2023/898073 İhale Kayıt Numaralı "HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI (HBYS)" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Egesoft Bilgi Teknolojileri San. ve Tic. Ltd. Şti. , İHALEYİ YAPAN İDARE: Ankara 29 Mayıs Devlet Hastanesi Başhekimliği, BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/898073 İhale Kayıt Numaralı “ Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı (Hbys) ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Ankara 29 Mayıs Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 27.09.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı (Hbys) ” ihalesine ilişkin olarak Egesoft Bilgi Teknolojileri San. ve Tic. Ltd. Şti. nin 19.09.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 03.10.2023 tarih ve 110929 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.10.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/1130 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Ankara 29 Mayıs Devlet Hastanesi tarafından 27.09.2023 tarihinde yapılan ihaleye ilişkin olarak Teknik Şartname’nin ilgili maddelerinin değiştirilmesi yönünde 19.09.2023 tarihinde talepte bulunulduğu, ancak şikayet başvurularına dair 10 günlük süre içerisinde idarece herhangi bir karar alınmadığı, bu sebeple ihaleye teklif veremedikleri, İdari Şartname’nin 25.3.1’inci maddesinde sayılan tüm giderlerin eksiksiz olarak teklif verilirken gözetilmesi gereken giderler olduğu, dolayısıyla bu giderlerin idarelerce yanlış anlaşılmaya ve teklif fiyatını etkilemeye yol açmayacak şekilde idari ve teknik şartnamelerde düzenlenmesinin zorunlu olduğu, HBYS hizmetlerinde yüklenicilerin kendi yazılımlarını kurum bünyesinde bulunan sunucu bilgisayarlara yükleyerek kurumdaki sağlık hizmetlerini yürüttükleri, ancak bu yazılım yüklemesinin VTYS (Veri tabanı Yönetim Sistemi) denilen ikinci bir yazılım sistemi üzerine yapıldığı, VTYS lerin yazılım telif haklarıyla korunan, kapalı kaynak kodlu ve sınırlı şekilde telif haklarıyla korunan, açık kaynak kodlu olmak üzere iki türünün mevcut olduğu, bu farklı lisanslama modellerinin çok farklı maliyetlerinin ortaya çıktığı, bu sebeple idarenin daha önce satın almış olduğu bir VTYS lisansının bulunup bulunmadığı, bu lisansın hangi tür lisans olduğu, bu VTYS lisansının hangi sunucu veya sunucularda kullanılmak üzere lisanslandırıldığı, adetleri, işlemci sayıları, işlemcilerin çekirdek sayıları, kaç kullanıcı için lisanslama yapılacağı gibi bilgileri net bir şekilde şartnamelerinde belirtmesi gerekirken Teknik Şartname’nin 17’nci maddesinde “Yüklenici tarafından temin edilen HBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısının İdare’nin sahip olduğu VTYS’den farklı bir VTYS olması durumunda gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir.” düzenlemesine yer verildiği ancak idarenin VTYS’sinin hangi lisansa sahip olduğu bilgisine yer verilmediği, ayrıca yüklenicinin VTYS kurulumunu, EK-xx Tablo x’de bulunan kuruma ait VTYS sunucusuna yapacağının düzenlendiği halde söz konusu Şartname’de veri tabanının yüklemesinin yapılacağı sunucunun bilgilerine yer verilmediği, bu durumun maliyet hesabı yapmalarını ve ihaleye istekli olarak katılmalarını engellediği, bu sebeple söz konusu düzenlemelerin Kanun’un 5’inci maddesine aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir. Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu ihale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü, Anılan Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir: … b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için; … 6) İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler, … İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü, Aynı Kanun’un “İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar” başlıklı 27’nci maddesinde “…İdari şartnamede ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur: … e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri ” hükmü, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 16’ncı maddesinde (1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir . Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur…” hükmü, Sağlık Bakanlığı tarafından yayımlanmış olan Sağlık Bilgi Yönetim Sistemleri Hakkında Yönetmelik’in “SBYS hizmeti alımı süreçleri” başlıklı 10’uncu maddesinde “(1) İdare, SBYS hizmeti alımı süreçlerini Genel Müdürlük tarafından internet sitesinde yayımlanan Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzuna göre yürütür. İdareler, bu kılavuz ile çelişmeyen hükümleri şartnamelere veya yöntem beyanı dokümanına ekleyebilir.” hükmü, Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü’nün yayımlamış olduğu Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu (SBYS-AK)’nun “Amaç ve Kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “Kılavuzun amacı herhangi bir Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) alımında gereksinim duyulacak genel şartların belirlenmesi olup doküman, konuyla ilgili teknik önerileri kapsamaktadır.” açıklaması, Anılan Kılavuzun “Veri Tabanı Yönetim Sistemi” başlıklı 21’inci maddesinde “21.1. VTYS için açık kaynak kodlu VTYS tercih edilebilir, bu konuda sorumluluk tamamen Yükleniciye aittir. 21.2. VTYS’nin açık kaynak kodlu olması durumunda lisans ile ilgili ibareler dikkate alınmayacaktır. 21.3. Yüklenici tarafından temin edilen SBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısının İdare’nin sahip olduğu VTYS’ den farklı bir VTYS olması durumunda gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir. 21.4. VTYS için gerekecek diğer her türlü lisans sözleşme süresince Yüklenici tarafından İdare adına lisanslandırılmalı ve her türlü lisans İdare’nin kendi şartnamelerinde belirtilen süreler içerisinde İdareye teslim edilmelidir. 21.5. VTYS’nin performansından Yüklenici sorumludur. 21.6. VTYS index yapısını desteklemelidir. 21.7. VTYS performansı SBYS’nin en yoğun olduğu saatlerde İdare tarafından test edilecektir. İdare tarafından olumsuz rapor bildirilmesi durumunda 8 saat içerisinde çözüm sağlanması şarttır. Aynı yavaşlık sorununun aynı ay içerisinde birden fazla tekrar etmesi durumunda herhangi bir uyarıya gerek kalmaksızın Seviye III’de belirlenen cezai işlem uygulanacaktır.” açıklaması bulunmaktadır. İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI (HBYS) b) Türü: Hizmet alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: e) Miktarı: 36 Ay Süreli-Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmeti Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Ankara 29 Mayıs Devlet Hastanesi” düzenlemesine, Anılan Şartname’nin “İşin yapılacağı yerin görülmesi” başlıklı 12’nci maddesinde “ 12.1. İşin yapılacağı yeri ve çevresini görmek, inceleme yapmak, teklifini hazırlamak ve taahhüde girmek için gerekli olabilecek tüm bilgileri temin etmek isteklinin sorumluluğundadır. İşyeri ve çevresinin görülmesiyle ilgili bütün masraflar istekliye aittir. 12.2. İstekli, işin yapılacağı yeri ve çevresini görmekle; işyerinin şekline ve mahiyetine, iklim şartlarına, işin gerçekleştirilebilmesi için yapılması gerekli çalışmaların ve kullanılacak malzemelerin miktar ve türü ile işyerine ulaşım ve şantiye kurmak için gerekli hususlarda maliyet ve zaman bakımından bilgi edinmiş; teklifini etkileyebilecek riskler, olağanüstü durumlar ve benzeri diğer unsurlara ilişkin gerekli her türlü bilgiyi almış sayılır. 12.3. İstekli veya temsilcilerinin işin yapılacağı yeri görmek istemesi halinde, işin gerçekleştirileceği binaya ve/veya araziye girilmesi için gerekli izinler İdare tarafından verilecektir. 