2023/577003 İhale Kayıt Numaralı "“2023 YILI GENÇLER ARASI KÜLTÜR VE SANAT YARIŞMALARI MAL VE HİZMET ALIM İŞİ?" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Feram Turz. Org. Nak. Serv. Taş. İnş. Tem. Pers. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti. , İHALEYİ YAPAN İDARE: Gençlik ve Spor Bakanlığı Gençlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/577003 İhale Kayıt Numaralı “2023 Yılı Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmaları Mal ve Hizmet Alım İşi ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Gençlik ve Spor Bakanlığı Gençlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından 19.07.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2023 Yılı Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmaları Mal ve Hizmet Alım İşi ” ihalesine ilişkin olarak Feram Turz. Org. Nak. Serv. Taş. İnş. Tem. Pers. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti. nin 08.08.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.08.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 14.08.2023 tarih ve 104361 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.08.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/944 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli Ayder Turz. Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasının aşağıda belirtilen gerekçelerle mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki; 1) Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında birim fiyat teklif cetvelinde belirtilen iş kalemleri için yapılan açıklamanın birim fiyat teklif cetvelinde yer alan tekliften daha düşük bir değerde olması gerektiği, bu çerçevede anılan isteklinin açıklamasının birim fiyat teklif cetvelinde sunulan teklif birim fiyatları aşmaması gerektiği, 2) İstekli tarafından birim fiyat teklif cetvelinde yer verilen malzeme miktarları üzerinden maliyetlerin belgelendirilmesi gerekmekte iken eksik miktarlar üzerinden açıklama yapıldığı, 3) Fiyat teklifleri ve tespit tutanaklarının yazıcıdan çıktı alınması sonrasında eksik kısımların “el ile” doldurulmasının hukuka aykırı olduğu, söz konusu bilgilerin ilgili firma ve mali müşavir tarafından mı yoksa sonradan mı doldurulduğunun anlaşılamadığı, 4) Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.2.2.1. maddesi uyarınca fiyat tekliflerinde ilgili ibarenin bulunmadığı, 5) Fiyat teklifleri içerisinde aritmetik hatalar bulunduğu ve fiyat teklifindeki tutarların hesaplara farklılaştırılarak ve tutarlar azaltılmak suretiyle yansıtıldığı, 6) Tablo 1’de belirtilen mal ve hizmetlere ait özelliklere ihale dokümanı içerisinde yer alan teknik şartnamede ayrıntısı ile yer verilmiş olmasına rağmen fiyat tekliflerinde mallar/hizmetlerin teknik şartnamede yer verilen asgari özellikleri barındıracak şekilde düzenlenmesi gerekmekte olup genel ifadelerle verilen fiyat tekliflerinin uygun olmadığı, 7) Fiyat tekliflerinin YMM veya SMMM tarafından imzalanması ve mali müşavir tarafından TÜRMOB kaşesi ile kaşelenmesi gerektiği, 8) Fiyat teklifine konu malların ve hizmetlerin satışının faaliyet alanı içerisinde bulunması zorunluluğu bulunmakta olup fiyat tekliflerini veren firmaların bu fiyat tekliflerine konu mallar/hizmetlerle ilgili herhangi bir faaliyetlerinin bulunmadığı, 9) Ek-O.6 Satış Tutarı Tespit Tutanaklarında 18/05/2022 ve 31839 sayılı Resmi Gazete ile değişiklikler yapıldığı, anılan istekli tarafından eski tutanak standart formu kullanılarak açıklama yapılmasının uygun olmadığı, 10) Tespit tutanaklarının tarih ve sayılarının fiyat teklifinde yer alan tarih ve sayılar ile uyuşmadığı, 11) Tespit tutanaklarının ekinde fiyat teklifini sunan 3. Kişilerin temsile yetkili kişilerine ait yetkinin belgelendirilmesi ve imza beyannamesi/sirkülerinin sunulması gerektiği, 12) İmza beyannamelerindeki imzalar ile fiyat teklifi ve tespit tutanakları üzerindeki imzaların uyumsuz olmaması gerektiği, fiyat teklifleri ve tespit tutanaklarının fiyat teklifi sunan şirketi temsile yetkisi bulunmayan kişilerce imzalanmasının mevzuata aykırı olduğu, müşterek imza ile şirketin temsil edildiği durumlarda tek imza ile verilen fiyat teklifi ve tespit tutanaklarının reddedilmesi gerektiği, 13) Vekalet ile imza atılmış olması halinde vekaletnamenin fiyat teklifi verme yetkisi vermemesi nedeniyle teklifin reddedilmesi gerektiği, 14) Tespit tutanaklarının 3’üncü maddesinde defterin cinsi (yevmiye/işletme defteri ve envanter defteri), tasdik eden makam, tasdik tarihi ve numarasının yer aldığı, ancak firma tarafından yevmiye ve envanter defterleri yönünden defter tasdik makamı, tarih ve sayı bilgilerinin boş bırakılması ya da “E-defter” olarak belirtilmesinin hukuka aykırı olduğu, 15) Tespit tutanağı içerisinde ihale tarihine göre son geçici vergi beyanname dönemi olarak 2023-1. dönem ya da 2023-2. dönem kayıtları üzerinden belgenin düzenlenmiş olması zorunluluğu varken 2023-3. ve geçmiş dönemler belirtilmek suretiyle tespit tutanağının hazırlanmasının mevzuata aykırı olduğu, 16) Tablo 1’de belirtilen mallara ilişkin olarak düzenlenen fiyat teklifi ekinde yer alan tespit tutanaklarında fatura bilgileri tablosu içerisinde yer verilen ortalamaya esas faturaların tarihlerinin tespit tutanağının 3 numaralı kısmında belirtilen “Geçici Vergi Beyanname Dönemi” ile uyuşmadığı, 17) Fiyat teklifinde teklif edilen birim fiyatların satış tutarı tespit tutanağında hesaplanan ortalama birim satış tutarının %80’inden düşük olduğu, 18) Satış tutarı tespit tutanağının 4 numaralı kısmında yer alan toplam miktarlar ve toplam tutarlar fatura bilgileri tablosundan hatalı ve eksik şekilde getirilerek ortalama birim satış tutarı düşürülerek firmaya haksız maliyet avantajı sağlayan ortalama hesapların yapıldığı, fiyat teklifinde olması gerekenden düşük birim satış tutarları üzerinden fiyat teklif edildiği, 19) Satış tutarı tespit tutanağı içerisinde yer alan fatura bilgileri tablosunda belirtilen faturanın konusunu oluşturan mal/hizmetin, fiyat teklifi içerisinde fiyatı teklif edilen mal ile idare tarafından sorgulamaya konu edilen iş kaleminin içeriğinde yer alan mal ile aynı olması gerektiği, ancak anılan isteklinin açıklamasında bu uyumun bulunmadığı, farklı hizmetler için kesilmiş faturaların açıklamaya konu iş kalemlerine tespit tutanağı oluşturulması için kullanıldığı, 20) Aşırı düşük teklif açıklama yazısında 16+1 ve 29+1 kişilik midibüsler için açıklama istenildiği, bu araçların gün bazında kiralanması için yapılan açıklamaların mevzuata aykırı olduğu, şöyle ki; araç maliyetlerini ilişkin kiralama&amortisman, akaryakıt, bakım onarım, sigorta, MTV, akü ve lastik gibi bazı maliyet bileşenlerine ilişkin maliyetler hesaplanmadan ve belgelendirmeden yapılan açıklamanın uygun olmadığı, Teknik Şartname düzenlemesi uyarınca açıklamaya konu edilen araçlar yönünden 2000 km taşıma yapılacağı belirtilmesine rağmen istekli tarafından yetkili servisten alınan ortalama tüketim beyan yazısına ve EPDK tarafından belirlenen akaryakıt değeri üzerinden akaryakıt maliyeti hesabına yer verilmediği, anılan maliyetler kiralama maliyetinin içerisine dahil edilmek suretiyle fiyat teklifi alınmasının da mevzuata aykırı olduğu, bu kalemlerin her biri ayrı bir maliyet kalemine karşılık gelmekte olup ilgili alanda faaliyet gösteren firmalardan bu fiyat tekliflerinin alınmasının zorunlu olduğu, 21) Aşırı düşük teklif sorgulama yazısında Catering Hizmeti için açıklama istenildiği, anılan istekli tarafından bu iş kalemi için yapılan açıklamanın mevzuata aykırı olduğu, Teknik Şartname düzenlemesi uyarınca Catering hizmetinin sunulacağı 5 adet servis görevlisine ait maliyetlerin KİK işçilik modülüne göre ihale tarihinden geçerli olan günlük asgari ücret tutarı olan 109,56 TL’den eksik değerler üzerinden açıklama yapıldığı, Catering hizmetinin yerine getirilmesi için Teknik Şartname’de sayma yolu ile ve miktarları belirtilmek suretiyle sayılan malzemelerin (badem, antep fıstığı, fındık içi, tath, tuzlu kuru pasta, mini ekler, poğaça, kek, su böreği, simit, meyve suyu, çay, kapaklı su, tahta karıştırıcı, porselen, köpük servis tabağı vb.) eksik miktarlar ve eksik malzemeler üzerinden açıklamaya konu edilmesinin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir. Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar. (2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır. a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu; 1) Verilen hizmetin ekonomik olması, 2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, 3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. b) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir. … ” hükmü, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir. 79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir. 79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer; SD: Sınır değeri, YM: Yaklaşık maliyeti, n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını, T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini, R: Sınır Değer Tespit Katsayısını 79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir. 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. 79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir...” açıklaması, İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: 2023 Yılı Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmaları Mal ve Hizmet Alımı İşi b) Türü: Hizmet alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: e) Miktarı: 1 Adet Organizasyon Hizmet Alımı Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Teknik Şartnamede belirtilmiştir.” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir. 25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz. 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir: 25.3.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince yapılacak her türlü sigorta, vergi, resim, harç ve ulaşım giderleri ile teknik şartnamede tariflenen her türlü giderler teklif fiyatına dahil edilecektir. 25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir. 25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi, “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) Verilen hizmetin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi, Teknik Şartname’nin “Sahne, LED Ekranlar, Dekor ve Süsleme İşi” başlıklı 5.1’inci maddesinde “5.1.1 Sahne Bakanlıkça uygun görülecek ve bu madde altında bulunan bentlerdeki özellikleri taşıyacak sahne yüklenici tarafından Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmalarının Bölge ve Türkiye Final tarihlerinden bir gün önce (Saat: 12:00’a kadar) kurulacaktır. Sahnenin kurulması için yüklenici firma söz konusu işe ilişkin yeterli sayıda deneyimli personeli bulunduracak ve kurma-sökme/kaldırma işlemlerini İdarenin onayı ve yarışma tarihlerine uygun olarak (sökme işlemleri: Son gün saat: 22:00 ’a kadar) gerçekleştirecektir. Sahnenin kurulması ve sökülmesi esnasında salona verilecek zarardan ve çalıştırdığı personelin iş güvenliğinden yüklenici firma sorumludur. Organizasyon için ihtiyaç duyulan salon Türkiye Finalinde Bakanlıkça, Bölge finallerinde ise ev sahibi il tarafından tahsis edilecektir. 5.1.2 Motorlu Trus (6 Ayaklı) Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmalarının Bölge ve Türkiye Final Organizasyonunun yapılacağı salonun metrekaresine (en az 12x10 m.) uygun olarak, alt ayakları en az 30x30, ara bağlantıları en az 40x40, en az 1 ton taşıma kapasiteli 6 ayaklı motorlu ‘Trus’ inşa edilecektir. Trusın üst tarafına ışık ve ses sistemlerinin asılabilmesi amacıyla en az 12 m uzunluğunda 1 adet section (ara trus) yerleştirilecektir. a- Perde: Trus ile aynı yükseklikte en az 10 adet 1,5 m eninde kalın kadife perde yüklenici tarafından kiralama yöntemiyle temin edilecektir, (sahne yüksekliği ise sahne ana dekoru ile aynı özellikte ve ölçüde olan) Perde, asıldığında düz durması için üst ve alt uçlan en az 5 cm kalınlığında ahşap çıta şeklinde yapılacak ve bu materyaller yarışmacı gençlerin sahneye giriş-çıkış ile sahne derinliğinin sağlanması için trusun yan taraflarına asılacaktır. 5.1.3 Led Ekranlar Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmalarının Bölge Finallerinde 5.1.2’de belirtilen trusun ortasına (arka iki ayağının arasına) en az 8X4 m 2.5 mm indoor iç mekan led ekran kurulacaktır. Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmalarının Türkiye Final Organizasyonunda ise Trusun sağ ve sol tarafına en az 3x2=6 (2adet) 2.5 mm indoor iç mekân led ekranlar (salona ve sahne boyutlarına göre değişiklik gösterebilir) yerleştirilecektir. Not: Bölge finallerinde sadece ortaya led ekran (8X4), Türkiye Finallerinde ise sadece yanlara led ekran (2X3) yüklenici tarafından temin edilecektir. Led ekranlar İdarece hazırlanacak görseller ile videoların ve kamera çekimlerinin yansıtılması için kullanılacak olup söz konusu ekranlar 4-K görüntü kalitesine sahip olacaktır. Piksel bozukluğu vb. gibi görüntünün kalitesini düşürecek sorun/lara sahip led ekran olması durumunda İdare değiştirilmesini talep edecektir. Led ekranlar yüklenici firma tarafından kiralama yöntemiyle temin edilecektir. 5.1.4 Sahne Zemini Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmalarının Bölge ve Türkiye Final Organizasyonunun yapılacağı sahnenin zemini parlak siyah kaplamalı mdf en az 0,8 mm 2,80x1,20 cm ölçülerinde ‘dance floor’ (en az 100 metre kare) zemin kaplama malzemesi ile kaplanacaktır. Sahne zemini yüklenici tarafından kiralama yöntemi ile temin edilecektir…” düzenlemesi, “Profesyonel Ses ve Işık Sistemi Ekipmanları ile Orkestranın temini işi” başlıklı 5.2’nci maddesinde “5.2.1Profesyonel ses sistemi Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmalarının Bölge ve Türkiye Finalleri’nde Yarışmacı gençlerin performansları sırasında, salonun seyircilere ait kısımlarında her noktada eşit ses kapasitesi sağlayacak ve sahneye canlı müzik, playback, konuşma seslerinin ulaşacağı Linearrey ses sistemleri kurulacaktır. Kullanılacak malzeme aşağıda belirtilen özelliklerde olacaktır. Kurulan ses sistemlerinde teknik deneyime sahip, mikseri yönetecek en az 1 tonmaister, 1 adet ses teknikeri ve en az 6 sahne/salon görevlisi bulundurulacaktır. Profesyonel ses sistemleri yüklenici tarafından kiralama yöntemi ile temin edilecektir…” düzenlemesi, “ Araç Kiralama ve Ulaşım Hizmeti” başlıklı 5.5’inci maddesinde “5.5.1 Otobüs, Midibüs ve Binek Araç Temini Türkiye Finallerinin yapılacağı 19-23 Kasım tarihleri arasında (19-20-21-22-23 Kasım 2023) 5 gün süreyle en az 2016 model 2 adet 16+1 ve 2 adet 19+1 midibüs ile en düşük 2020 model, en az 1,4 motor benzinli veya dizel otomobilin kiralanması yükleniciye aittir. Yüklenici tarafından temin edilecek araçların evraklarında (midibüsler için D-2 Belgesi ile taşımacılık için gerekli diğer belgeler) herhangi bir eksiklik bulunmayacak olup yakıt, köprü, otoban vb geçiş ücretleri ile her türlü trafik kazası, trafik cezası, temizlik vb. giderleri, şoförlerin