2023/60734 İhale Kayıt Numaralı "33 AYLIK HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (HBYS) HİZMET ALIMI İHALESİ" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Bilbest Bilişim Sağlık Eğitim Dış Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi, İHALEYİ YAPAN İDARE: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Haydarpaşa Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesi, BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/60734 İhale Kayıt Numaralı “33 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı” İhalesi KURUMCA YAPILAN İNCELEME: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Haydarpaşa Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 27.02.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ 33 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin olarak Bilbest Bilişim Sağlık Eğitim Dış Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi tarafından 22.03.2023 tarih ve 85442 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.03.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/438 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi: İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; Haydarpaşa Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesinin 2023/60734 İhale Kayıt Numaralı “33 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı İhalesi” ne ilişkin 07.03.2023 tarihinde taraflarına EKAP üzerinden tebliğ edilen kesinleşen ihale kararında, ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak firmalarının belirlendiğinin bildirildiği, İdare tarafından sözleşmeye davet edilmeleri beklenirken, 17.03.2023 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen yazıda düzeltici işlem kararı verildiğinin bildirildiği, söz konusu kararda, kesinleşen ihale komisyonu kararına yapılan itirazların değerlendirmesi sonucunda, Teknik Şartname’nin 4.23’üncü maddesinde yer alan “Demo komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere isteklileri ikinci aşamaya davet edecek, en az 2 firmanın demoyu geçtiğine karar verirse demo aşamasına son verilebilecektir. İsteklinin HBYS yazılımı, kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımı olması halinde kurumda kullanılan canlı sistem üzerinden demo gerçekleştirilebilecektir. İdare isterse demonun bir bölümünü isteklinin hâlihazırda HBYS’sinin kurulu olduğu bir hastane varsa bu hastanede (Resmi işlemler ve yazışmalar idarece yapılacaktır) veya kurulu olan hastaneye bağlantı yaparak HBYS’nin teknik şartnameye uygunluğunu canlı veriler üzerinden de denetleyebilir.” hükmü gereğince kurumda hali hazırda HBYS hizmeti veren mevcut istekliye demonstrasyon yaptırılmaması, ayrıca demonstrasyon ile ilgili Teknik Şartname ve İdari Şartname arasında farklılıklar olması nedenleri ile, Kamu İhale Kanunu’nun Temel ilkeler başlıklı 5’inci maddesinin “ İdareler, bu Kanun’a göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü gereğince ihalede rekabetin oluşmadığı, idarenin açıklığı ve şeffaflığı sağlayabilmesi, kamu yararı ve hizmet gerekliliği gerekçesiyle ihalenin iptal edilmesinin uygun olacağına karar verildiğinin ifade edildiği, İhale dokümanında rekabeti sınırlayıcı bir düzenleme bulunmadığı gibi ihaleye yeterli sayıda katılım gerçekleştiği ve rekabet oluştuğu, somut ihalede yeterli rekabetin oluşmadığı gerekçesinin maddi gerçeklikle örtüşmediği, herkesin katılımına açık bir şekilde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen ihalede tekliflerin değerlendirmesinin sonucunda geriye tek isteklinin kalmasının ihalede rekabet koşullarının oluşmadığı anlamına gelmeyeceği, nitekim 8 istekli olabilecek tarafından ihale dokümanı indirildiği ve ihaleye 5 istekli tarafından teklif sunulduğu, SBYS/HBYS sektöründe sadece sınırlı sayıda yazılım üreticisinin Kayıt Tescil Belgesine sahip olduğu ve bu alanda istekli sıfatıyla ihalelere katılabildiği hususu gözetildiğinde, ihaleye 5 isteklinin katılmış olmasının yeterli rekabet koşullarının bulunduğunun açık bir göstergesi olduğu, öte yandan, diğer 4 isteklinin teklif fiyatının, yaklaşık maliyetin üzerinde olmasının da yeterli rekabetin