(1) Komisyon ile bağlı kuruluşlar, valilikler ve kaymakamlıklar arasında, kolluk görevlileri hakkında idarî mercilerce yürütülen ceza ve disiplin işlemleriyle ilgili olarak, dördüncü fıkrada belirtilen bilgilerin kaydedilmesi ve yapılan uygulamaların izlenmesi amacıyla, Bakanlıkça merkezî kayıt sistemi kurulur. Kolluk görevlileri hakkında Komisyona ve/veya diğer idarî mercilere yapılan her türlü ihbar ve şikâyet, merkezî kayıt sisteminden bir numara verilerek kayıt altına alınır ve bu numara ihbar veya şikâyette bulunan kişilere tebliğ edilir. İdarî merciler tarafından resen tespit edilen ve işlem yapılmasını gerektiren fiil ve hâller için de merkezî kayıt sisteminden bir numara verilir. (2) İhbar ve şikâyetlerin soyut ve genel nitelikte olmaması, ilgili olduğu kişi veya olayların belirtilmesi, iddiaların ciddî bulgu ve belgelere dayanması, dilekçe sahibinin adı, soyadı ve imzası ile iş veya yerleşim yeri adresinin ve Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının doğru olarak bildirilmesi zorunludur. Bu şartları taşımadığı, doğrudan veya yapılan araştırma sonucunda anlaşılan ihbar ve şikâyetlerle ilgili olarak, soruşturma izni vermeye yetkili mercilerce veya disiplin amirlerince, 2/12/1999 tarihli ve 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ya da disiplin mevzuatına göre işlem yapılmaz ve bu durum ihbar veya şikâyette bulunan kişilere bildirilir. Ancak iddiaların sıhhatinin şüpheye mahal vermeyecek belgelerle ortaya konulmuş olması hâlinde adı, soyadı, imzası ile iş veya yerleşim yeri adresinin ve Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının doğruluğu şartı aranmaz; işleme konulmayan ihbar ve şikâyetlerle ilgili bilgiler de merkezî kayıt sistemine işlenir. İhbar veya şikâyette bulunan kişilerin kimlik bilgileri gizli tutulur. (3) Merkezî kayıt sistemine işlenen veriler, 26/9/2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu uygulamasında kişisel veri sayılır. (4) Merkezî kayıt sistemine, ihbar veya şikâyete konu olayın özeti ve yapılan işlemlerin yanı sıra, mevcut ise dilekçe sahibinin adı ve soyadı ile iş veya yerleşim yeri adres bilgileri ve Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası işlenir. Bu bilgilere ilaveten, ihbarcı veya şikâyetçinin isteğine bağlı olarak merkezî kayıt sistemine işlenecek kişisel bilgiler ile bu sistemin işleyişine ilişkin usul ve esaslar, Cumhurbaşkanınca yürürlüğe konulacak yönetmelikle düzenlenir. [4] Ön inceleme ve disiplin soruşturması işlemleri