konaklama, yemek giderleri yüklenici tarafından temin edilecektir. Söz konusu araçların ruhsat fotokopisi en geç organizasyondan 1 hafta önce tutanak ile İdarenin onayına sunulacak ve araçlar Bakanlık yetkililerince kontrol edilecektir. Organizasyon kapsamında kiralanan araçlar yarışmacı gençlerin Otogar/Havalimanı-Otel- Restoran ve Yarışma salonu arasındaki ulaşımını sağlamakla yükümlüdür. Otobüs ve midibüsler 2.000 km (toplamda) yol yapacaktır…” düzenlemesi, “Konaklama, Yemek ve Catering Hizmetleri” başlıklı 5.6’ncı maddesinde “5.6.1 Konaklama ve Yemek Yarışmacı gençlerin ve il sorumlularının (double); 18-23 Kasım 2023 tarihleri arasında 5 gece Ankara’da Çankaya ilçesi Çukurambar, Söğütözü ve Bilkent mevkilerinde bulunan en az dört yıldızlı (oda+kahvaltı) ulusal düzeyde birden fazla şehirde faaliyet gösteren otel veya otellerde double odalarda konaklama hizmeti yüklenici tarafından temin edilecektir. Konaklamalara ilişkin detaylı sayısal veri Tablo-3-4-5-6’da gösterilmiştir… b- Türkiye Finalleri Yemek Mönüsü: Türkiye Finalinde sunulacak öğle ve akşam yemekleri idarenin onay vereceği yerlerde ikram edilecektir. Kahvaltılar ise konaklama yapılan otellerde açık büfe şeklinde sunulacaktır. Öğün sayılarına ilişkin sayısal veriler Tablo 7-8-9-10 ve 11 ’de belirtilmiştir… 5.6.2 Catering Hizmeti Türkiye Finallerinin yapılacağı salonda idarenin uygun göreceği bir veya birden fazla noktaya catering alanı kurulacaktır. a- Catering hizmeti Organizasyonun başlama saatinden bir saat önce başlayacak ve yarışmalar bitine kadar hizmet verecektir. b- Protokol üyeleri için yapılacak ikramlar porselen, cam ürünler ile servis edilecektir, c- Aşağıda belirtilen catering malzemeleri toplamda 5 (beş) gün sürecek (19-23 Kasım) olan yarışmaların her bir günü için ayrı ayrı ihtiyaç duyulan catering malzemelerini ifade eder; 5 Kg Badem, 5 Kg Antepfıstığı, 5 Kg Fındık içi, 40 kg tatlı ve tuzlu kuru pasta, 300 adet mini ekler pasta çeşitleri, 300 adet mini sakallı poğaça çeşitleri, 300 adet mekik kek çeşitleri, 40 kg peynirli, kıymalı su böreği, - 200 adet simit, 540 adet 200 cc’lik vişne, şeftali ve karışık meyve suyu, soğuk meşrubatlar için soğutucu dolap, 1000 kişilik sıcak ikram (çay, nescafe) ve hizmetlerin temini için 2 adet 20 litrelik çay makinesi, mağdur edilmeden yapılacaktır… 1000 adet 330 ml ağzı kapaklı su, 1000 adet gri kağıt malzeme üzerinde siyah renkli bakanlık kurumsalı bulunan baskılı şeker ve tek kullanımlık tahta karıştırıcı, 30 Adet porselen, 300 adet köpük servis tabağı, Sunum hizmetleri için en az 5 servis görevlisi, 20 adet üzeri beyaz örtü ile kaplı ve ayak kısımlarından kurdele ile bağlı bistro masası yüklenici tarafından temin edilecektir. Ayrıca her bir yarışma finalinde (her bir rakam bir günlük ihtiyacı ifade etmektedir) soğuk-sıcak meşrubatlar için; Sıcak ve soğuk ikramlar için 236 ml, ağız çapı 80 mm x yükseklik 90 mm, amerikan kağıt seıt-kahn karton “8 oz” gri renk ve üzerinde siyah renkli bakanlık logosu ve yarışma sloganları bulunan 1.500 adet özel tasarım baskılı double wall karton bardak olacaktır. Peçete: (tek renk baskı) Bakanlık kurumsal logo baskılı beyaz renk 1.000 adet 23x25 cm baskılı peçete olacaktır. Bu hizmetleri gerçekleştirecek, kılık kıyafeti yapacağı hizmete uygun 2 adet personel yüklenici tarafından temin edilecektir…” düzenlemesi, “Bölge Finalleri için Başarı Belgeleri, Plaket ve Ödüllerin Temini İşi” başlıklı 5.9’uncu maddesinde “…7 Bölgede gerçekleştirilecek Bölge Finallerinde Toplamda 210 adet plaket (hediye-saklama kutusu içerisinde) yüklenici tarafından temin edilecektir. Plaketler yarışma konuları ile jürilerin görevlerine uygun bir biçimde özel olarak tasarlanacak ve idarenin onayına sunulduktan sonra yüklenici tarafından temin edilecektir…” düzenlemesi yer almaktadır. Yapılan incelemede, idare tarafından aşırı düşük teklif sınır değerin altında teklif sunan istekliye 27.