oluşmadığı anlamına gelmeyeceği geçerli tek bir teklifin kalmasının rekabetin oluşmadığını göstermeyeceğinin pek çok kamu ihale kurulu ve mahkeme kararında kabul edildiği, Ayrıca, Teknik Şartname’nin 4.23’üncü maddesinin ihalenin iptal gerekçesi olamayacağı, ihalenin iptal gerekçesi olarak gösterilen Teknik Şartnamenin 4.23’üncü maddesinde yapılan düzenleme gereğince kurumda hali hazırda HBYS hizmeti veren mevcut istekliye demonstrasyon yaptırılmaması hususlarının birbiri ile örtüşmediği, Kamu İhale Kurulu’nun yerleşik kararlarında vurgulandığı üzere, doküman düzenlemelerine yönelik olarak süresi içerisinde şikâyet/itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmaması halinde mevcut doküman düzenlemelerinin bu haliyle kesinleştiği, teklif değerlendirmesinin de kesinleşen ihale dokümanı düzenlemelerine göre yapılması gerektiği, Teknik Şartname’nin 4.23’üncü maddesindeki düzenlemenin demonun ikinci aşamasına yönelik bir düzenleme içerdiği ve bu düzenlemenin 2. aşamaya mutlaka en az iki firmanın katılması ve demoda başarı olmasını zorunlu kıldığı şeklinde anlaşılmasının hukuken mümkün olmadığı, İlgili ihale dokümanında, mevcut yüklenicinin demoya tabi tutulup tutulmayacağı konusunu idarenin takdirine bıraktığı, idarece takdirin mevcut yükleniciyi demoya tabi tutmama yönünde kullanılmasının ihale dokümanına aykırı olmayacağı ve rekabeti sınırlayıcı bir sonuç doğurmadığı, idareler tarafından söz konusu hususa ilişkin düzenleme yapılmasının önünde kamu ihale mevzuatı açısından bir engel bulunmadığı, bu kapsamda da söz konusu hususa ilişkin Teknik Şartname’de yapılan düzenlemenin mevzuata aykırı olduğu sonucuna ulaşılamayacağı, bu nedenle idarenin ihaleyi iptal kararının yerinde olmadığı, Teknik Şartname ve İdari Şartname’nin demonstrasyon ile ilgili hükümleri arasında farklılık bulunmadığı, idarenin “ Demonstrasyon ile ilgili Teknik Şartname ve İdari Şartname arasında farklılıklar olması” gerekçesinin de hukuki gerçeklikle örtüşmediği, İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesinde, “ Demonstrasyon süreci sırası Teknik Şartname’nin demonstrasyon ve içeriği maddesinde yazılan bilgilere göre yapılacaktır.”, “Demonstrasyona ait tüm hususlar Teknik Şartname’nin maddelerine göre değerlendirilecektir.” düzenlemelerine yer verildiği, dolayısıyla her iki şartname hükümlerinde bu bağlamda bir çelişkinin varlığından söz edilemeyeceği, İdarenin ihalenin iptaline ilişkin takdir hakkını usulüne uygun kullanmadığı, idare iptal yetkisini kullanacak ise, bunu ilk ihale kararını almadan, yani en avantajlı teklifi belirlemeden yapması gerektiği, çünkü ilk ihale komisyonunun alındığı an itibariyle, diğer isteklilerin teklif fiyatının yaklaşık maliyetin üzerinde olduğunun bilindiği, tüm bu hususlar açıkça ortada iken idarece tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, ihale kararının kesinleşmesinden sonra, yapılan itirazlar üzerine bu kez idarenin, ortada yasal bir değişiklik olmadığı gibi maddi olayda bir değişiklik olmamasına rağmen ihalenin iptaline karar verdiği, idarenin ihalenin iptalindeki takdir yetkisini kamu yararı ve hizmetin gereklerine dayalı olarak kullanmadığı, Kanun koyucunun bilerek ve isteyerek sadece Kanun’un 16, 39 ve 40’ıncı maddesinde iptal yetkisi tanıdığı, iptal yetkisinin sadece ilgili maddelerde belirtilen koşullarda ve aşamalarda kullanılabileceği, 4734 sayılı Kanun’un 40’ıncı maddesinde, " İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. " hükmünün bulunduğu, ihale yetkilisine komisyon kararının kendisine arz edilmesinden itibaren 5 gün içinde gerekçeli olmak kaydıyla iptal yetkisi tanındığı, bu yetkinin, komisyon kararından sonra ve en geç beş gün içinde kullanılmasının mümkün olduğu, firmaları bakımından hak doğurucu bir işlem niteliğindeki onaylanmış ihale kararının geri alınmasının hukuken meşru ve mantıken kabul edilebilir bir gerekçesinin bulunmadığı, iptal yetkisinin kamu yararı ve hizmet gereklerine uygun olarak kullanılmadığı iddialarına yer verilmiştir. İptal gerekçeleri ile sınırlı olarak yapılan inceleme sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptali” başlıklı 