2023/261813 İhale Kayıt Numaralı "101 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Ahmet ARGUNHAN , İHALEYİ YAPAN İDARE: Sivas İl Sağlık Müdürlüğü , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/261813 İhale Kayıt Numaralı “ 101 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Sivas İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 19.04.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ 101 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı ” ihalesine ilişkin olarak Ahmet Argunhan ’ın 13.06.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.06.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 23.06.2023 tarih ve 98042 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.06.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/812 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgileri tevsik etmek üzere EKAP üzerinden isteklilere gönderilen yazının ihaleye katılan istekliler arasında bazılarının bildirim kutusuna ulaştığı ve bildirim geçmişinde yer almasına karşın iki isteklinin bildirim kutusuna ulaşmaması ve bildirim geçmişinde bulunmaması durumunda Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve Tebligatlar” başlıklı 5’inci maddesi uyarınca yazının tebliğ edilmiş olmayacağı ve bu hususun da 4734 sayılı Kanun’da belirtilen temel ilkelere aykırılık teşkil edeceği, -Diğer yandan kendileri tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri “Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi”nin İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenmediği ve belgenin sunulmasına gerek olmadığı, ayrıca söz konusu belgenin internet ve üts’den sorgulanabileceği iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “…a) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü,, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 5’inci maddesinde “(1) Kurum tarafından idarelere, Kurum ve idareler tarafından aday, istekli ve istekli olabilecekler ile yüklenicilere EKAP üzerinden yapılacak tebligatlarda, teyit aranmaz ve tebligat sürecine ilişkin bildirim zamanı, konusu ve içeriği gibi bilgiler EKAP üzerinde kayıt altına alınır. Bu kapsamda, her türlü bilginin muhafazası ve bildiriminde; veri bütünlüğünün, kolay erişilebilirliğin, uyumluluğun ve eşit muamelenin sağlanması zorunludur. (2) EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın ilgililere ait EKAP’ta yer alan bildirim kutusuna ulaştığı tarih, bildirim tarihi olarak kabul edilir. EKAP üzerinden tebligat işlemleri iş günü ve mesai saatlerine bağlı kalınmaksızın her zaman gerçekleştirilebilir. Ancak, tebligatın EKAP tarafından ilgililere bildirimi her koşulda iş günlerinde ve 9.00-18.00 saatleri arasında yapılır…” hükmü, İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: 101 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme b) Türü: Mal alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: e) Miktarı: 101 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Sivas Ağız ve Diş Sağlığı Hastanesi, Sivas Devlet Hastanesi, Divriği Sadık Özgür Devlet Hastanesi, Gemerek Devlet Hastanesi, Gürün Devlet Hastanesi, Kangal Devlet Hastanesi, Suşehri Devlet Hastanesi, Şarkışla Devlet Hastanesi, Yıldızeli Devlet Hastanesi ve Zara Devlet Hastanesi.” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:…7.5.3.4. 1.İsteklinin T.C. İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına (TİTUBB) veya Ürün Takip Sistemine (ÜTS) kayıtlı olduğunu gösterir belge. 2.İstekli teklif edilen ürünün tedarikçi firmasının (imalatçı, ithalatçı) bayii ise tedarikçi firmanın TİTUBB/ÜTS kayıtlarını gösterir belge ile isteklinin tedarikçi firmanın bayii olduğuna dair TİTUBB/ÜTS kayıtlarını gösterir belge. 