde, ayrı ayrı teşkil olunan arşiv birimlerini, d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilâtı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi; e) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile ait olduğu dönemde bir değere sahip olduğu halde hukuki kıymetini ve bir delil olma niteliğini kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayrılması işlemini, f) İmha: İleride kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma niteliğini kaybetmiş malzemenin ayrılarak bu Yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre yok edilmesi işlemini, g) Üniversite: Yeditepe Üniversitesi’ni; h) Rektörlük: Yeditepe Üniversitesi Rektörlüğü’nü, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Üniversite Arşivinde Saklanması Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü