2023/461267 İhale Kayıt Numaralı "Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Medeniyet, Tarih ve Kültür kampları" İhalesi
Toplantıya Katılan Üyeler BAŞVURU SAHİBİ: Sim Turizm Taşımacılık Paz. ve Tic. Ltd. Şti. , İHALEYİ YAPAN İDARE: Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü , BAŞVURUYA KONU İHALE: 2023/461267 İhale Kayıt Numaralı “ Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Medeniyet, Tarih ve Kültür Kampları ” İhalesi KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME: Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 24.05.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Medeniyet, Tarih ve Kültür Kampları ” ihalesine ilişkin olarak Sim Turizm Taşımacılık Paz. ve Tic. Ltd. Şti. nin 05.06.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.06.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.06.2023 tarih ve 95925 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.06.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur. Başvuruya ilişkin olarak 2023/728 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir. KARAR: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi. İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İhale üzerine bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki; Konukların seyahat sigortası giderleri için aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında belge sunulmadığı, sunulan fiyat teklifinin ilgili alanda faaliyet gösteren firmadan (sigorta şirketinden) alınmadığı, fiyat teklifleri üzerindeki kaşeleme işleminin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı, maliyet gideri olarak hesaplanmadığı, konukların seyahat sigortası giderlerine ilişkin isteklinin idareye sunmuş olduğu sigorta fiyat teklifinde bölge müdürlük veya genel müdürlük onayının olmadığı, ayrıca yetkili kişilerce imzalanmadığı, bölge müdürlük veya genel müdürlük teyidinin de bulunmadığı, alınan teklifin işin tamamını ve (6 gün her bir kişi için) süresini kapsamadığı, Ulaşım için aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan fiyat tekliflerinin geçersiz olduğu, önemli gider kalemlerinden olan ulaşım için otobüslerin kiralama giderlerinin açıklanmasında emsal/reel kira bedellerini belirtir oda, birlik v.b. ve teklife dair belgelerin sunulmadığı, doğal olarak sağlıklı bir otobüs kiralama maliyeti belirlenmesinin de mümkün olmadığı, fiyat teklifleri üzerindeki kaşeleme işleminin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı, Gider kalemlerinden olan otobüslerle ulaşım giderlerinin açıklanmasında alınan ulaşım fiyat teklifleri ve fiyat tekliflerinin ekindeki EK.O5 veya EK.O6 veya EK.O7 tutanaklarının da sunulmadığı, aşırı düşük açıklamalarının dayanaklarının kamu ihale mevzuatına uygun olmadığı, kiralama maliyeti için veya ulaşım maliyeti için fiyat teklifi alınan firmanın ticari olarak otobüs kiralama faaliyeti veya otobüsle karayolu taşıma faaliyetinin bulunmadığı, Ulaşım için otobüslerin akaryakıt giderlerinin açıklanmasında hangi model ve marka araçların kullanılacağı belirtilmediği, marka ve modeline göre kilometrede ortalama yakıt tüketim bilgileri için fiyat teklifi alınan firmaların yetkili servis olduğuna dair belgelerin de sunulmadığı, otobüslerin marka ve modeline göre ortalama yakıt tüketim bilgileri için fiyat teklifinin yetkili servislerden belgeler alınarak yapılmadığı ve buna dair belgelerin (yetkili servis km. yakıt tüketim bilgi ve belgeleri) sunulmadığı, ihale ilan tarihi ile ihale tarihleri arasındaki EPDK’nın Ankara için motorin litre birim fiyatlarının baz alınarak açıklama yapılmadığı, önemli gider kalemlerinden olan ulaşım için aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan otobüslerin birbirinden farklı olacağı, model, marka ve plaka belirtilmediği ve bunun sonucunda doğal olarak km yakıt tüketimlerinin de farklı olacağından otobüslerin yakıt giderlerinin hatalı hesaplandığı, Ulaşımda otobüslerin sigorta, MTV, yedek parça, bakım, onarım, sürücü ücretleri, trafik cezaları, araç amortisman gideri gibi giderlerinin ayrı ayrı belirtilmediği, mevzuata uygun belgelendirme yapılmadığı, otobüslerin otoyol, köprü geçiş ücretleri, otopark giderleri, otobüs şoförlerinin konaklama ve yemek giderleri için mevzuata uygun açıklama yapılmadığı, 75 cm x 150 cm ebadında branda giderleri ve 1 x 3 m ebatlarında, üzerinde proje ve Bakanlık logolarının yer aldığı 160 gr saten kumaşa basılmış 1 adet branda, araçlarda kullanılacak 0,5 ml su ve dezenfektan (kolonya) gideri, 576 öğün yemek hizmeti gideri, ikram giderlerinin açıklamasının uygun olmadığı, sözleşme pulu, ihale karar pulu, kik payı, ödemelerde kesilen damga vergisi maliyet gideri olarak yanlış hesaplandığı, geçici ve kesin mektup komisyon giderlerinin maliyet gideri olarak hesaplanmadığı, Üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ve teklif veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannameleri imzalamaya yetkili olan meslek mensupları tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanakları (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanakları (EK-O.6) mevzuata aykırı şekilde sunulmuş olduğu, fiyat teklifinde yer alan kiralanacak otobüslerin markaları, plakaları, modelleri, kapasiteleri ve ruhsatları ile ilgili bilgi ve belgelerin sunulmadığı, alınan fiyat tekliflerinin bakım, onarım, sigorta, vergi ve araç muayene giderlerinin, B2 veya D2 belge giderlerinin fiyata dahil edilerek fiyat teklifi alındığı, maliyet bileşenlerinin ayrı ayrı gösterilmediği ve bu giderlere ilişkin tesvik edici belgelerin sunulmadığı, bu hususun Tebliğ’in 79.2.2.1’inci maddesine aykırı olduğu, Fiyat teklifi veren firma tarafından; bir önceki vergi döneminde ilgili fiyat teklifinin konusu hizmet miktarının en az 1/20’si kadar satış yapılmamış olduğu, bu durumun (EK-06) tutanağında belirtilmediği, defter kayıtları ve fatura bilgilerinde de eksik beyan edildiği, ihale konusu iş kapsamında kullanılacağı beyan edilen aracın yakıt tüketimini göstermek üzere beyan edilen ilgili aracın markasına göre yetkili servisinden alınan herhangi bir belge sunulmadığı ve anılan firmaların yetkili servis olduğuna dair herhangi bir belgesinin de sunmadığı iddialarına yer verilmiştir. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8’inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. 79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması, İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Medeniyet, Tarih ve Kültür kampları b) Türü: Hizmet alımı c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır. d) Kodu: e) Miktarı: 34 Katılımcı ile 7 Kamp merkezi için Hizmet alımı(Ulaşım-yemek-ikram-kumanya ve seyahat sigortası) Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır. f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Gençlik ve Spor Bakanlığı Çanakkale-Tekirdağ, Nevşehir ve Bitlis kampları” düzenlemesi, Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir. 25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz. 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir: 25.3.1. İhalenin tekink şartnamesindeki maddelerinde yüklenci tarafından karşılanacak tüm giderler teklif fiyata dahildir. 25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir. 25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi, Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) Verilen hizmetin ekonomik olması, b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır. Yapılan incelemede, idarece teklifi sınır değerin altında kalan Şahlan Taşımacılık Tabildot Temizlik Turizm Seyahat Gıda İnşaat Medikal Özel Güvenlik Hayvancılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ve As Anadolu Turizm Taşımacılık Nakliye Araç Kiralama Petrol Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi olmak üzere iki istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, aşırı düşük teklif açıklaması sunan istekilerinden Şahlan Taşımacılık Tabildot Temizlik Turizm Seyahat Gıda İnşaat Medikal Özel Güvenlik Hayvancılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi açıklamalarının uygun bulunarak ihalenin üzerinde bırakıldığı, açıklama sunan As Anadolu Turizm Taşımacılık Nakliye Araç Kiralama Petrol Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin açıklamasının belgelere dayalı olarak sunulmamış olması gerekçesiyle reddedildiği, sınır değerin üzerinde olan başvuru sahibi isteklinin teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği görülmüştür. İdarece 03.06.2022 tarihinde gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazılarında açıklanması istenen önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği görülmüştür. İhale üzerinde bırakılan isteklinin açıklama kapsamında araç kiralama sözleşmesi, bireysel seyahat sağlık sigorta teklifi, taşıt ruhsatı, taşıt kartı, proforma fatura ve işletme kayıt belgesinin yer aldığı, idarece aşırı düşük teklif açıklaması reddedilen As Anadolu Turizm Taşımacılık Nakliye Araç Kiralama Petrol Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin açıklaması kapsamında ise maliyet bileşenlerinin ve bu bileşenlerin tutarlarının gösterildiği hesap tablosunun yer aldığı tespit edilmiştir. İdareler tarafından ihalede sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilip aşırı düşük teklif açıklamaları değerlendirildikten sonra ihalenin sonuçlandırılacağına ilişkin düzenleme yapılması halinde, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirlenerek söz konusu teklif bileşenlerine ilişkin olarak ayrıntılı açıklama istemeleri ve belirlenen önemli teklif bileşenlerinin bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde olması gerekmektedir. İdarece ihalede sınır değerin altında kalan Şahlan Taşımacılık Tabildot Temizlik Turizm Seyahat Gıda İnşaat Medikal Özel Güvenlik Hayvancılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ve As Anadolu Turizm Taşımacılık Nakliye Araç Kiralama Petrol Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi olmak üzere iki istekliye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısında önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği, önemli teklif bileşenleri belirlenmeden açıklama istendiği, ancak ihale konusu işin niteliği dikkate alınarak sadece önemli teklif bileşenlerinin tereddüde mahal vermeyecek şekilde net olarak belirlenmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Yapılan tespitler ve aktarılan mevzuat hükümleri çerçevesinde, idarece aşırı düşük teklif açıklaması istemine ilişkin yazıda önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği anlaşıldığından aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuatta yer verilen usule uygun yapılmadığı ve idarece aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında önemli teklif bileşenlerinin açıkça ve net olarak belirtilmek suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. Diğer yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır. Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından, başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde " başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması " koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır. B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda aykırılık tespit edilmemiştir. Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, idarece aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında önemli teklif bileşenlerinin açıkça ve net olarak belirtilmek suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere, Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine, Oybirliği ile karar verildi.