39’uncu maddesinde “ İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Ancak, idare isteklilerin talepte bulunması halinde, ihalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirir ” hükmü, Aynı Kanun’un “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 40’ıncı maddesinde “ ... İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır... ” hükmü, Anılan Kanun’un “Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi” başlıklı 41’inci maddesinde “ İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır… ” hükmü, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “….7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi: 7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır. 7.7.2. *Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personellerce hastane tarafından belirlenen zamanda yapılacaktır. *MKYS, MEDULA, TİG, E-Nabız, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar istekli tarafından önceden hazırlanacaktır. *Demonstrasyon için gerekli tüm ekipman yüklenici tarafından sağlanacaktır. *Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır. *İhaleden önce yüklenici demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir. *Demonstrasyon süreci sırası Teknik Şartname’nin demonstrasyon ve içeriği maddesinde yazılan bilgilere göre yapılacaktır. * Demonstrasyon, İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır. * İdare gerek görürse demonstrasyon senaryosu hazırlayabilir ve bu senaryoya göre icra edilmesini talep edebilir. Bu durumda ilgili senaryolar, demonstrasyon talep edilen tüm isteklilere eş zamanlı bildirilecektir. * Demonstrasyon ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları İhale komisyonunun vermesi şartı ile idare gerek gördüğü teknik personeli demonstrasyona çağırabilecektir. Bu çalışmada Sağlık Bakanlığının diğer kurumlarında çalışan personeller de görevlendirilebilir. * Demonstrasyon için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekânda demonstrasyon başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır. * Demonstrasyon sonucunu gösterir tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir. * İhale sürecinde program demonstrasyonu istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demonstrasyonda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir. * Demonstrasyonun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının herhangi birinde yeterliliği olmayan firma ihale dışı kalacaktır. * İstekli bu mekânda prototip bir hastane için gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi çalışır halde bulunduracaktır. (1 adet server, en az 3 adet client bilgisayarı, LCD, barkod okuyucu, barkod yazıcı, yazıcı, 1 adet projeksiyon cihazı, 1 adet Android veya IOS Tablet PC, … vb.). * Yüklenici internet erişimi gerektirecek maddelerin kontrolü için taşınabilir internet erişimi cihazını beraberinde getirecektir. Tüm giderler yükleniciye aittir. * Demonstrasyon’a katılacak firmalarla hasta haklarının ve personel özlük bilgilerinin korunmasına yönelik “gizlilik sözleşmesi’’ imzalanacaktır. * Demonstrasyon süresi idare tarafından belirlenecektir. * Demonstrasyon bitiminde server idarece formatlandıktan sonra istekliye teslim edilecektir. * Demontrasyon'a ait tüm hususlar Teknik Şartname’nin maddelerine göre değerlendirilecektir.” düzenlemeleri, Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır. 4.2. MKYS, MEDULA, TİG, E-Nabız, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar istekli tarafından önceden hazırlanacaktır. 4.3. Demonstrasyon için gerekli tüm ekipman yüklenici tarafından sağlanacaktır. 4.4.Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır. 4.5. İhaleden önce yüklenici demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir. . Demo, İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır. 4.7. İdare gerek görürse Demo senaryosu hazırlayabilir ve bu senaryoya göre icra edilmesini talep edebilir. Bu durumda ilgili senaryolar Demo talep edilen tüm isteklilere eş zamanlı bildirilecektir. 