3.Teklif edilen ürün (kit, sarf malzeme ve bunların kullanılacağı cihazlar) TİTUBB/ÜTS kapsamında ise ürünün TİTUBB/ÜTS'ye kayıtlı olduğunu gösterir belge; ürün TİTUBB/ÜTS kapsamında değilse tedarikçi (imalatçı, ithalatçı) firmanın KAPSAM DIŞI beyanını gösterir belge ile isteklinin ürünü satmaya yetkili olduğunu gösterir belge. Teklif edilen ürünlerin TİTUBB veya ÜTS'ye kayıtlı olduğunu gösterir belgeler her bir ürün için ayrı ayrı sunulacak/beyan edilecektir. Ayrıca TİTUBB veya ÜTS numaraları bir liste halinde sunulacaktır…7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler: {Belirtilmemiştir} 7.5.5 Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz. 7.5.6. Teknik Şartnamesinde numune/katalog ile ilgili hüküm bulunan kalemler için Teknik Şartnamede belirtildiği kadar ve belirtilen şekilde numune/katalog, Teknik Şartnamesinde numune/katalog ile ilgili hüküm bulunmayan kalemler için en az bir adet numune/katalog ihale saatinden sonra teklif değerlendirilmesi aşamasında isteklilere EKAP üzerinden gönderilecek tebligat ile istenecektir. Bu tebligatta belirtilen süre içerisinde numune/katalog teslimi yapmayan isteklinin, numune/katalog teslimi yapmadığı kaleme ilişkin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. Numuneler ayrı ayrı paketlenecek ve üzerine ihale kayıt numarası, istekli adı ve ihale kalem sıra no yazılarak, istekli tarafından düzenlenecek numune teslim tutanağı ile teslim edilecektir. İhale günü veya daha öncesinde numune/katalog teslim edilmeyecektir…” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir. 20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 101 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir; Her bir kısım için ayrı ayrı teklif verilebilir. Birden fazla kısmın bir isteklinin uhdesinde kalması halinde tek sözleşme imzalanabileceği gibi birden fazla sözleşme de imzalanabilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır. Başvuru sahibi istekli tarafından iddia konusu edilen kısımlar (6, 7, 8, 9, 18, 20, 22, 29, 33, 34, 35, 41, 44, 47, 50, 52, 56, 57, 58, 62, 64, 72, 73, 74, 82, 89, 92, 97, 98, 99) yönünden yapılan incelemede; anılan istekli’ye EKAP üzerinden gönderilen 28.04.2023 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıya istinaden istekliden 05.05.2023 tarihine kadar beyan ettikleri bilgileri tevsik eden belgeleri ve numune/katalog sunulmasının istenildiği, ancak söz konusu isteklinin belirtilen tarihe kadar tevsik edici belgeler ile numune/katalog sunmadıkları gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, iddia konusu kısımlar açısından diğer isteklilerin anılan tarihe kadar istenilen belge, numune ve katalogları sunduğu anlaşılmıştır. 28.04.2023 tarihli “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıda; “101 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 05.05.2023 tarihine kadar İdaremize sunmanız, numune/demonstrasyon değerlendirmesi için teklif ettiğiniz ürüne/ürünlere ilişkin örnekleri aşağıdaki tabloda belirtilen adrese ulaştırarak, yine aşağıdaki tabloda belirtilen tarih ve adreste değerlendirme için hazır bulunmanız gerekmektedir. Sunulması Gereken Belgeler Vekaletname Bilgileri Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci Maddesinin İkinci Fıkrasına Uygun Olarak Alınan Geçici Teminat Mektubu (Bu mektuplara ilişkin bilgiler EKAP'a elektronik ortamda aktarılmalıdır.) Geçici Teminat Mektubu Dışındaki Teminatlar Yetkili kurum ve kuruluşlara kayıtla ilgili belgeler Diğer Belge Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar NOT: Yalnızca karşısına adres ve saat bilgisi girilen kalemler için numune gönderiniz/getiriniz. Numune değerlendirilmesi aşamasında kurumda hazır bulunmanız gerekmemektedir…” ifadeleri yer almakta olup, yazı içeriğinde kısımlara ilişkin sunulması istenilen yerli malı belgesi, numune, katalog ve fotoğrafların belirtildiği tabloda bulunmaktadır. Söz konusu yazıya ilişkin EKAP tebligat sorgulamadan yapılan incelemede, anılan yazının başvuru sahibi istekli’ye “İdare’nin