2022/1297134 İhale Kayıt Numaralı "33 Kalem Temizlik Malzemesi" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Morbuz Org. Ltd. Ş ti, İHALEYİ YAPAN İDARE: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Tıp Fakültesi (Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi) , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2022/1297134 İhale Kayıt Numaralı “ 33 Kalem Temizlik Malzemesi ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Tıp Fakültesi (Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi) tarafından 27.12.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ 33 Kalem Temizlik Malzemesi ” ihalesine ilişkin olarak Morbuz Org. Ltd. Şti.nin 16.03.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 03.04.2023 tarih ve 87146 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.04.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/488 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 22, 23 ve 28’inci kalemlerine ilişkin olarak sundukları teklifin yapılan numune incelemesi sonucunda değerlendirme dışı bırakıldığı, işlemin objektif kriterlere dayanmadığı ve kamu zararı oluştuğu, ürünlerinin TSE standartlarında olduğu, ayrıca idarece mevzuatta belirtilen sürelere uyulmaksızın ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalandığı iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir: …9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları….” hükmü, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir. (2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir. (3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır. (4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir. (5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. (6) İş ortaklığında teklif edilen mal esas alınarak ortaklardan biri, birkaçı veya tümü tarafından teklif edilen mala ilişkin olarak ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılan düzenleme çerçevesinde; numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulur. Konsorsiyumların katılabileceği ihalede, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafa yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenilen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” hükmü, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması, Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır. 57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir. 57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir. ” açıklamaları yer almaktadır. İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı ikinci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: 33 Kalem Temizlik Malzemesi Alımı b) Türü: Mal alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: 150.05.01 e) Miktarı: 33 Kalem Temizlik Malzemesi Satın Alınması işine ait malzemenin türü ve miktarı ekte belirtilmiştir. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Omusuvam Hastane Genel Deposu Atakum/ Samsun” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı yedinci maddesinde “ 7.5.5 Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz. 7.5.6. Teklif edilen ürünlerle ilgili Teknik Şartnamede ayrıntılı teknik bilgilerin yer aldığı tanıtım materyalleri (kullanım kılavuzu, broşür, katalog, prospektüs, fotoğraf vb.) isteniyorsa; Yeterlik Bilgileri tablosunda bu durum beyan edilecek (KATALOG vs. şeklinde) ve idarece Tevsik Edici Belgelerin sunulması tebligatına istinaden belirtilen süre içerisinde idareye sunulacaktır. 7.6. Bu madde boş bırakılmıştır. 7.6.1 Bu madde boş bırakılmıştır. 7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi: 7.7.1. Teklif edilecek ürünlerden,1,2,3,4,5,7,8,9,10,12,13,14,15,16,18,19,20,25,27,29,30,31,32 ve 33 sıra nolu malzemeler için en az 1'er adet, 6 sıra nolu malzeme için 1.500 gr., 11 sıra nolu malzeme için 5cm, 17 sıra nolu malzeme için 1 torba, 21,22,23,24 ve 28 sıra nolu malzemeler için 2 rulo, 26 sıra nolu malzeme için 1 paket numune istenecektir. Yeterlik bilgileri tablosunda numune verileceği beyan edilecektir. Numuneler OMU - SUVAM Hastane Genel Deposu Atakum / SAMSUN adresine teslim edilecek ve NUMUNE TESLİM TUTANAĞI idarece Tevsik Edici Belgelerin sunulması tebligatına istinaden belirtilen süre içerisinde diğer belgelerle birlikte idareye sunulacaktır...” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin 36.1. maddesinde “Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.” düzenlemesi, Teknik Şartname’de 22’nci kısma (80 X 110 Cm Evsel Atık Poşeti (Rulo) ilişkin olarak “ 7. En az 10 kg kaldırma kapasitesi olmalıdır. … 9. Her rulo en az 800 gr ağırlığında olmalıdır. 10. Yırtılmaya, delinmeye, patlamaya dayanıklı olmalıdır…” düzenlemesi, 23’üncü kısma (80 X 110 Cm Geri Dönüşüm Atık Poşeti) ilişkin olarak “ 7. En az 10 kg kaldırma kapasitesi olmalıdır. … 9. Her rulo en az 800 gr ağırlığında olmalıdır. 