4.8. Demo ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları İhale komisyonunun vermesi şartı ile idare gerek gördüğü teknik personeli DEMO’ya çağırabilecektir. Bu çalışmada sağlık bakanlığının diğer kuramlarında çalışan personellerde görevlendirilebilir. 4.9. İstekli, Demo mekânında aynı anda en fazla 5 (beş) kişi bulunduracaktır. 4.10. DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekânda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır. 4.11. Demo sonucunu gösterir tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir. 4.12. İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir. Tanım: Hastanelerin mevcut verilerinin diğer bir HBYS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımının yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi, isteklinin önerdiği HBYS’nin teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi ve LOG’ lamı tutulup tutulmadığının Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak kontrol edilmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır. DEMO aşamasını geçemeyen yükleniciler ihale dışı bırakılırlar. Teslim alınacak veriler yeni kurulacak sisteme eksiksiz ve hatasız aktarılacak ve bu verilerin kullanımı sağlanacaktır. VEM içerisinde olmayan, hastaneye özgü veriler için idareler bir önceki HBYS- tedarikçisinden istemiş oldukları verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ile ilgili doküman ve sorgulan hazırlatarak yeni başlayacak HBYS tedarikçisine teslim ederek mutlak suretle bu verilerin aktarımını sağlatacaktır” ifadeleri doğrultusunda demo için orijinal veritabanı formatında, aktarım kılavuzuna uygun, verinin alındığı zamana kadar eksiksiz vc VEM içerisinde olmayan hastaneye özgü verilerin de bir önceki HBYS tedarikçisinden hangi verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu vc bu verilerle ilgili doküman ve sorguların bulunduğu şekilde aktarım için yükleniciye teslim edilecektir. Demoda tüm verilerin kontrolü yapılacaktır. Aktarım sürecinde eksik teslimler anında haber verilerek idare koordinasyonunda teslimi yapan firmadan eksikleri tamamlaması istenecektir. Eksik bildirimleri için son tarih aktarımın tamamlanacağı son gün olacaktır. HBYS yazılımının kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımı olması halinde, İdare'nin yazılımın özelliklerine hakimiyeti bulunması nedeniyle demonstrasyon işlemleri yalnızca İdare tarafından talep edilmesi durumunda yapılacak. 4.13. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. İdare aşağıda yer alan herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunu belirlerse tespit tutanağı ile demo sürecine son verebilir. 4.14. Birinci Aşama: HBYS yazılımı, kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımından farklı bir yazılım olması halinde, İdarelerin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş (son 9 aylık) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli kendi HBYS’sine15 (onbeş) iş günü içerisinde aktaracaktır. Ayrıca HBYS ’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır. İkinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü 4.15.1. HBYS yazılımı, kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımından farklı bir yazılım olması halinde, İstekli ilk bölümünde veri (hastane işleyişinde kullanılan tüm verileri) aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Bakanlık VEM.exe. programı ile aktarımı kontrol edecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır. 4.15.2. İhale komisyonu tarafından kabul görülen firma ya da firmalar DEMO sürecinde veri aktarımı eksiksiz yapmalıdır. Aksi taktirde DEMO süreci başarısız sayılacaktır. Üçüncü Aşama : Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği 4.16.1. Üçüncü aşamada firma HBYS’nin teknik şartnameye uygunluğunu göstererek komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Aşağıda yer alan maddelerin kontrolü vc tüm teknik şartname maddelerinin kontrolü bu aşamada yapılacaktır. 4.16.2. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları. MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları, 4.16.3. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi. 4.16.4. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma, 4.16.5. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları, Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi, Demirbaş yönetimi (idarenin talebi doğrultusunda gerçekleştirilecektir.) 4.16.8 Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans- takıp sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler, (idarenin talebi doğrultusunda gerçekleştirilecektir.) Kalite yönetiminde HBYS’ye yönelik maddeler. 4.16.10. İndikatör yönetiminde HBYS’ye yönelik maddeler, 4.16.11. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi. 4.16.12. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi 4.16.13. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü, 4.16.14. Öncelikli maddelerden biri olarak HBYS’nin USS’ye veri gönderim başarısı kontrol edilecektir. HBYS ile Bakanlık KDS kıyaslanarak detaylı kontroller yapılacaktır. İzinler idaremiz tarafından alınmak üzere firmanın HBYS’sinin kurulu olduğu hastaneler varsa bu hastanelere bağlantı yapılarak HBYS’nin Bakanlık KDS’ye veri gönderimleri detaylı olarak kontrol edilecektir. 4.16.15. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler, 4.16.16. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri, 4.16.17. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve HBYS sistemi ile karşılaştırmaları, 4.16.18. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları, 4.16.19. Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı, 4.16.20. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi, 4.16.21.Diyet ve Rasyon Sistemiilediyet işlemleri, 4.16.22. Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması, ayrıca Hastane İdaresi tarafından oluşturulan tüm çalışma listeleri ve puantajlar HBYS sistemi üzerinden hazırlanabilmelidir.(İdarenin talebi doğrultusunda gerçekleştirilecektir.) 4.16.23 Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi, 4.16.24 Kiosk sistemleri,( Hastane idaresi tarafından talep edildiği durumda istenilen birimlerde aktif edilecektir.) 4.16.25. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama. 4.16.26. HBYS’de yer alan tüm modüllerin teknik şartname ve mevzuata göre uygunlukları detaylı olarak kontrol edilecektir. 4.17. Dördüncü Aşamalı Log Tutma ve Analizi Bu şartnamenin 20.maddesinde detaylandırılan Loglama bölümünde tanımlanan loğların tutulup tutulmadığı Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümana temel alınarak kontrol edilecektir. 4.18. İhale sürecinde, değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO’nun Birinci Aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp ancak katılmayan firmalar diğer aşamalara katılamayacak olup, ihale dışı bırakılacaktır . 4.19. İsteklilere, DEMO’nun birinci ve ikinci (2,3 ve 4. aşama aynı zamanda yapılacaktır) aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. Birinci aşama tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabilecektir. Ancak ikinci aşama için firmalar farklı tarihlerde tek tek çağrılacaktır. 4.20. DEMO birinci aşamasında idarenin sağlayacağı bir mekânda demo veri setleri istekli adına imza yetkisi olan firma temsilcisine ihale komisyonu tarafından tutanak ile teslim edilecektir. 4.21. İsteklilere kendi serverlarına idarece verilen gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekânda 15 (Onbeş) iş günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekân dışına bilgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. Veri aktarım esnasında sunucularda internet bağlantısı olmayacaktır. DEMO aşamanın bitimine kadar firma serverları idarede kalacaktır. 4.22. İstekliler, idarenin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları gizlenmiş biçimde) idare ve istekli arasında gizlilik sözleşmesi imzalandıktan sonra sistemlerine aktaracaktır. İdare bu veriler üzerinde DEMO’nun ikinci, üçüncü ve dördüncü aşamasında bazı sorgulamaları (belli bir tarihteki poliklinik sayısı/yalan hasta sayısı/personel sayısı/bir ilacın stoktaki sayısını, form 56, form 53... vb.) ve teknik şartnamedeki kimi önemli maddeleri görmek/uygulatmak isteyecektir. DEMO’da sorulacak soruları İdare Heyeti DEMO sırasında belirleyecektir. 