Bildirimi Gönderme Tarih ve Saati”nin “28.04.2023 15:41:24”, “Tebliğ Tarihi ve Saati”nin “28.04.2023 15:41:24” şeklinde olduğu, benzer nitelikteki yazıların diğer isteklilere de aynı tarihte tebliğ edildiği anlaşılmıştır. Ancak başvuru sahibi tarafından söz konusu yazının EKAP bildirim kutusuna ulaşmadığı iddia edilmektedir. Bu çerçevede EKAP sistemi üzerinden yapılan incelemede; başvuru sahibi istekli tarafından iddia konusu edilen 28.04.2023 tarihli “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının EKAP tebligat sorgulamadan anılan tarihte (28.04.2023) gönderildiğinin anlaşıldığı, ancak başvuru sahibi istekli ile diğer isteklilere bahse konu yazıya yönelik gönderilen tebligata ilişkin EKAP üzerinden bildirim yapılmadığı, ayrıca istekli tarafından bahsi geçen yazının 11.05.2023 tarihinde okunduğu ve bu tarih itibarıyla da herhangi bir belge sunulmadığı anlaşılmaktadır. Yukarıda aktarılan tespit ve değerlendirmeler kapsamında, hiçbir istekliye bahse konu yazıya yönelik bildirim yapılmadığı, ancak bu durumun isteklilerin EKAP üzerinden tebligatlar sayfasından yapılan tebligatları takip etme zorunda olduğu bilgisi doğrultusunda basiretli tacir olan Ahmet Argunhan’ın EKAP üzerinden tebligat sayfasından yapılan tebligatları takip etme zorunluluğunu ortadan kaldırmadığı, dolayısıyla söz konusu yazının 28.04.2023 tarihinde saat 15:41’de EKAP tebligatlar sayfasında görünür hale geldiği ve istekli tarafından bahsi geçen yazının 11.05.2023 tarihinde okunduğu ve bu tarih itibarıyla da herhangi bir belge sunulmadığı, diğer yandan ihaleye teklif veren diğer isteklilerin anılan yazıyı görüp ilgili belgeleri idareye sunduğu ihale komisyonu kararından açıkça anlaşılmaktadır. Bu nedenle anılan istekli tarafından söz konusu yazıda istenilen belgelerin idareye teslim edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Bu itibarla, anılan istekli tarafından idarece sunulması istenilen belgelerin süresi içerisinde idareye teslim edilmediğinden idarece Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 58/A maddesinin 9’uncu fıkrasının “a” bendi uyarınca tesis edilen işlemin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır. Diğer taraftan, başvuru sahibi istekli tarafından yeterlik bilgileri tablosunun “Yetkili kurum ve kuruluşlara kayıtla ilgili belgeler” kısmının “Belge Adı ve Düzenleyen Kurum/Kuruluş” satırında “Tıbbi Cihaz Satış Yetki Belgesi, Kayseri İl Sağlık Müdürlüğü”, “Belgenin Tarihi, Sayısı ve Geçerlik Tarihi” “30.05.2016,38/TCSM/26-0” şeklinde beyan edildiği görülmüştür. İdari Şartname’nin 7.5.3.4’üncü maddesinde yer alan “… isteklinin ürünü satmaya yetkili olduğunu gösterir belge…” düzenleme uyarınca yeterlik kriteri olarak belirlendiği, ancak istekli tarafından “Tıbbi Cihaz Satış Yetki Belgesi”nin internet ve üts’den sorgulanabileceği iddia edilmektedir. Söz konusu belgenin sorgulanabilir bir belge olduğu ancak idarece anılan belgeye ilişkin yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler üzerinden yapılan sorgulama neticesinde belgeye ulaşılamadığı, bu itibarla idarece 28.04.2023 tarihli yazı ile ilgili belgelerin idareye sunulması istenilmiştir. Bu doğrultuda idare tarafından yeterlik kriteri olarak belirlenen ve anılan istekli tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen ancak sunulmayan belgeler üzerinden idarece gerçekleştirilen işlemin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. Öte yandan, ihalenin şikâyete konu kısımlarının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 27.322,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 54.677,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 27.355,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, 1) Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine, 2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine, Oybirliği ile karar verildi.