10. Yırtılmaya, delinmeye, patlamaya dayanıklı olmalıdır…” düzenlemesi, 28’inci kısma (Tıbbi Atık Poşeti) ilişkin “ 7. En az 10 kg kaldırma kapasitesi olmalıdır. 8. Her rulo en az 800 gr ağırlığında olmalıdır. … 12. Yırtılmaya, delinmeye, patlamaya dayanıklı olmalıdır…” düzenlemesi yer almaktadır. 08.03.2023 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibinin teklifinin “…22 ve 23 sıra numaralı malzemelerin Teknik Şartnamenin 7. ve 10. maddelerine, 28 sıra numaralı malzemenin Teknik Şartnamenin 7 ve 12. maddelerine…göre uygun bulunmadığı için” değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede, idarece numune incelemelerinin yapılarak tutanağa bağlandığı ve tutanakta istekli tarafından sunulan numunenin hangi maddeler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olmadığının tespitinin aşağıdaki şekilde yapıldığı; Kalem no Malzemenin Adı Miktarı Birimi Markası Teknik Değerlendirme Sonucu … … … … … … 22. Poşet çöp siyah 80x110 (rulo) 250.000 Adet Kupa 7. ve 10. Maddeye uygun değildir. 23 Poşet geri dönüşüm atık 80x110 100.000 Adet Kupa 7. ve 10. Maddeye uygun değildir. 28 Tıbbi atık çöp poşeti- kırmızı 80x110 cm (rulo) 150.000 Adet Kupa 7. ve 12. Maddeye uygun değildir. … … … … … … Tutanağın ihale komisyonunun iki üyesi tarafından imzalandığı, tutanak ekinde numuneler üzerinde yapılan testlere ilişkin fotoğraflara yer verildiği görülmüştür. Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, teklif edilen malın Teknik Şartname’de yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, ihale konusu ürünlerin numunelerinin istenebileceği, bu durumda isteklilerin sunması istenen numunelere ilişkin şartların ihale dokümanında belirtileceği, numunelere ilişkin yapılan doküman düzenlemelerinin idarenin takdir yetkisi dahilinde olduğu, isteklilerin, ihale doküman düzenlemelerine uygun olarak numuneleri sunmaları gerektiği, katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan isteklilerin sundukları numunelere ilişkin değerlendirmelerde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığının kontrol edileceği, inceleme sonucunun tutanak altına alınacağı, numunelerin ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır. Numune değerlendirmesi işlemlerinde isteklilerce teklif edilen ürünlerin ihale dokümanı düzenlemelerine uygunluğunun değerlendirmesine dair teknik belirlemenin takdir ve sorumluluğu idareye aittir. Kurum tarafından yapılan itirazen şikâyet incelemesinin ihale işlem dosyası üzerinden yapılması nedeniyle iddialara ilişkin değerlendirmeler dosyada yer alan bilgi ve belgeler ile sınırlı olarak yapılmakta ve yapılan incelemelerde numune değerlendirmesi ile ilgili olarak idarece gerçekleştirilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı hususları denetlenmektedir. Yapılan inceleme ve tespitler neticesinde, ihaleye ait İdari Şartname’de başvuruya konu kalemlere ilişkin olarak, ürünlerin ihale dokümanına uygunluğunun tespit edilebilmesi amacıyla idareye numune sunulması gerektiğinin düzenlendiği, söz konusu düzenlemeye istinaden numune değerlendirme işleminin ihale komisyonunun üyeleri tarafından yapılarak tutanağa bağlandığı, numune değerlendirmesiyle ilgili teknik belirlemenin idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu, numunelerin ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirmeler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu dikkate alındığında, başvuru sahibinin teklifinin, sunduğu numunelerin Teknik Şartname düzenlemelerine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık tespit edilmemiş olup başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır. Öte yandan, başvuruya konu kısımlara ilişkin ihale kararının 08.03.2023 tarihinde başvuru sahibi istekliye tebliğ edildiği, 4734 sayılı Kanun’un “Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi” başlıklı 41’inci maddesinin son fıkrasında belirtilen 10 günlük süre beklenmeksizin ihale üzerinde bırakılan 2 B Temizlik ve Gıda Maddeleri Teks. Tic. ve San. Ltd. Şti.’ne sözleşmeye davet yazısı gönderildiği ve sözleşmenin 23.03.2023 tarihinde imzalandığı anlaşılmıştır. Bu bağlamda, sözleşmenin usulüne uygun olarak imzalanmadığı görülmekte ise de, yukarıda yapılan inceleme neticesinde, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik iddialarının yerinde olmadığı sonucuna ulaşıldığından, mevzuatta öngörülen sürelere uyulmadan sözleşme imzalanmasına ilişkin aykırılığın esasa etkili olmadığı ve istekliler nezdinde bir hak kaybına yol açmadığı anlaşılmış, bu hususta düzeltici işlem tesisine gerek bulunmadığı değerlendirilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine, Oybirliği ile karar verildi.