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıda ““2023 Yılı Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmaları Mal Ve Hizmet Alım İşi" işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 27.07.2023 tarihine kadar İdaremize sunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 01.08.2023 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir. Açıklama: 2023 Yılı Gençler Arası Kültür ve Sanat Yarışmaları Kültür ve Sanat Yarışmaları Mal ve Hizmet Alım İşi ihalesine vermiş olduğunuz teklif dosyanız komisyonumuzca incelenmiş olup teklifiniz, aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiştir. Bu sebeple Teklif Mektubunuzun eki Birim Fiyat Teklif Cetvelinde önemli olduğu belirlenen ve tespit edilen 1,3,6,11,23,48,49,51,53,61,74 sıra nolu iş kalemleri için Kamu İhale Genel Tebliğinin hükümlerine riayet edilerek söz konusu aşırı düşük teklif sorgusuna cevap niteliğindeki belgelerinizin, 3 (Üç ) iş günü içerisinde Gençlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü bünyesinde kurulan Komisyon Başkanlığımıza ulaştırılması, ulaştırılmadığı takdirde teklifinizin değerlendirmeye alınmayacağının bilinmesi hususunda…” şeklindeki ifadeler ile aşırı düşük teklif açıklamasının istenildiği, bu doğrultuda açıklama talep yazısında idare tarafından ihale konusu işin kapsamını oluşturan ve birim fiyat teklif cetvelinde yer alan 78 iş kaleminden 11 iş kalemi (1,3,6,11,23,48,49,51,53,61,74 sıra nolu iş kalemleri) yönünden açıklama talep edildiği görülmüştür. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde, idareler tarafından teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak istenilmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır. Bu çerçevede Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde, ihale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesine ilişkin olarak ayrıntılı açıklamalara yer verilmiştir. Buna göre, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir. Buradan hareketle, gerek istekliler tarafından aşırı düşük teklif açıklamaların sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi gerekse de idareler tarafından bu açıklamaların sağlıklı bir şekilde değerlendirilebilmesi bakımından mevzuata uygun bir aşırı düşük teklif sorgulama işleminin gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir. Ancak somut olayda teklifi sınır değerin altında olan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısı esas alınarak aşırı düşük teklif açıklamaların sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi ve yapılan bu açıklamaların da sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesinin mümkün olmayacağı, şöyle ki ihale dokümanı düzenlemeleri kapsamında aşırı düşük teklif açıklaması istenen birim fiyat teklif cetvelinde yer alan 11 adet iş kaleminin içerisinde farklı maliyet bileşenlerinin (gider kalemlerinin - açıklama istenen midibüs araçlarının akaryakıt vb. giderleri) bulunduğu, dolayısıyla idarece açıklama istenen söz konusu iş kalemleri içerisinde teklifte önemli kabul edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddüde mahal vermeyecek şekilde belirlenerek teklifi sınır değerin altında olan istekliye yönelik aşırı düşük teklif sorgulamasının gerçekleştirilmesi gerektiği, bu bağlamda ihalede aşırı düşük teklif açıklamasının yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, aşırı düşük teklif sorgulamasının önemli maliyet bileşenleri açık ve net bir şekilde belirtilerek yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, Oybirliği ile karar verildi.