4.23. DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmaları İkinci Aşama ’ya davet edecek, en az 2 firmanın DEMO’yu geçtiğine karar verirse demo aşamasına son verilebilecektir. İsteklinin HBYS yazılımı, kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımı olması halinde kurumda kullanılan canlı sistem üzerinden DEMO gerçekleştirilebilecektir. İdare isterse DEMO’nun bir bölümünü isteklinin hâlihazırda HBYS’sinin kurulu olduğu bir hastane varsa bu hastanede (Resmi işlemler ve yazışmalar idarece yapılacaktır) veya kurulu olan hastaneye bağlantı yaparak HBYS’nin teknik şartnameye uygunluğunu canlı veriler üzerinden de denetleyebilir. 4.24. DEMO’nun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının herhangi birinde yeterliliği olmayan firma ihale dışı kalacaktır. 4.25. İstekli bu mekânda prototip bir hastane için gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi çalışır halde bulunduracaktır. (1 adet server, en az 3 adet client bilgisayarı, LCD, barkod okuyucu, barkod yazıcı, yazıcı, 1 Adet projeksiyon cihazı, 1. adet Android veya JOS Tablet PC, ... vb.). 4.26. Yüklenici internet erişimi gerektirecek maddelerin kontrolü için taşınabilir internet erişimi cihazım beraberinde getirecektir. Tüm giderler yükleniciye aittir. 4.27. DEMO’ya katılacak firmalarla hasta haklarının ve personel özlük bilgilerinin korunmasına yönelik gizlilik sözleşmesi” imzalanacaktır. 4.28. DEMO süresi (2.3. ve 4. aşama) idare tarafından belirlenecektir. 4.29 . DEMO bitiminde server idarece formatlandıktan sonra istekliye teslim edilecektir. 4.30. İstekli firma en az 2 yıllık Eğitim ve Araştırma hastanesinde deneyimini belgeleyebilmeli veya iş bitirime belgesini ihale dosyasına eklemelidir . İhale dokümanında yer alan belge ve bilgilerden şikâyete konu ihalenin Haydarpaşa Numune Eğitim ve Araştırma Hastanesi için 33 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı işine ilişkin olduğu, söz konusu iş kapsamında Şartname’de tanımlanan alımı yapılacak iş ile, idarelerin her seviyeden kullanıcının, hizmet sunum sürecinde ihtiyaç duyacağı veri/bilgiyi elde etme, kaydetme, güncelleme, geri çağırma ve gerektiğinde geri dönüşümsüz yok etmeyi içeren bir bilgi yönetim sistemi tedarik etmek, hastanelere başvuran hastaların tüm işlemlerinin (karşılanma, kayıt, muayene, tetkik, tedavi, randevu, sevk, reçete, yatış, ameliyat, taburcu vb. diğer sağlık hizmetlerinin), istatistik ve raporlamaların, yönetici karar destek sistemlerinin ve idari-mali hizmetlerin elektronik ortamda yürütülmesi ve hizmetlerin hiçbir noktada kayıp ve kaçağa uğramaksızın Sağlık Bakanlığınca belirlenen/belirlenecek olan standartlara uygun olarak kayıt altına alınması ile bu kayıtların, mevzuat ve hastane idaresinin ihtiyaçlarına uygun olarak işlenmesi, tedarik edilen sistemden Bakanlık, merkez ve bağlı kuruluşlarının sağlık hizmeti planlama ve politika geliştirme süreçlerinde ihtiyaç duyduğu veri gizlilik, güvenlik, mahremiyet ve bütünlük kuralları çerçevesinde sağlamasının amaçlandığı, ihaleye ilişkin 8 adet ihale dokümanının indirildiği, 27.02.2023 tarihinde elektronik ortamda birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen ihaleye 5 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme neticesinde 4 isteklinin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde olması gerekçesiyle uygun bulunmadığı ve anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve 07.03.2023 tarihli kesinleşen ihale komisyonu kararı ile yaklaşık maliyetin altında teklif veren Bilbest Bilişim Sağlık Eğitim Dış Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif olarak belirlendiği, daha sonraki aşamada bu karara karşı diğer istekliler tarafından idareye yapılan şikâyet başvuruları üzerine ihale komisyonunun 17.03.2023 tarihli düzeltici işlem kararı ile, ihalenin iptal edilmesine karar verildiği belirlenmiştir. İhale komisyonunun 17.03.2023 tarihli düzeltici işlem kararında ihalenin iptal edilme gerekçesi olarak “Teknik Şartname’nin 4.23’üncü maddesi hükmü gereğince Kurumda hali hazırda HBYS hizmeti veren mevcut istekliye demonstrasyon