2023/302179 İhale Kayıt Numaralı "TRAKYA GÜMRÜK ve DIŞ TİCARET BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 02/05/2023 - 31/12/2023 TARİHLERİ ARASI MALZEME DAHİL YEMEK HAZIRLAMA, DAĞITIM VE BULAŞIK YIKAMA HİZMETLERİ ALIMI" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Elmas Aslan , İHALEYİ YAPAN İDARE: Trakya Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü (Edirne) , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/302179 İhale Kayıt Numaralı “ Trakya Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü 02/05/2023 - 31/12/2023 Tarihleri Arası Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Bulaşık Yıkama Hizmetleri Alımı ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Trakya Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü (Edirne) tarafından 12.04.2023 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “ Trakya Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü 02/05/2023 - 31/12/2023 Tarihleri Arası Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Bulaşık Yıkama Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Elmas Aslan ’ın 11.04.2023 ve 18.04.2013 tarihinde yaptığı şikâyet başvurularının, idarenin 14.04.2023 ve 19.04.2023 tarihli yazıları ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.04.2023 tarih ve 90077 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.04.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/557 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 02.05.2023- 31.12.2023 tarihleri arası Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Bulaşık Yıkama Hizmetleri Alım İhalesine 3022179 Kayıt Numarası 07.04.2023 tarihinde EKAP üzerinden başvurunun reddine ilişkin itirazlarımızın sunulması ve ihalenin iptali ile yenilenmesi talebinden ibaret olduğu iddialarına yer verilmiştir. Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “E-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır. (4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir. (5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.…ı) Hazır Yemek Üretim İzin Belgesi…” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. 22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır. Yabancı istekli tarafından ihaleye teklif verilmesi halinde, bu şartnamede istenilen belgelere veya isteklinin kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş olan dengi belgelere ilişkin bilgilerin beyan edilmesi gerekir…” düzenlemesi yer almaktadır. Başvuruya konu hizmet alımı ihalesinin pazarlık usulü ve birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirildiği, başvuru sahibi Elmas Aslan’a 31.03.2023 tarihinde EKAP üzerinden doküman almaya ve teklif vermeye davet konulu yazının gönderilerek 11.04.2023 tarihi saat 10:30’a kadar EKAP üzerinden teklifin gönderilmesinin istenildiği, başvuru sahibi istekli tarafından 07.04.2023 tarihinde ihale dokümanının indirildiği, diğer taraftan ihale komisyonu kararına göre ihaleye başvuru sahibi Elmas Aslan da dahil olmak üzere 4 isteklinin teklif sunduğu anlaşılmıştır. İhale sürecinde, başvuru sahibi Elmas Aslan tarafından idareye üç ayrı başvuruda bulunulduğu, 11.04.2023 tarihli ve 55 sayılı başvuruda “…İhale dosyamızda hazır yemek üretim izin belgesi olmadığından ihaleye katılamayacağımız bildirilmiş, ancak biz hazır yemek üreten firma olmayıp yerinde yemek yapmaktayız...Bahsi geçen belgenin hazır yemek üreten firmaları kapsadığından ihaleye girmemize müsaade edilmesini ayrıca bahsi geçen belgenin en geç 3 gün içerisinde temin edilerek mevcut dosyaya ekleneceğini…” şeklinde bilgilere yer verildiği, 11.04.2023 tarihli ve 56 sayılı başvuruda, başvuru sahibince işletme kayıt belgesi olarak belirtilen belgenin dosyalarına eklenmek üzere dilekçe ekinde idareye sunulduğu anlaşılmaktadır. İdarece başvuru sahibine 14.04.2023 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen cevaplarda, “Dokümana yönelik süresinde başvuru yapılmadığı, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen “Edirne Belediye Başkanlığınca düzenlenen işyeri açma ve çalışma ruhsatının yeterli olmadığı, ihale dosyasına eklenmesi istenilen İl Tarım Orman Müdürlüğünce düzenlenen 11.04.2023 tarihli işletme kayıt belgesi (Gıda Üretimi Yapan İşletmeler) her ne kadar ihale konusu iş için geçerli ve kabul edilebilir olsa da ihale tarihi ve saatinden sonra temin edilerek idareye sunulduğu, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 56.4’üncü maddesi hükmü uyarınca süresi içerisinde istenilen evrakın verilmemesi neticesinde yapılacak bir işlem bulunmadığı…” yönünde değerlendirmelere yer verildiği, Yine başvuru sahibinin 18.04.2023 tarihli dilekçesi ile “İhalenin 12.04.2023 tarihine ertelendiği, ihalenin gerçekleştiği zaman dilimi içerisinde ve süresinde sunulan söz konusu belgenin dikkate alınmamasının ve ihale dışı bırakılmalarının uygun olmadığı ve başvurunun reddi kararının kaldırılması ve ihalenin iptal edilmesi gerektiği” yönünde başvurusuna ilişkin idarenin 19.04.2023 tarihli cevabi yazısında “12.04.2023 tarihinin ihalenin ertelenme tarihi değil son teklif verme tarihi olduğu, 11.04.2023 ve 12.04.2023 tarihlerinin ihalenin birinci ve ikinci oturumları olduğu, ayrıca idari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin (ı) bendinde ilgili belgenin istenildiği ve söz konusu belge sunulmadan yeterlik kriterlerinin karşılanamayacağı” yönünde değerlendirmeler neticesinde şikayet başvurusunun reddine karar verildiği anlaşılmıştır. Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde sadece “02.05.2023- 31.12.2023 tarihleri arası malzeme dahil yemek hazırlama, dağıtım ve bulaşık yıkama hizmetleri alım ihalesine 3022179 Kayıt Numarası 07.04.2023 tarihinde EKAP üzerinden başvurunun reddine ilişkin itirazlarımızın sunulması ve ihalenin iptali ile yenilenmesi talebinden ibaret olduğu” ifadelerine yer verilmiştir. İdarece teklifi değerlendirme dışı bırakılan Elmas Aslan tarafından e-teklifi kapsamında sunduğu yeterlik bilgileri tablosunda İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin ı) bendinde düzenlenen hazır yemek üretim izin belgesine yönelik bir beyanda bulunulmadığı, başvuru sahibince işletme kayıt belgesi olarak belirtilen belgeye ise idareye sunulan başvuru dilekçesi ekinde yer verildiği anlaşılmaktadır. Yukarıda aktarılan mevzuat gereği, yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgilerin eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle standart formalara uygun şekilde doldurulacağı, bu kapsamda isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için hazır yemek üretim izin belgesini e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerektiği, Diğer taraftan, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği, dolayısıyla isteklilerin teklifleri kapsamında beyan etmedikleri ya da farklı yollarla sundukları yeterlik kriterine yönelik belgelerin idarece tamamlatılmasının kamu ihale mevzuatı açısından mümkün olmadığı anlaşılmaktadır. Bu çerçevede, başvuru sahibi istekli tarafından e-teklifi kapsamında İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin ı) bendinde düzenlenen hazır yemek üretim izin belgesine yönelik bir beyanda bulunulmadığı, dolayısıyla idarece teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı, idareye sunulan başvuru dilekçesi ekinde sunulan belgenin idarece yeterlik değerlendirmesinde dikkate alınmasının mümkün olmadığı, ayrıca başvuru sahibinin iddiaları kapsamında incelenen idare işlemlerinde ihalenin iptalini gerektirecek bir durum bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine, Oybirliği ile karar verildi.