2023/161875 İhale Kayıt Numaralı "9 KALEM ATÖLYE BAKIM VE ONARIM HİZMET ALIMI" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Arin Sosyal Hizmetler Temizlik Basın Yayın Organizasyon İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi , Güvenevler Mahallesi Gmk Bulvarı İçel Apartmanı 340/12 Yenişehir Mersin 33160 Yenişehir/MERSİN İHALEYİ YAPAN İDARE: Silifke Devlet Hastanesi Başhekimliği, BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/161875 İhale Kayıt Numaralı “ 9 Kalem Atölye Bakım ve Onarım Hizmet Alımı ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Silifke Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 20.03.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ 9 Kalem Atölye Bakım ve Onarım Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin olarak Arin Sosyal Hizmetler Temizlik Basın Yayın Organizasyon İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ’nin 05.04.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.04.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.04.2023 tarih ve 89549 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.04.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/542 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 1) Şikayete konu ihalenin 3’üncü kısmına 420.000,00 TL teklif verildiği, ihale tarihinde söz konusu kısmın yaklaşık maliyetinin 600.000,00 TL olarak açıklandığı, ihale süreci içerisinde idarece bir önceki seneki benzer ihaledeki bedelin güncellenerek elde edilen bedelin 194.224,50 TL olduğu ve tekliflerin bu bedelin üzerinde olduğu gerekçesiyle ihalenin kamu yararı gözetilerek iptal edildiği, idarenin açıklanmış olan yaklaşık maliyete göre işlemlerine devam etmesi gerektiği, yaklaşık maliyet açıklandıktan sonra böyle bir değişikliğe gitmesinin mevzuat açısından uygun olmayacağı, 2) İhalenin 4’üncü kısmında ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenmiş olan OLBİOS Turz. Enerj. Mad. Tar. Hay. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının idare tarafından kabul edilmesi işleminin mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 8’inci maddesinde “(1) İdareler, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerini veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit ederler. Bu amaçla, idare tarafından gerek duyulduğunda, aşağıda belirtilen esas ve usuller çerçevesinde miktar araştırması da yapılabilir. (2) Yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde; a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar, b) İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar, c) İlgili odalarca belirlenmiş fiyatlar, ç) İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar, d) İhale konusu işe ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan fiyatlardan KDV veya farklı nitelikteki diğer giderler indirilmek suretiyle bulunan fiyatlar, Esas alınır. (3) İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler. (4) Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verilir. Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar KDV hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ve proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir. (5) Özelliği bulunan hizmet alımlarında; önceki yıllarda bitirilmiş benzer nitelikteki işlerde oluşan fiyatların piyasa fiyatları ile karşılaştırılması suretiyle bulunan fiyatlar veya benzer nitelikteki hizmetlerde uzmanlık ve deneyimini kanıtlamış kamu ve özel sektör kuruluşları ile gerçek kişilerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar kullanılabilir. Yapılan her türlü araştırmaya rağmen fiyatın tespit edilemediği veya tespit edilen fiyatların rayiçleri yansıtmadığının anlaşıldığı durumlarda; idarece re’sen fiyat belirlenir ve gerekçesi yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir.” hükmü, İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinde “İhale konusu işin/alımın; a)Adı: 9 KALEM ATÖLYE BAKIM VE ONARIM HİZMET ALIMI” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin 20’inci maddesinde “ 20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir. 20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 9 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir; a- İsteklilerin teklifleri kalem bazında ayrı ayrı değerlendirilecektir. Teklif edilen her bir iş kalemi için ekte sunulan ihtiyaç listesinde yer alan iş kaleminden biri veya daha fazlası istekli üzerinde kalabilir. b- İsteklilerle, üzerlerinde kalan kısım/kalemlerin her biri için ayrı ayrı sözleşme imzalanması mümkün olabilecektir.” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin 30.2’nci maddesinde “E-teklifler, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılır. e-anahtarın bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle, EKAP üzerinden "Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı" düzenlenir. İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu EKAP üzerinde ve hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile yapılan ihaleler ile fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden "İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak" hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi yer almaktadır. İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, şikâyete konu ihalede kısmi teklif verilebilmesine izin verildiği, ihalenin toplam 9 kısımdan oluştuğu, iddiaya konu ihalenin 3’üncü kısmına 2 isteklinin teklif verdiği, idare tarafından hazırlanmış olan yaklaşık maliyetin 600.000,00 TL olduğu, isteklilerin teklif bedellerinin sırasıyla 420.000,00 TL ve 480.000,00 TL olduğu, her ne kadar iki teklif de yaklaşık maliyetin altında olsa idare tarafından bir önceki seneki aynı konulu ihalenin maliyetinin güncellenmesi sonucunda elde edilen 194.224,50 TL bedelin üzerinde olduğu gerekçesiyle kamu yararı gözetilerek ihalenin iptal edildiği anlaşılmıştır. İhale onay belgesi ekinde yer alan yaklaşık maliyet cetveli ve ekli belgeler incelendiğinde, idarenin yaklaşık maliyetini Yönetmelik’in 8.2.ç maddesi gereğince piyasada faaliyet gösteren üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kapsamında oluşturdukları anlaşılmıştır. Mevzuat gereği, açık ihale usulü ile yapılan ihalelerde, ilk oturumda teklifler ile birlikte yaklaşık maliyetin de ihale komisyonu tarafından açıklanması gerektiği, ihale sürecindeki tekliflerin değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi aşamasında esas alınması gereken maliyetin de bu olduğu, idarece ilk oturum sonunda yeniden bir yaklaşık maliyetin hesaplanmasının mümkün olmadığı açıktır. Mevcut durumda, idarece yaklaşık maliyetin 600.000,00 TL olarak hesaplanarak ilk oturumda açıklandığı, yaklaşık maliyetin yanlış hesaplandığına ilişkin olarak idarece bir karar alınmadığı, her iki teklif bedelinin de yaklaşık maliyetin altında bulunduğu hususları göz önüne alındığında idarenin yaklaşık maliyet ve teklif bedelleri açıklandıktan sonra idarenin bir önceki seneki aynı konulu ihale bedelini güncelleyip tekliflerin bu bedele göre yüksek olduğuna karar vererek ihalenin iptal edilmesinin mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır. 2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması, İdari Şartname’nin 25.3.1’inci maddesinde “Teknik Şartnamede belirtilen giderler teklife dahil edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır. İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, ihalenin iddiaya konu 4’üncü kısmına 3 isteklinin teklif sunduğu, idare tarafından hesaplanan sınır değerin altında teklif bedeli sunan Olbios Turz. Enerj. Mad. Tar. Hay. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük bulunarak idarenin 20.03.2023 tarihli ve 404 sayılı yazısı ile kendisinden açıklama talep edildiği, söz konusu istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının idare tarafından uygun bulunduğu anlaşılmış olup anılan isteklinin ihalenin 4’üncü kısmında ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği tespit edilmiştir. Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri gereği, hizmet alımı ihalelerinde teklifi aşırı düşük bulunan isteklilere idarece hazırlanacak aşırı düşük teklif açıklaması talep yazılarının gönderilmesi gerektiği, söz konusu yazı içeriğinde açıklaması talep edilen önemli teklif bileşenlerinin ayrıntılı ve tereddüde yer verilmeyecek şekilde belirtilmesi ve isteklilerin de aşırı düşük açıklamalarını söz konusu teklif bileşenlerinin maliyetleri çerçevesinde hazırlamaları gerektiği anlaşılmış olmakla birlikte idarenin 20.03.2023 tarihli ve 404 sayılı aşırı düşük teklif sorgu yazısı içeriğinde genel ifade edelere ve mevzuat maddelerine yer verildiği, açıklanması talep edilen önemli teklif bileşenlerinin ayrıntılı bir şekilde belirtilmediği tespit edilmiş olup söz konusu sorgu yazısının mevzuata uygun olarak düzenlenmediği ve söz konusu yazının mevzuata uygun olarak düzenlenerek aşırı düşük teklif değerlendirme işleminin mevzuata uygun şekilde yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. Diğer yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 3’üncü kısmında verilen ihalenin iptal kararının iptaline, ihalenin 4’üncü kısmında aşırı düşük teklif sorgu yazısının mevzuata uygun olarak yeniden düzenlenerek teklifi aşırı düşük bulunan istekliye gönderilerek aşırı düşük teklif değerlendirme işleminin yenilenmesine ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, 1) İhalenin 3’üncü kısmına ilişkin olarak idarenin ihalenin iptali kararının iptaline, 2) İhalenin 4’üncü kısmına ilişkin olarak, 4734 sayılı Kanun’un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, Oybirliği ile karar verildi.