yaptırılmaması; ayrıca demonstrasyon ile ilgili Teknik Şartname ve İdari Şartname arasında farklılıklar olması nedenleriyle; Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen ilkelerden olan ihalede rekabetin oluşmadığı, idarenin açıklığı, şeffaflığı, kamu yararı ve hizmet gerekliliğinin sağlanmaması” olarak ifade edilmiştir. İdarece belirtilen ihalenin iptal edilme gerekçeleri irdelendiğinde, yukarıda aktarılan İdari Şartname’nin ve Teknik Şartname’nin demonstrasyona ilişkin ilgili hükümleri karşılaştırıldığında, aralarında çelişki yaratacak ifadelerin bulunmadığı görülmüştür. Teknik Şartname’nin ilgili maddesinin daha teknik detay içerecek şekilde düzenlendiği, mevzuatta da aynı konuda Teknik Şartname’de yer alan tüm hususların İdari Şartname’de birebir aynı olması gerektiğine ilişkin bir hüküm bulunmadığı anlaşılmıştır. Önemli olanın aynı konuda çelişki içeren düzenlemelere yer verilmemesi olduğu, böyle bir çelişkinin de bulunmadığı belirlenmiştir. Dolayısıyla ihalenin iptal edilme gerekçelerinden ilki uygun bulunmamıştır. Söz konusu ihalede ilk kesinleşen ihale komisyonu kararı ile ekonomik açıdan en avantajlı istekli olarak belirlenen Bilbest Bilişim Sağlık Eğitim Dış Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi için demonstrasyon değerlendirmesi yapılmadığı görülmüştür. Ancak idarenin düzeltici işlem kararında belirtildiği şekilde, Teknik Şartname’nin 4.23’üncü maddesinde Kurumda hali hazırda HBYS hizmeti veren mevcut istekliye demonstrasyon yaptırılmaması şeklinde bir düzenlemenin bulunmadığı, isteklinin HBYS yazılımı, kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımı olması halinde kurumda kullanılan canlı sistem üzerinden DEMO gerçekleştirilebileceği yönünde bir düzenleme bulunduğu tespit edilmiştir. İnceleme konusu ihalede 5 isteklinin teklif verdiği ve anılan isteklilerin tekliflerinin yaklaşık maliyetin üzerinde olması gerekçesiyle uygun bulunmadığı, geçerli teklif olarak belirlenen isteklinin de teklifinin yaklaşık maliyetin altında olduğu göz önüne alındığında ihalede Kamu İhale Kanunu’nun “ Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen ilkelerden olan rekabetin oluşmadığı, idarenin açıklığı, şeffaflığı, kamu yararı sağlanmadığı gerekçesinin de uygun olmadığı belirlenmiştir. Kamu ihale mevzuatında yer alan düzenlemelerden, idarelerin yapmış oldukları ihaleleri iptal etme yetkisinin bulunduğu, ancak ihalenin iptali noktasında idarelerin sahip olduğu takdir yetkisinin sınırsız olmadığı, bu yetkinin kamu yararı ve hizmet gerekleri ile sınırlı olduğu anlaşılmaktadır. İhalenin iptal edilmesine ilişkin işlemlerin gerçekleştirilmesinde takdir yetkisinin, gerekçe belirtilmek suretiyle kullanımı bu işlemin hukuka uygunluğu noktasında önem arz etmekte olup, ihalenin iptal edilmesi durumunda isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılması gerektiği anılan Kanun’da hüküm altına alınmıştır. Yapılan incelemede şikâyete konu ihalenin iptal edilme gerekçelerinin uygun olmadığı belirlendiğinden, ihalenin iptal kararının yerinde bulunmamıştır. Söz konusu kararın iptal edilerek, Bilbest Bilişim Sağlık Eğitim Dış Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin değerlendirmeye alınması ve anılan istekliye Teknik Şartname ve İdari Şartname’de belirtilen düzenlemelere uygun şekilde demonstrasyon yaptırmak suretiyle ihalenin yeniden değerlendirilmesi gerektiği anlaşılmıştır. Başvuru dilekçesinde yer alan “mevcut yüklenicinin demoya tabi tutulup tutulamayacağı konusunun idarenin takdirinde olduğu” iddiasının ise uygun olmadığı, zira bu durumda da kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımı olması halinde kurumda kullanılan canlı sistem üzerinden DEMO gerçekleştirilebileceği düzenlenmiştir. Yukarıda açıklanan nedenlerle, ihalenin iptal gerekçeleri uygun bulunmadığından, iptal kararının iptaline karar verilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde " başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması " koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, İdarenin ihalenin iptali kararının iptaline, Oybirliği ile karar verildi.