12.4. Tekliflerin değerlendirilmesinde, isteklinin işin yapılacağı yeri incelediği ve teklifini buna göre hazırladığı kabul edilir. ANKARA 29 MAYIS DEVLET HASTANESİ” düzenlemesine, Teknik Şartname’nin “Veri Tabanı Yönetim Sistemi” başlıklı 17’nci maddesinde “Hastane Bünyesinde hâlihazırda HBYS uygulaması özelinde lisanslı VTYS lisansı bulunmaktadır. Lisans gerektiren her türlü VTYS yazılımı yüklenici tarafından karşılanacaktır. Eğer açık kaynak kodlu VTYS kullanılacak ise 17. maddenin alt başlıklarını sağlamalıdır. Kullanılacak VTYS yazılımının kullanımı ile ilgili doğabilecek mali ve yasal sorumlulukların yerine getirilmesi tamamen yükleniciye aittir. (Cluster (aktif-aktif kümeleme) lisansını her iki durumda da yüklenici tedarik edecektir.) Yüklenici teklif ettikleri uygulama yazılımının % 100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve sürüm (versiyon) bilgilerini bir belge halinde tekliflerinde sunacaktır. VTYS için açık kaynak kodlu VTYS tercih edilebilir, bu konuda sorumluluk tamamen Yükleniciye aittir. Yüklenici; VTYS kurulumunu, EK-xx Tablo x’de bulunan kuruma ait VTYS sunucusuna yapacaktır. VTYS lisansları yüklenici tarafından sağlanacak olup ilgili belge / belgelendirmeler işe başlama tarihinden itibaren 15 (Onbeş) gün içinde kuruma teslim edecektir. Zamanında teslim edilmeyen belge / belgelendirmeler için sözleşmede bulunan cezai işlemler maddesi gereğince işlem tahsis edilecektir. Yüklenici tarafından temin edilen HBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısının İdare’nin sahip olduğu VTYS’ den farklı bir VTYS olması durumunda gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir. VTYS’nin açık kaynak kodlu olması durumunda lisans ile ilgili ibareler dikkate alınmayacaktır. VTYS’nin performansından Yüklenici sorumludur. VTYS index yapısını desteklemelidir. VTYS performansı HBYS’nin en yoğun olduğu saatlerde İdare tarafından test edilecektir. İdare tarafından olumsuz rapor bildirmesi durumunda 8 saat içerisinde çözüm sağlanması şarttır. Aynı yavaşlık sorununun aynı ay içerisinde birden fazla tekrar etmesi durumunda herhangi bir uyarıya gerek kalmaksızın Seviye III’de belirlenen cezai işlem uygulanacaktır…” düzenlemesine yer verilmiştir. İhale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgeler ile EKAP üzerinden erişilen bilgilerden; başvuruya konu ihalenin Ankara 29 Mayıs Devlet Hastanesi Başhekimliği’nin “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı (HBYS)” işine ilişkin olduğu, ihale ilanının 06.09.2023 tarihinde yapıldığı, 6 adet ihale dokümanı indirildiği, 27.09.2023 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 4 istekli tarafından teklif verildiği, 17.10.2023 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen bildirim ile isteklilerden sadece en düşük teklifi veren Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi’nden beyan ettiği bilgi ve belgeleri tevsik eden belgeler ile eklerinin yanı sıra teklif ettiği ürüne ilişkin örneklerin demonstrasyon değerlendirmesi amacıyla sunulmasının istenildiği, ihale komisyonu kararının ise henüz alınmadığı anlaşılmıştır. Başvuru sahibi tarafından özetle ihale dokümanında idarenin sahip olduğu veri tabanı yönetim sistemine (VTYS) ve kurulumun yapılacağı sunucuya ilişkin herhangi bir bilgiye yer verilmediği, Teknik Şartname’nin 17’nci maddesi uyarınca taraflarınca teklif edilecek yazılımın kurulumunun yapılabilmesi için lisans temin etme gerekliliğinin doğup doğmayacağı hususunun belirsiz olduğundan maliyet hesabı yapamadıkları, bu nedenle ihaleye teklif veremedikleri iddia edilmektedir . İdareye sunulan başvuru dilekçesi incelendiğinde, başvuru sahibi tarafından VTYS maliyetlerinin ciddi maliyetler olduğu mevcut sunucuların işlem kapasitesinin bilinmemesinin sağlıklı bir maliyet hesabı yapmaya engel teşkil ettiği gerekçesiyle Teknik Şartname’nin 17’nci maddesinin düzeltilmesi yönünde talepte bulunulduğu, ancak idarede hâlihazırda kullanılmakta olan veri tabanı yönetim sistemi ya da alımı yapılacak HBYS’nin kurulumunun gerçekleştirileceği sunucuya ilişkin herhangi bir bilgi talebinin yer almadığı, EKAP üzerinde yapılan incelemelerde ise başvuru sahibinin ihale dokümanı düzenlemelerinde belirsiz olduğunu iddia ettiği hususlara yönelik bilgi edinmek amacıyla idareye herhangi bir başvuruda da bulunmadığı tespit edilmiştir. Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden; ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanmasının esas olduğu, teknik şartnamelerde idareler tarafından alınacak hizmetin teknik kriterleri ve özelliklerinin belirleneceği, bunların verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve fırsat eşitliğini sağlaması gerektiği, belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürünün belirtilemeyeceği ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemeyeceği anlaşılmaktadır. Bunun yanı sıra sağlık bilgi yönetim sistemlerine ilişkin alım süreçlerinin Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü’nün yayımlamış olduğu Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzuna göre yürütüleceği, ihale dokümanı düzenlemelerinin bu kılavuzda yer alan hususlara uygun olarak yapılacağı, ayrıca idarelerin alımını yapacakları sistemlere yönelik olarak bu kılavuzla çelişmeyen düzenlemelere ihale dokümanında yer vermelerine imkân tanındığı anlaşılmıştır. Ayrıca idarelerin ihtiyaç duydukları ihale konusu işin niteliklerini göz önünde bulundurarak idari ve teknik şartnamelerde hangi kriterleri belirleyip belirleyemeyecekleri ve belirledikleri kriterlerin ihtiyacı karşılamada yeterli olup olmadığı noktasında takdir yetkisinin bulunduğu, istekli olabileceklerin ise İdari Şartname’nin yukarıda yer verilen “İşin yapılacağı yerin görülmesi” başlıklı 12’nci maddesi uyarınca tekliflerini hazırlamak için gerekli bilgileri temin edebilmelerinin mümkün olduğu açıktır. Bu itibarla İdari Şartname’nin söz konusu maddesi uyarınca işin yapılacağı yeri ve çevresini görmek, inceleme yapmak, teklifini hazırlamak ve taahhüde girmek için gerekli olabilecek tüm bilgileri temin etme imkânının bulunduğu halde başvuru sahibi tarafından iddia konusu yapılan hususlara yönelik olarak iş yerinde mevcut bulunan sistemin incelenmesi amacıyla iş yerinin görülmesinin ya da söz konusu teknik altyapıya ilişkin bilgilerin talep edilmediği, idarelerce teklifler değerlendirilirken, isteklilerin işin yapılacağı yeri incelediği ve tekliflerini buna göre hazırladığının kabul edildiği, dolayısıyla ihaleye katılmak isteyen istekli olabileceklerin durumun icaplarına göre işyerini görmelerinde ve gerekli bilgileri edinmelerinin önünde herhangi bir engelin bulunmadığı hususları bir arada değerlendirildiğinde, ihale konusu iş kapsamında alımı yapılacak hastane bilgi yönetim sisteminin veri tabanının yüklemesinin yapılacağı mevcut sunucunun teknik detaylarına ilişkin bilgilere Teknik Şartname’de yer verilmemesinin teklifin oluşturulmasına engel teşkil etmediği sonucuna varılmıştır. Diğer taraftan Teknik Şartname’nin 17’nci maddesinde hastane bünyesinde hâlihazırda HBYS uygulaması özelinde lisanslı VTYS lisansının bulunduğunun belirtildiği, dolayısıyla idarece kullanılmakta olan VTYS’nin mevcut yüklenici özelinde lisansının bulunduğu ve isteklilerin ihale konusu iş için lisans gerektiren ürünleri teklif etmeleri durumunda bu lisanslara ilişkin maliyetleri de göz önünde bulundurarak tekliflerini hazırlayabilecekleri, ayrıca idarece isteklilere Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu’na uygun olarak hem açık kaynak kodlu hem de kapalı kaynak kodlu ürünleri teklif etme olanağının tanındığı, bu durumda isteklilerce tekliflerinin kendi tercih ettikleri ürün özelliklerine göre hazırlanabileceği anlaşılmış olup Teknik Şartname’nin şikâyete konu edilen maddesinde yer verilen düzenlemelerin isteklileri tekliflerini hazırlama aşamasında tereddüde düşürecek nitelikte olmadığı anlaşılmıştır. Yapılan tüm bu hukuki değerlendirmeler neticesinde başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır. Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde " başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması " koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine, Oybirliği ile karar verildi.